Normy ISO 9001, ISO 14001 i ISO 50001 mają wiele cech wspólnych i dają się łatwo integrować ułatwia to wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodnego z wymaganiami tych trzech norm. Pod względem kosztowym, organizacyjnym i nakładu pracy wdrożenie takiego rozwiązania jest zdecydowanie korzystniejsze dla firmy, niż miałoby to miejsce w przypadku wdrożenia wymagań każdej z tych norm oddzielnie.
Organizacja powinna ustanowić, udokumentować, wdrożyć i utrzymywać Zintegrowany System Zarządzania oraz ciągle doskonalić jego skuteczność zgodnie z wymaganiami norm będących w zakresie systemu oraz określić jak będzie spełniać te wymagania. Informacje na temat systemu powinno się utrzymywać w formie papierowej, elektronicznej lub z wykorzystaniem innych mediów w celu opisania głównych elementów Zintegrowanego Systemu Zarządzania i ich wzajemnego oddziaływania między sobą.
Dokumentacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania według norm ISO 9001, ISO 14001 i ISO 50001 powinna zawierać i uwzględniać:
- Udokumentowane deklaracje polityki jakości, polityki środowiskowej oraz polityki energetycznej Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz ich cele, zadania i plany działania
- Księgę Zintegrowanego Systemu Zarządzania
- Opis zakresu i granic Zintegrowanego Systemu Zarządzania
- Opis głównych elementów Zintegrowanego Systemu Zarządzania i ich wzajemnego oddziaływania na siebie, a także odniesienia do dokumentów związanych
- Udokumentowane procedury wymagane postanowieniami norm ISO 9001, ISO 14001 i ISO 50001, a także te określone przez organizację, jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów
- Udokumentowane zapisy wymagane postawieniami powyższych norm, a także te określone przez organizację, jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów
- Inne dokumenty określone przez organizację, jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów.
Zakres dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania może być różny w poszczególnych firmach w zależności od:
- Wielkości organizacji
- Rodzaju działalności
- Złożoności procesów i ich wzajemnego oddziaływania na siebie
- Kompetencji personelu.
Organizacja powinna ustanowić, udokumentować, wdrożyć i utrzymywać Zintegrowany System Zarządzania oraz ciągle doskonalić jego skuteczność zgodnie z wymaganiami norm będących w zakresie systemu oraz określić jak będzie spełniać te wymagania. Informacje na temat systemu powinno się utrzymywać w formie papierowej, elektronicznej lub z wykorzystaniem innych mediów w celu opisania głównych elementów Zintegrowanego Systemu Zarządzania i ich wzajemnego oddziaływania między sobą. Aby odpowiednio monitorować dokumentację należy koniecznie opracować i wdrożyć obowiązkowe procedury nadzoru nad dokumentacją i zapisami Zintegrowanego Systemu Zarządzania według norm ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 50001, aby w przypadku dokumentacji określić nadzór potrzebny do:
- Zatwierdzenia dokumentów pod kątem ich adekwatności, zanim zostaną wydane
- Okresowego przeglądu dokumentów i ich aktualizowania w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzania
- Zapewnienia, że zidentyfikowano zmiany i aktualny status zmian dokumentów,
- Zapewnienia, że odpowiednie wersje mających zastosowanie dokumentów są dostępne w miejscach ich użytkowania
- Zapewnienia, że dokumenty są zawsze czytelne i łatwe do zidentyfikowania
- Zapewnienia, że dokumenty pochodzące z zewnątrz określone przez organizację jako niezbędne do planowania i funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania, są zidentyfikowane i ich dystrybucja jest nadzorowana
- Zapobiegania niezamierzonemu korzystaniu z nieaktualnych dokumentów i odpowiedniego ich oznaczania, jeżeli są zachowane z jakichkolwiek powodów.
W stosowanych przypadkach dotyczy to także dokumentacji technicznej.
Zapisy natomiast, są ustanowione w celu dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami wdrożonego Zintegrowanego Systemu Zarządzania i z obejmującymi ten system normami, a także dowodów skuteczności jego działania obejmujących również zapisy osiągniętych wyników. Zapisy te powinny być nadzorowane i należy ustanowić udokumentowaną procedurę w celu określania nadzoru nad zapisami potrzebnego do ich:
- Identyfikowania
- Przechowywania
- Zabezpieczania
- Wyszukiwania
- Odzyskiwania
- Zachowywania przez określony czas
- Dysponowania nimi, w tym ich likwidacji.
Zapisy powinny być zawsze czytelne, rozpoznawalne, możliwe i łatwe do zidentyfikowania, odszukania, prześledzenia i powiązania z odpowiednim działaniem.