Внутренний аудит системы менеджмента организации – сложный процесс, требующий от сотрудников больших усилий. По результатам внутренних аудитов руководители получают информацию о сильных и слабых сторонах системы менеджмента (СМ) организации и о возможностях совершенствования системы, процессов и услуг.

Внутренний аудит – это аудит первой стороны, проводимый организацией для собственных нужд. Выделяют следующие виды внутреннего аудита:

– проверка адекватности (обзор документации)

документы сравниваются с требованиями стандарта.

Преимущества:

• позволяет аудитору ознакомиться с системой менеджмента организации,
• позволяет лучше запланировать аудит соответствия и определяет вероятность его успеха.

– аудит соответствия или внедрения

оценка того, насколько система понятна, внедрена и соблюдается сотрудниками организации.

– аудит вертикальный процесса (производства)

оценка процесса, связанного с производством конкретного товара (услуги). Это может также касаться оценки конкретного проекта.

– горизонтальный аудит

оценка соответствия выбранному требованию, например, надзор за документацией системы менеджмента по предприятию.

Цель внутренних аудитов — найти и решить проблемы, выявить и использовать потенциал для стандартизации и внедрения улучшений. Внутренний аудит является одним из основных инструментов эффективного функционирования СМ, залогом его успешного развития по спирали постоянного совершенствования.

После внедрения системы управления руководство организации должно интересоваться, как она функционирует, где в системе есть несоответствия и оценивать ее эффективность. Основные данные через определенные промежутки времени должны передаваться руководству сотрудником ответственным за систему (уполномоченный руководством) для системного анализа и оценки, такие данные включают информацию о: политике и целях; структуре и степени внедрения системы; качество продукции и/или услуги; состояние производственных процессов; результаты экономического анализа и т.д.. Обобщая вышеуказанные данные, руководство принимает решение о внесении изменений и/или совершенствовании системы менеджмента.

Внутренний аудит необходим для того, чтобы сделать вывод о том, что все требуемые элементы системы менеджмента: созданы, внедрены и функционируют, соответствуют требованиям стандартов, эффективны в достижении целей. Проведение аудитов – очень ответственное занятие. Целью проведения внутренних аудитов системы менеджмента является подтверждение того, что:

• Система менеджмента соответствует запланированной деятельности, требованиям определенного стандарта, например, ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 37001 и внутренних нормативных документов.
• Система внедрена, эффективно работает и поддерживается.

Помимо достижения этих целей, внутренние аудиты позволяют выявить области и возможности для улучшения системы, проверить выполнение корректирующих действий по результатам внутренних аудитов и т. д., а также проверить анализ эффективности системы высшим руководством.

Методология аудита должна быть ориентирована на эффективность и постоянное совершенствование. Одной из основных задач внутреннего аудита является выявление причин несоответствий или несоответствий в системе, и, как утверждал У. Э. Деминг, 96 % проблем возникают из-за неправильной системы менеджмента и только 4 % из-за ошибки исполнителей. Если наказывать исполнителей за все несоответствия или проблемы, мы никогда не узнаем 96% причин проблем.

Эффективность внутренних аудитов очень важна в связи с высокой ответственностью и ролью аудитора в организации. Были выделены следующие факторы, влияющие на эффективность внутренних аудитов: принадлежность к государственному или частному сектору, качество аудиторских услуг в соответствии с международными стандартами, профессионализм аудиторской команды (опыт, обучение, сертификаты, профессиональная квалификация), независимость при проведении аудита, возможность личностного и карьерного роста аудитора, уровень поддержки аудиторской работы со стороны руководства организации.

Эффективность аудита тесно связана с рядом особенностей (характеристик):

• регулярность – аудит не является разовым действием, он должен быть организован циклично, минимум раз в год. Следует учитывать результаты предыдущих проверок, области, более склонные к несоответствию, следует проверять чаще;
• независимость (мы не проверяем свою работу) аудитор не может проверять своего руководителя;
• документация – должны вестись записи планирования подготовки и проведения аудита;
• аудиторские доказательства – мы должны собрать доказательства, т.е. подтверждения в виде: документов, форм, опросов, способов осуществления деятельности – отвечая на вопросы, соответствует ли деятельность в проверяемой области критерию аудита.

Внутренние аудиты могут проводиться внешними компаниями, что позволит вам обеспечить полную беспристрастность и/или поможет обучить выбранный персонал организации проведению аудитов.

IKMJ имеет многолетний опыт проведения аудитов первой и второй сторон. Приглашаем к сотрудничеству! Свяжитесь с нами.

Использованные источники:

Червински К.: Внутренний аудит – второе издание, расширенное издание, издательство InfoAudit, Варшава, 2005 г.

Роберт Карашевски – Современные концепции управления качеством, Издательство Научного Общества Организации и Управления Дома Организатора, Торунь 2009

PN-EN ISO 19011: 2018 – 08: Руководство по аудиту систем менеджмента, польская версия, PKN