Organizacja powinna ustanowić, udokumentować, wdrożyć i utrzymywać Zintegrowany System Zarządzania oraz ciągle doskonalić jego skuteczność zgodnie z wymaganiami norm będących w zakresie systemu oraz określić jak będzie spełniać te wymagania. Informacje na temat systemu powinno się utrzymywać w formie papierowej, elektronicznej lub z wykorzystaniem innych mediów w celu opisania głównych elementów Zintegrowanego Systemu Zarządzania i ich wzajemnego oddziaływania między sobą. Aby odpowiednio monitorować dokumentację należy koniecznie opracować i wdrożyć obowiązkowe procedury nadzoru nad dokumentacją i zapisami Zintegrowanego Systemu Zarządzania według norm ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 50001, aby w przypadku dokumentacji określić nadzór potrzebny do:
- Zatwierdzenia dokumentów pod kątem ich adekwatności, zanim zostaną wydane
- Okresowego przeglądu dokumentów i ich aktualizowania w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzania
- Zapewnienia, że zidentyfikowano zmiany i aktualny status zmian dokumentów,
- Zapewnienia, że odpowiednie wersje mających zastosowanie dokumentów są dostępne w miejscach ich użytkowania
- Zapewnienia, że dokumenty są zawsze czytelne i łatwe do zidentyfikowania
- Zapewnienia, że dokumenty pochodzące z zewnątrz określone przez organizację jako niezbędne do planowania i funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania, są zidentyfikowane i ich dystrybucja jest nadzorowana
- Zapobiegania niezamierzonemu korzystaniu z nieaktualnych dokumentów i odpowiedniego ich oznaczania, jeżeli są zachowane z jakichkolwiek powodów.
W stosowanych przypadkach dotyczy to także dokumentacji technicznej.
Zapisy natomiast, są ustanowione w celu dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami wdrożonego Zintegrowanego Systemu Zarządzania i z obejmującymi ten system normami, a także dowodów skuteczności jego działania obejmujących również zapisy osiągniętych wyników. Zapisy te powinny być nadzorowane i należy ustanowić udokumentowaną procedurę w celu określania nadzoru nad zapisami potrzebnego do ich:
- Identyfikowania
- Przechowywania
- Zabezpieczania
- Wyszukiwania
- Odzyskiwania
- Zachowywania przez określony czas
- Dysponowania nimi, w tym ich likwidacji.
Zapisy powinny być zawsze czytelne, rozpoznawalne, możliwe i łatwe do zidentyfikowania, odszukania, prześledzenia i powiązania z odpowiednim działaniem.
Źródło:
- Norma PN-EN ISO 9001:2009; Systemy zarządzania jakością – Wymagania,
- Norma PN-EN ISO 14001:2005; Systemy zarządzania środowiskowego – Wymagania i wytyczne stosowania,
- Norma PN-EN ISO 50001:2012; Systemy zarządzania energią – Wymagania i zalecenia użytkowania,
- Opracowanie własne na podstawie materiałów wewnętrznych Instytutu Kształcenia Menadżerów Jakości.
Autor: Bartosz Gamza
