I. Opis przedmiotu zamówienia
Usługa opracowania i wdrożenia systemu zarządzania środowiskiem ISO 14001 zgodna z specyfikacją określoną w “Szczegółowym zakresie prac dla wdrożenia ISO 14001”.
Poprzez opracowanie dokumentacji systemu należy rozumieć: przygotowanie przez Wykonawcę dokumentów od strony merytorycznej i formalnej do stanu, który pozwala przekazać dokumenty do jednostki certyfikującej przez Zamawiającego, bez podejmowania działań redakcyjnych lub innych ingerencji w treść dokumentu ze strony Zamawiającego. Po stronie Zamawiającego leży jedynie uzgodnienie treści dokumentów z Wykonawcą. Wykonawca gwarantuje że dokumentacja systemu zarządzania środowiskiem jest zgodna z wymaganiami normy ISO 14001 oraz wymagania certyfikacyjnymi jednostki certyfikującej systemy zarzadzania na zgodność z normą ISO 14001, akredytowanej przez dowolną jednostką akredytującą wymienioną na stronie http://www.iaf.nu//articles/IAF_MEMBERS_SIGNATORIES/4.
Gwarancja pozytywnej certyfikacji: Wykonawca udziela Zamawiającemu pisemnej gwarancji na pozytywne przejście procesu certyfikacji za pierwszym razem o następującej treści:
Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na System zarządzania zgodny z normą ISO 14001, zwany dalej systemem, która obejmuje pozytywne przejście procesu certyfikacji systemu, w jednostce certyfikującej systemy zarzadzania na zgodność z normą ISO 14001, akredytowanej przez dowolną jednostką akredytującą wymienioną na stronie http://www.iaf.nu//articles/IAF_MEMBERS_SIGNATORIES/4.
W przypadku, gdy Zamawiający, mimo zastosowania się do pisemnych zaleceń zawartych ze strony Wykonawcy, nie przejdzie pomyślnie procesu certyfikacji w w/w jednostce certyfikującej, Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów powtórnego procesu certyfikacji w jednostce certyfikującej w tym samym zakresie Systemu.
II. Przygotowanie oferty
Ofertę cenową należy złożyć w formie pisemnej: pocztą na adres ………, faxem na nr ……….. lub pocztą elektroniczną na adres …………. na Formularzu Oferty do dnia …….
III. Szczegółowy zakres prac dla wdrożenia ISO 14001
1. Opracowanie przez Zleceniobiorcę niżej wymienionych dokumentów
Przygotowanie przez Wykonawcę dokumentów od strony merytorycznej i formalnej do stanu, który pozwala przekazać dokumenty do jednostki certyfikującej przez Zamawiającego, bez podejmowania działań redakcyjnych lub innych ingerencji w treść dokumentu ze strony Zamawiającego. Po stronie Zamawiającego leży jedynie uzgodnienie treści dokumentów z Wykonawcą. Wykonawca gwarantuje że dokumentacja systemu zarządzania środowiskiem jest zgodna z wymaganiami normy ISO 14001 oraz wymagania certyfikacyjnymi jednostki certyfikującej systemy zarzadzania na zgodność z normą ISO 14001, akredytowanej przez dowolną jednostką akredytującą wymienioną na stronie http://www.iaf.nu//articles/IAF_MEMBERS_SIGNATORIES/4 .):
a. Księga systemu środowiskowego
b. Polityka środowiskowa
c. Schemat organizacyjny
d. Karty odpowiedzialności i uprawnień personelu
e. Wszystkie procedury potrzebne do przejścia procesu certyfikacji:
1. Procedura identyfikacja aktów prawnych
2. Procedura identyfikacja aspektów środowiskowych
3. Procedura identyfikacji sytuacji niebezpiecznych, ich zapobieganie oraz reagowania na nie
4. Procedura komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
5. Procedura monitorowania i wykonywania pomiarów zagadnień mających wpływ na środowisko
6. Procedura szkolenia personelu, dostawców i kooperantów względem aspektów środowiskowych
7. Procedura zarządzania zapisami występującymi w organizacji
8. Procedura postępowania w przypadku konieczności podjęcia działań korygujących
9. Procedura postępowania w przypadku konieczności podjęcia działań zapobiegawczych
10. Procedura oceny zgodności z innymi wymaganiami
11. Procedura oceny zgodności z przepisami prawnymi
12. Procedura zarządzania dokumentacją
13. Procedura stosowania aktów prawnych w organizacji względem aspektów środowiskowych
14. Procedura procedury operacyjne w celu zapienienia prawidłowej realizacji polityki oraz celów środowiskowych
15. Procedura zarządzania audytami w organizacji
f. Dokumenty ustalające status systemu zarządzania środowiskiem zgodnie z wymaganiami normy:
1. Decyzja na temat komunikacji zewnętrznej
2. Polityka środowiskowa organizacji
3. Role i wynikające z nich odpowiedzialności i uprawnienia członków organizacji względem systemu zarządzania środowiskiem
4. Ustalone, udokumentowane i wdrożone cele środowiskowe dla organizacji i zidentyfikowanych w niej służb
5. Ustanowiony program (harmonogram) audytów
6. Program osiągania założonych celów
7. Spis aktów prawnych
8. Spis zapisów organizacji
9. Zapis dot. identyfikacji oraz nadzorowania przyrządów pomiarowych pod kątem ich zgodności metrologicznej
10. Zapis dot. przeprowadzania audytów
11. Zapis dot. przeprowadzanych przeglądów zarządzania
12. Zapis dot. wymaganych i posiadanych kompetencji personelu oraz planowania i realizacji szkoleń
13. Zapis z oceny zgodności
14. Zapis z podejmowania działań korygujących i, lub zapobiegawczych
15. Zapisy potwierdzające ciągłą identyfikacje oraz określenie aspektów środowiskowych
16. Zapisywane wyniki pomiarów
g. Opracowanie formularzy i rejestrów będących integralną częścią w/w dokumentów w formie i treści odpowiedniej do potrzeb i woli klienta.
h. Przygotowanie wniosku o certyfikację
2. Szkolenie klienta z zakresu:
a. Wymagań normy ISO14001
b. Metody identyfikacji i zarządzania aspektami środowiskowymi
c. Metod zapewnienia spójności metrologicznej wg ISO 10012
d. Przeprowadzania audytów wewnętrznych na zgodność z normą ISO14001, wraz z podaniem sposobu audytowania, przygotowania raportu z audytu, podjęcia działań poaudytowych
e. Systemu wzajemnego uznawania (IAF, ILAC, EA, CEN, CENELEC, jednostki akredytujące, jednostki certyfikujące, jednostki normalizujące), porozumień międzynarodowych w zakresie systemu wzajemnego uznawania
f. Technik doskonalenia organizacji i motywacji personelu do doskonalenia
g. Podstaw prawnych dla w/w systemu
h. Przeprowadzenie egzaminów wstępnych i końcowych ze znajomości wymagań normy dla pełnomocnika ds. środowiska i audytorów wewnętrznych
i. Wydanie świadectw (pełnomocnika ds. środowiska i audytorów wewnętrznych)
3. Wdrożenie dokumentów do stosowania, a w szczególności:
a. Przygotowanie i przekazanie wytycznych odnośnie elektronicznego nadzorowania dokumentów i zapisów, jeżeli potrzebne, konfiguracja ustawień
b. Przeprowadzenia walidacji procedur z klientem
c. Uzupełnienia zapisów wymaganych normą razem z klientem (po raz pierwszy i wtóry, aż do skutku)
d. Praktyczne szkolenie w formie konsultacji indywidualnych z zakresu stosowania opracowanej dokumentacji
e. Udzielenie wszelkiego wsparcia w celu uzyskania biegłego posługiwania się przez klienta systemem
f. Udzielenie wszelkiego wsparcia w celu uzyskania biegłego posługiwania się przez klienta systemem
4. Audyty:
a. Systemowy – wymagań normy zawartych normie ISO14001
b. Sporządzenie raportów w formie wymaganej przez jednostkę certyfikującą,
c. Przekazanie raportów do klienta
d. Wykonanie, razem z klientem, działań poaudytowych w formie uzgodnionej z klientem. Jeżeli występuje konieczność korekty dokumentacji, wykonują ją Instytut
5. Obsługa certyfikacji:
a. Wykonanie (na powyższych zasadach) działań po przeglądzie dokumentacji i audycie certyfikującym
IV. Kontakt z wykonawcą
Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami: (wpisz)
FORMULARZ OFERTY
na wykonanie zamówienia publicznego o wartości netto poniżej 30 000 €.
I. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO: (wpisz)
II. Usługę opracowania i wdrożenia systemu zarządzania środowiskiem ISO 14001 w (wpisz)
III. Tryb postępowania: Zapytanie ofertowe.
IV. Nazwa i adres WYKONAWCY (wpisz)
nazwa ……………………………………………………………
adres ……………………………………………………………
tel ……………………………………………………………..
fax ……………………………………………………………..
Regon ……………………………………………………………
NIP ……………………………………………………………..
KRS ……………………………………………………………..
(pieczęć Wykonawcy)
1. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za:
Wartość umowy ………….. zł netto + ………….. zł ( ………….. % )VAT = ………….. zł brutto
Słownie ………….. zł brutto.
2. Deklaruję ponadto:
a) termin wykonania usługi …………..m-cy od dnia podpisania umowy.
b) warunki płatności: …………..
c) udzielenie gwarancji Zamawiającemu na warunkach przedstawionych w zaproszeniu
d) spełnienie wymagań dla usługi wymienionych w szczegółowej specyfikacji dla projektów ISO 14001
f) inne ………………………………………………………….,
…………………………..dn. ……………………….
……………………………………………………..
podpisy i pieczęcie osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy
Załącznik nr 1
OŚWIADCZENIE
Składając ofertę w trybie uproszczonym (pozaustawowe) na: Usługę opracowania i wdrożenia systemu zarządzania środowiskiem ISO 14001 w ………….
oświadczamy, że spełniamy warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
2) posiadania wiedzy i doświadczenia;
3) spełniamy wymagania zawarte w normie ISO 10019
4) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
5) sytuacji ekonomicznej i finansowej
dnia
podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy
