Obecnie w działaniach audytowych są stosowane różne narzędzia które umożliwiają i wspomagają proces audytowania, między innymi:
• check-listy;
• listy kontrolne;
• kwestionariusze;
• metoda 8D;
• metoda 5 Why;
• diagram Ishikawy – diagram przyczyn i skutków;
• ścieżka audytu.
Zastosowanie tych narzędzi zapewnia wdrożenie jednej z zasad m.in SZJ zgodnie z normą międzynarodową ISO 9001 – podejmowanie decyzji na podstawie dowodów. Pozwalają one uzyskać dowody i rzetelne informacje o stanie badanych obiektów. Wybór narzędzia i sposób jego zastosowania zależą od celu i szeregu okoliczności.
Pamięć ludzka jest niestety niedoskonała, więc nawet profesjonaliści czasami popełniają błędy, które mogą przynieść katastrofalne skutki. Dlatego są stosowane różnego rodzaju dokumenty audytowe, m.in. check-listy, listy kontrolne, notatki itp.

Tabela 1 Przykładowa check – lista

Najbardziej rozpowszechnionymi dokumentami roboczymi audytora są check-listy albo listy kontrolne. Check-lista z reguły zawiera spis rzeczy, które mają podlegać kontroli np. dla procesu lub jakiejkolwiek sprawdzanej czynności/pracy (Tabela 1). Odhaczając pozycje na liście audytor może dowiedzieć się o statusie/poprawności wykonywania czynności. Za pomocą check-listy przekształcamy opinie i założenia w dowody. Wypełniona lista  kontrolna stanowi obiektywny dowód na przeprowadzenie audytu (Tabela 2).

Tabela 2 Przykładowa lista kontrolna

Kwestionariusz – to dokument SZ ze zbiorem uporządkowanych pytań w postaci papierowej lub elektronicznej utworzony w celu uzyskania odpowiedzi.
W kwestionariuszach stosowane są pytania otwarte – dowolne sformułowanie odpowiedzi, zamknięte – respondent wyznacza warianty odpowiedzi i półotwarte – pytania zamknięte z jednym otwartym pytaniem w wariantach odpowiedzi. Stosowany jest kwestionariusz ankietowy – ankietowany sam udziela odpowiedzi oraz kwestionariusz wywiadu – prowadzący audyt zadaje pytania ankietowanemu i zapisuje odpowiedzi. Poniżej przykład kwestionariusza samooceny – stosowanego w SZJ (Tabela 3).

Tabela 3 Przykładowy kwestionariusz samooceny

Metoda 8D – służy do rozwiązywania problemów i odchyleń w procesach dotyczących np.: produkcji, jakości, zakupów, projektowania, bhp, obsługi klienta, magazynowania. Polega na działaniach w następującej kolejności: utworzenie grupy roboczej składającej się z audytorów i specjalistów, opisanie problemu, wprowadzenie akcji korekcyjnej, znalezienie przyczyny źródłowej, podjęcie akcji korygującej i jej weryfikacja, wdrożenie akcji zapobiegawczej i ocena, wystawienie raportu. Audytor używa tej metody podczas audytu w celu weryfikacji przyczyny niezgodności. Przykładowo w przypadku reklamacji produktu przez klienta najwyższe kierownictwo, może zlecić audytorowi lub zespołowi audytowemu przeprowadzenie audytu i zweryfikowanie powstania niezgodności/spostrzeżenia, przyczyny pośredniej i źródłowej. Poniżej w tabeli 4. przedstawiono wzór formularza raportu 8D – uzupełniony staje się dowodem z audytu.

Tabela 4 Przykładowy raport 8D

Metoda 5Why – to metoda do rozwiązywania problemów składająca się z serii pytań, które pozwalają znaleźć pierwotną przyczynę powstania problemu (Rys.1). Podczas audytu metoda ma zastosowanie w przypadku gdy potrzebna jest szczegółowa identyfikacja problemu, aby odpowiednio wskazać klasyfikację obserwacji i obiektywnie przedstawić dowody.

Rys.1 Schemat działania 5Why

Diagram Ishikawy – metoda polega na określeniu problemu, a w drugiej kolejności identyfikacji i określeniu wszystkich przyczyn, które stwierdzony problem wywołały. Przyczyny klasyfikuje się w kategoriach przedstawionych na rysunku 2. Audytor szukając kluczowych dowodów ma możliwość wnikliwego sprawdzenia każdej z kategorii. Zadając dodatkowe pytania audytowanym ma możliwość skutecznej identyfikacji głównej przyczyny niezgodności.

Rys.2. Przykładowy Diagram Ishikawy

Ścieżka audytu – złożony dokument, zawiera przejrzysty opis przebiegu operacji, procesu od początku, w trakcie ich trwania, aż po zakończenie. Opisuje sposób dokumentowania i kontroli operacji lub procesów. Jest narzędziem które wspomaga proces kontroli wewnętrznej i audytowanie systemów zarzadzania jakością, umożliwia wykrycie błędów i niezgodności w procesie.
Ścieżka obejmuje następujące informacje o audytowanym procesie:
• czynności i zadania wykonywane w ramach audytowanego procesu;
• ramy czasowe procesu lub operacji;
• zależności pomiędzy audytowanym a procesem;
• możliwości eliminacji lub uproszczenia procesu.
W ścieżce muszą być określona: czynność, podmiot, przewidywany czas wykonania, sposób oraz miejsce. Przykładem ścieżki jest proces obiegu dokumentacji w firmie określony standardową procedurą. Schemat ścieżki audytu przedstawiono na rysunku 3, jest to obieg dokumentów firmy, w której stosuje się dokumentacje w formie elektronicznej.

Rys.3 Przykładowa ścieżka audytu obiegu dokumentacji

Nowoczesnym rozwiązaniem w przypadku audytowania systemów zarządzania jest używanie narzędzia informatycznych CAQ (Computer Aided Quality) – komputerowego wspomagania sterowania jakością. Oprogramowanie wspomaga procesy związane zarządzaniem jakością i jest wykorzystywane do: analizy procesów w przedsiębiorstwie, nadzoru nad dokumentacją i zapisami z kontroli i audytów, szacowaniu ryzyka w organizacji, nadzoru nad zagrożeniami i niezgodnościami.
Oprogramowanie z rodziny CAQ znacząco usprawniają procesy, planuje działania biorąc pod uwagę oszczędność czasu, gromadzą informacje o systemie w bazie danych, umożliwiają użytkownikom pracę zdalną.
Wprowadzenie takiego rozwiązania wiąże się z kosztami i wymusza odpowiednie przygotowanie infrastruktury informatycznej organizacji.
Proponujemy korzystać ze sprawdzonych przez naszych audytorów narzędzi, które łączą w sobie elementy listy kontrolnej oraz kwestionariusza, szczegóły na ikmj.org – https://ikmj.org/kategoria-produktu/audyt/

Autor: Maryna Kuczyńska (5374)

Wykorzystane źródła:
PN-EN ISO 9001:2015-10: Systemy zarządzania jakością – wymagania ,wersja polska, PKN
PN-EN ISO 19011:2018-08: Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania wersja angielska, PKN
Robert Karaszewski – Nowoczesne Koncepcje zarządzania jakością, Wydawnictwo Towarzystwo Naukowe Organizacji i Kierownictwa Dom Organizatora, Toruń 2009
http://www.idoxsoft.com/blog/audit-trail-system/

Masz pytania związane z Systemem  Zarządzania? Koniecznie dołącz do grupy na Facebooku ISO Poland. Twoje pytania na pewno nie zostaną bez odpowiedzi.