В настоящее время в аудиторской деятельности используются различные инструменты, которые обеспечивают и поддерживают процесс аудита, в том числе:

• чек-листы;
• контрольные списки;
• анкеты;
• метод 8D;
• метод 5Why;
• Диаграмма Исикавы – причинно-следственная диаграмма;
• аудиторский путь.

Использование этих инструментов обеспечивает реализацию одного из принципов, в том числе системы менеджмента качества (СМК) в соответствии с международным стандартом ISO 9001 – принятие решений на основе доказательств. Они позволяют получить доказательства и достоверную информацию о состоянии объектов аудита. Выбор инструмента и способы его использования зависят от цели и ряда обстоятельств.

Человеческая память, к сожалению, несовершенна, поэтому даже профессионалы иногда допускают ошибки, которые могут стать катастрофическими проблемами. Поэтому используются различные виды аудиторских документов, в том числе чек-листы, контрольные списки, заметки и т. д.

Таблица 1 Пример чек-листа

Наиболее распространенными рабочими документами аудитора являются чек-листы или контрольніе списки. Чек-лист обычно включает в себя ряд необходимых контролей, например, для процесса или какой-либо проверяемой деятельности/работы (таблица 1). Проверив пункты в списке, аудитор может узнать о состоянии/правильности действий. Мы превращаем мнения и предположения из контрольного списка в доказательства. Заполненный контрольный список является объективным свидетельством проведения аудита (таблица 2).

Таблица 2 Образец контрольного списка

Анкета – это документ с набором структурированных вопросов в бумажном или электронном виде, созданный с целью получения ответа.

В анкетах используются открытые вопросы – любая формулировка ответа, закрытые – варианты ответов выбирает респондент и полуоткрытые вопросы – закрытые вопросы с одним открытым вопросом в вариантах ответа. Используется анкета – респондент отвечает сам и анкета интервью – аудитор задает респонденту вопросы и записывает ответы. Ниже приведен пример анкеты самооценки, используемой в СМК (таблица 3).

Таблица 3 Пример анкеты для самооценки

Метод 8D – используется для решения проблем и отклонений в процессах, связанных, например, с производством, качеством, закупками, проектированием, охраной труда и техникой безопасности, обслуживанием клиентов, складированием. Он состоит из действий в следующем порядке: создание рабочей группы из аудиторов и специалистов, описание проблемы, введение корректирующих действий, поиск первопричины, принятие корректирующих действий и их проверка, осуществление предупреждающих действий и оценка, выдача отчета. Аудитор использует этот метод во время аудита для проверки причины несоответствия. Например, в случае жалобы на продукт со стороны клиента высшее руководство может поручить аудитору или аудиторской группе провести аудит и проверить наличие несоответствия / наблюдения, косвенной и основной причины.

Метод 5Why (5Почему) — это метод решения проблем, состоящий из серии вопросов, позволяющих найти первопричину проблемы (рис. 1). Во время аудита этот метод применим, когда требуется детальное выявление проблемы для адекватного указания классификации наблюдений и объективного представления доказательств.

Рис. 1 Схема диаграммы 5Why

Диаграмма Исикавы – метод заключается в определении проблемы, а далее, выявлении и установлении всех причин, вызвавших выявленную проблему. Причины классифицируются по категориям, представленным на рисунке 2. Аудитор, ищущий ключевые доказательства, имеет возможность тщательно проверить каждую из категорий. Задавая дополнительные вопросы, проверяемые могут эффективно определить основную причину несоблюдения.

Рис.2. Пример диаграммы Исикавы

Аудиторский путь – сложный документ, содержит четкое описание операции и процесса от начала, в течение их продолжительности, до конца. Описывает, как документировать и контролировать операции или процессы. Это инструмент, который поддерживает процесс внутреннего контроля и аудита систем менеджмента качества, позволяет обнаруживать ошибки и несоответствия в процессе.

Путь включает следующую информацию о проверяемом процессе, а именно:

• действия и задачи, выполняемые в рамках проверяемого процесса;
• временные рамки процесса или операции;
• отношения между объектом аудита и процессом;
• возможность устранения или упрощения процесса.

В пути должны быть указаны: деятельность, предмет, предполагаемое время выполнения, способ и место. Примером пути является процесс документооборота в компании, определенный стандартной процедурой. Схема пути аудита представлена ​​на рисунке 3, это документооборот компании, в котором используется электронная документация.

Современным решением в случае аудита систем управления является использование ИТ-инструмента CAQ (Computer Aided Quality) – автоматизированного контроля качества. Программное обеспечение поддерживает процессы, связанные с управлением качеством, и используется для: анализа процессов на предприятии, надзора за документацией и записями контроля и аудита, оценки рисков в организации, наблюдения за угрозами и несоответствиями.

Программное обеспечение из семейства CAQ значительно улучшает процессы, планирует деятельность с учетом экономии времени, собирает информацию о системе в базу данных и позволяет пользователям работать удаленно.

Внедрение такого решения связано с затратами и требует соответствующей подготовки ИТ-инфраструктуры организации.

Мы предлагаем использовать проверенные нашими аудиторами инструменты, сочетающие в себе элементы чек-листа и анкеты, подробности на ikmj.org –https://ikmj.org/kategoria-produktu/audyt/

Автор: Адам Хомончик

Использованные источники:

PN-EN ISO 9001: 2015-10: Системы менеджмента качества – требования, польская версия, PKN

PN-EN ISO 19011: 2018-08: Руководство по аудиту систем менеджмента, польская версия, PKN

Роберт Карашевски – Современные концепции управления качеством, Издательство Научного Общества Организации и Управления Дома Организатора, Торунь 2009

http://www.idoxsoft.com/blog/audit-trail-system/