Certyfikat ISO , Szkolenie, Audyt, etc. - IKMJJak zarządzać dokumentacją zgodnie z ISO 14001? | | Certyfikat ISO , Szkolenie, Audyt, etc. - IKMJ Certyfikat ISO , Szkolenie, Audyt, etc. - IKMJJak zarządzać dokumentacją zgodnie z ISO 14001? | Jak zarządzać dokumentacją zgodnie z ISO 14001? – Certyfikat ISO , Szkolenie, Audyt, etc. – IKMJ Jak zarządzać dokumentacją zgodnie z ISO 14001? – Certyfikat ISO , Szkolenie, Audyt, etc. – IKMJ
przewodnik-ISO-14001

Jak zarządzać dokumentacją zgodnie z ISO 14001?

Zobacz wszystkie części przewodnika ISO 14001!

Czym zarządzać dokumentacją?
Zarządzanie dokumentacją w ISO 14001 i nie tylko w tym systemie to prawdziwy koszmar. W większości firm zarządzane dokumentacja najczęściej sprowadza się do wydania  1 wersji podpisanych przez zarządzającego dokumentów i systematycznej podmiany kartek i to najlepiej tak, aby nie zmieniać wersji.

Nasuwają się pytania. Czy to ma tak działać? Czy o to chodzi?

Nie, idea zawarta w ISO 14001 i innych normach systemowych mówi nam:

  • stwórz jedną wersję wytycznych (procedur, instrukcji), które będą mówić Twoim ludziom jak pracować
  • umieść je w takim miejscu, aby mieli do nich łatwy dostęp, ale nie mogli wprowadzać zmian w sposób nie zauważony
  • daj im narzędzie, aby w łatwy dla nich sposób mogli  mówić Ci co zmienić w tych wytycznych (dokumentacji ISO)
  • gdy wprowadzasz zmianę, rób to w sposób uporządkowany i rób tak, aby zmiana pojawiła się u wszystkich w tym samy czasie
  • informuj ich o zmianie!

Koniec. To tyle co mówi nam ISO 14001 o zarządzaniu dokumentacją. Prawda,  że proste? Pytanie tylko, jak to zrobić?

Najprostszym narzędziem do zarządzania dokumentacją ISO 14001 i nie tylko, które zresztą stosujemy w Instytucie, to Google Drive.
Dysk sieciowy, który pozwala nam na:

  • Zarządzanie dostępem
  • Zarządzanie zmianami
  • Informowanie o zmianach
  • Śledzenie zmian
  • I nadprogramowo wspólnie edytować dokumenty przy ich edytowaniu.

Drugim narzędziem, które posiada te same funkcjonalności i jest równie łatwe w obsłudze jest One Drive Microsoftu, a obecnie integralne z pakietem Office 365.

Przedstawię Wam teraz, jak kok po kroku, za pomocą Google Drive zorganizować zarządzanie dokumentacją w firmie zgodne z ISO 14001.

  1. Zakup usługę Google Apps. Wystarczy że w wyszukiwarce Google wpiszesz Google Apps i strona pojawi się na pierwszym miejscu. Niedługo pokaże filmik jak to zrobić.
  2. Wydaj zarządzenie o następującej treści: Z dniem …….. 2017 roku zarządzam, że Regulaminy Organizacyjny Instytutu Kształcenia Menadżerów Jakości znajduje się w usłudze Google Drive. Dostęp do regulaminu uzyskuje się po zalogowaniu do usługi. Administratorem usługi jest Pełnomocnik ds. Środowiska. Informacje o zmianie w regulaminie będą przesyłane do pracowników za pomocą poczty służbowej z adresu iso14001@ikmj.com. Każdy z pracowników Instytutu ma obowiązek przestrzegania regulaminu organizacyjnego. Regulamin Organizacyjny znajduje się w folderze Wytyczne i składa się z:
    1. Folderu Procedury ISO 14001 i Instrukcje ISO 14001
    2. Folderu wzory formularzy ISO 14001
  3. Zakładam folder Wytyczne, a w nim podfoldery:
    1. Procedury ISO 14001 i Instrukcje ISO 14001– tu wgrywam procedury postępowania
    2. wzory formularzy ISO 14001 – tu wgrywam formularze do stosowania
  4. Folder Wytyczne udostępniamy dla pracowników z prawem do wyświetlania.
  5. Opisuję to w procedurze zarządzania dokumentacją ISO 14001

Gotowe! Zarządzam dokumentacją zgodnie z ISO 14001!

Jeżeli będę chciał wprowadzić zmianę, to wprowadzę ją do pliku za pomocą opcji „zarządzaj zmianą”, a informację o zmianie z linkiem do pliku wyślę pocztą. Dzięki temu ja i moi współużytkownicy widzą kto, kiedy i jakie zmiany wprowadził.

ISO 14001 w firmie może być proste i użyteczne!

Powodzenia i miłej zabawy

 

 

Autor: Mariusz Mazur (1780)

 

 

Kontakt

Imię i nazwisko (wymagane)

Telefon (wymagane)

Adres email (wymagane)

Treść wiadomości

Dane kontaktowe

Siedziba:

os. Strusia 1A, 31-807 Kraków