Как определить и задокументировать контекст организации?
Самый простой способ, рекомендуемый особенно для малых предприятий – это анализ SWOТ.
SWOT-анализ (аббревиатура от слов: “Сильные стороны”, “Слабые стороны”, “Различия”, “Угрозы”) проводится с учетом всех возможных факторов, влияющих на текущую и будущую ситуацию в организации. Метод не сложный, но требует глубоких знаний об организации.
Вы можете встретить различные подходы к этому анализу:
| 1 Факторы: | 2 Факторы, которые относятся к: | 3 Факторы, на которые организация: | |
| Сильные и слабые стороны | Внутренние | Настоящему | Имеет влияние |
| Шансы и угрозы | Внешние | Будущему | Не имеет влияния |
Конечно, при проведении анализа мы не придерживаемся одного ключевого подхода и смешиваем их друг с другом. Однако мы предлагаем, после принятия решения об использовании какой-то конкретной методики, использовать ее последовательно и обращать внимание на нюансы. Например, в первом подходе: Повышение квалификации работников не является возможностью, хотя может показаться, что большие знания могут превратиться в более эффективную работу. Это утверждение явно касается внутренней среды. Поэтому мы можем поставить его только на слабые стороны как “слишком низкий уровень компетенций». Однако во втором подходе этот фактор относится к будущему и в этом случае – это шанс.
Давайте внимательно рассмотрим анализ с учетом внутренних и внешних факторов. На наш взгляд, это самое ценное для системы менеджмента качества, где просто потрыбно указать следующие факторы.
Подумайте, внутренние (в организации) и внешние (за пределами организации) факторы влияют или могут повлиять на вашу деятельность.
Определите:
сильные и слабые стороны – относительно внутренних факторов – это то, что происходит в вашей организации – согласно ISO 9001: 2015 для того, чтобы правильно понять внутренний контекст необходимо смотреть на такие факторы как: ценности, культура, знания и деятельность организации.
возможности и угрозы – относятся к внешним факторам – то есть все, что находится вне организации и влияет на функционирование. Стандарт ISO 9001: 2015 предлагает нам изучить нормативно-правовую базу, окружение и сферы технологическое, конкурентное, рыночное, культурное, социальные, экономические, а также международные, национальные, региональные или местные особенности.
Один человек может получить эту задачу. Но результат может быть по крайней мере неудовлетворительным. Мы рекомендуем мозговой штурм среди тех, кто знает организацию и среду, в которой она функционирует. Обратите внимание на объективность факторов. Нужно время для исследования. Проверьте, есть ли планы по изменению правовой ситуации, поищите информацию о деятельности конкуренции, наблюдайте отраслевые публикации и статьи.
Ниже приводится небольшой пример документированного контекста:
Конечно, выше мы показали лишь примеры факторов. Полный анализ будет более детализированным, и то, что мы пишем в нем, очень зависит от отрасли, в которой мы работаем.
Некоторые типы факторов могут быть релевантными как на внутреннем, так и во внешнем контексте. Например, культурные факторы: McDonald’s, желая открыть ресторан в Индии, пришлось полностью перестроить свое предложение. Религиозные проблемы были угрозой – коровы в Индии считаются священными. Так McDonald’s начал работу на местном рынке с практически полностью вегетарианским предложением.
Пример внутреннего культурного фактора: производственная организация, использует много или большинство работников из-за рубежа. Таким образом, слабые стороны могут быть связаны с проблемами в коммуникации, обусловленными недостаточным знанием языка и необходимостью поддерживать двуязычную техническую документацию.
Кроме удовлетворения требований по определению контекста организации, SWOT-анализ является инструментом, который используется для определения стратегии развития.
С этой целью необходимо будет соединить отдельные факторы друг с другом и определить, насколько они взаимодействуют между собой.
Мы должны ответить на вопрос:
– Насколько сильная сторона может нивелировать угрозу?
– Насколько сильная сторона позволит использовать шанс?
– Насколько слабая сторона ограничивает использование шанса?
– Насколько слабая сторона влияет на возможность возникновения угрозы?
Сравнить так следует каждую прочную и слабую сторону с каждой угрозой и шансом определяя в какой мере они на себя влияют используя принятую шкалу.
Позже нужно провести обратный анализ, так называемый TOWS, то есть ответить себе на вопросы:
• Укрепят ли шансы сильные стороны?
• Ослабят ли угрозы сильные стороны?
• Благодаря шансам можно ли преодолеть слабые стороны?
• Укрепят ли угрозы слабые стороны?
После этого анализа мы выбираем стратегию – учитывая, какие факторы больше всего влияют друг на друга.
И так:
АГРЕССИВНАЯ СТРАТЕГИЯ – когда большинство сильных сторон и связанные с ними шансы – стратегия расширения. Сосредоточьтесь на использовании возможностей с собственными сильными сторонами.
КОНСЕРВАТИВНАЯ СТРАТЕГИЯ – большинство сильных сторон, связанных с рисками – следует сосредоточить внимание на использовании ваших активов таким образом, чтобы минимизировать риски.
КОНКУРЕНТНАЯ СТРАТЕГИЯ – большинство слабых сторон с взаимодействующими возможностями – может быть проблема использования возможностей через внутренние слабости. Сосредоточьтесь на их минимизации, используя благоприятную внешнюю среду.
STRATEGY DEFENSIVE/DEFENSE – угрозы, которые сильно влияют на слабые стороны – борьба за выживание. Действия, направленные на отказ от риска банкротства.