Przykładowa specyfikacja dla zadania:
Opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z wymagania akredytacyjnymi Centrum Monitorowania Jakości
I. Opis przedmiotu zamówienia
Usługa opracowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z wymagania akredytacyjnymi Centrum Monitorowania Jakości zgodna z specyfikacją określoną w „Szczegółowym zakresie prac dla wdrożenia CMJ”.
Poprzez opracowanie dokumentacji systemu należy rozumieć: przygotowanie przez Wykonawcę dokumentów od strony merytorycznej i formalnej do stanu, który pozwala przekazać dokumenty do jednostki certyfikującej przez Zamawiającego, bez podejmowania działań redakcyjnych lub innych ingerencji w treść dokumentu ze strony Zamawiającego. Po stronie Zamawiającego leży jedynie uzgodnienie treści dokumentów z Wykonawcą. Wykonawca gwarantuje że dokumentacja systemu zarządzania jakością jest zgodna z wymaganiami zawartymi w STANDARDZIE AKREDYTACYJNYM W ZAKRESIE UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH ORAZ FUNKCJONOWANIA SZPITALI zawartym w OBWIESZCZENIU MINISTRA ZDROWIA z dnia 18 stycznia 2010 r. .
Gwarancja pozytywnej akredytacji: Wykonawca udziela Zamawiającemu pisemnej gwarancji na pozytywne przejście procesu akredytacji za pierwszym razem o następującej treści:
Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na System zarządzania jakością zgodny z w/w standardem akredytacyjnym, zwany dalej systemem, która obejmuje pozytywne przejście procesu akredytacji systemu, w Centrum Monitorowania Jakości ). W przypadku, gdy Zamawiający, mimo zastosowania się do pisemnych zaleceń zawartych ze strony Wykonawcy, nie przejdzie pomyślnie procesu akredytacji w Centrum Monitorowania Jakości ), Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów powtórnego procesu akredytacji w Centrum Monitorowania Jakości ) w tym samym zakresie Systemu.
II. Przygotowanie oferty
Ofertę cenową należy złożyć w formie pisemnej: pocztą na adres ………, faxem na nr ……….. lub pocztą elektroniczną na adres …………. na Formularzu Oferty do dnia …….
III Szczegółowym zakres prac dla wdrożenia CMJ
Szczegółowy zakres prac wymaganych od Wykonawcy w ramach projektu wdrożenia STANDARDU AKREDYTACYJNEGO W ZAKRESIE UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH ORAZ FUNKCJONOWANIA SZPITALI zawartym w OBWIESZCZENIU MINISTRA ZDROWIA z dnia 18 stycznia 2010 r. w firmie ……………………:
1. Opracowanie przez Wykonawcę niżej wymienionych dokumentów (po stronie Zamawiającego leży jedynie uzgodnienie treści dokumentów, poprzez opracowanie dokumentów należy rozumieć przygotowanie przez Wykonawcę dokumentu od strony merytorycznej i formalnej do stanu, które pozwala przekazać dokument do Centrum Monitorowania Jakości ) przez Klienta, bez podejmowania działań redakcyjnych lub innych ingerencji w treść dokumentu ze strony klienta):
a. Księga systemu (księga jakości)
b. Polityka jakości
c. Schemat organizacyjny
d. Karty odpowiedzialności i uprawnień personelu
e. Wszystkie procedury potrzebne do przejścia procesu akredytacji wymagane standardem akredytacyjnym CMJ
f. Dokumenty ustalające status organizacji zamawiającego zgodnie z wymaganiami standardu CMJ.
g. Opracowanie formularzy i rejestrów będących integralną częścią w/w dokumentów w formie i treści odpowiedniej do potrzeb i woli klienta.
h. Przygotowanie wniosku o akredytację
2. Szkolenie klienta z zakresu:
a. Wymagań zawartych w STANDARDZIE AKREDYTACYJNYM W ZAKRESIE UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH ORAZ FUNKCJONOWANIA SZPITALI
b. Wymagań CMJ
c. Metod zapewnienia spójności metrologicznej wg ISO 10012
d. Systemu wzajemnego uznawania (IAF, ILAC, EA, CEN, CENELEC, jednostki akredytujące, jednostki normalizujące, organizatorzy badań biegłości), porozumień międzynarodowych w zakresie systemu wzajemnego uznawania
e. Podstaw prawnych dla w/w systemu
3. Wdrożenie dokumentów do stosowania, a w szczególności:
a. Przygotowanie i przekazanie wytycznych odnośnie elektronicznego nadzorowania dokumentów i zapisów, jeżeli potrzebne, konfiguracja ustawień
b. Uzupełnienia zapisów wymaganych standardem i wymaganiami CMJ razem z Zamawiającym (po raz pierwszy i wtóry, aż do skutku)
c. Praktyczne szkolenie w formie konsultacji indywidualnych z zakresu stosowania opracowanej dokumentacji
d. Udzielenie wszelkiego wsparcia w celu uzyskania biegłego posługiwania się przez Zamawiającego systemem
4. Audyty:
a. Wymagań zawartych w STANDARDZIE AKREDYTACYJNYM W ZAKRESIE UDZIELANIA ŚWIADCZEŃ ZDROWOTNYCH ORAZ FUNKCJONOWANIA SZPITALI
b. Sporządzenie raportów w formie wymaganej przez CMJ z audytów,
c. Przekazanie raportów do klienta
d. Wykonanie, razem z Zamawiającym, działań poaudytowych w formie uzgodnionej z Zamawiającym. Jeżeli występuje konieczność korekty dokumentacji, wykonują ją Wykonawca
5. Złożenie wniosku
a. Współpraca przygotowanie wniosku wraz z wszystkimi załącznikami, przekazanie do Zamawiającego
b. Poinstruowanie (krok po kroku) jak złożyć wniosek
6. Obsługa akredytacji:
a. Wykonanie (na powyższych zasadach) działań po przeglądzie dokumentacji, wizytacji wstępnej i wizytacji końcowej
IV. Kontakt z wykonawcą
Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:
FORMULARZ OFERTY
na wykonanie zamówienia publicznego o wartości netto poniżej 30 000 €.
I. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO: (wpisz)
II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Usługę opracowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością CMJ w ……………
III. Tryb postępowania: Zapytanie ofertowe.
IV. Nazwa i adres WYKONAWCY (wpisz)
nazwa ……………………………………………………………
adres ……………………………………………………………
tel ……………………………………………………………..
fax ……………………………………………………………..
Regon ……………………………………………………………
NIP ……………………………………………………………..
KRS ……………………………………………………………..
(pieczęć Wykonawcy)
1. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za:
Wartość umowy ………….. zł netto + ………….. zł ( ………….. % )VAT = ………….. zł brutto
Słownie ………….. zł brutto.
2. Deklaruję ponadto:
a) termin wykonania usługi…………………… m-cy od dnia podpisania umowy.
b) warunki płatności : ………………………
c) udzielenie gwarancji Zamawiającemu na warunkach przedstawionych w zaproszeniu
d) spełnienie wymagań dla usługi wymienionych w szczegółowej specyfikacji dla projektów CMJ
e)
f) inne ………………………………………………………….,
…………………………..dn. ……………………….
……………………………………………………..
podpisy i pieczęcie osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy
Załącznik nr 1
OŚWIADCZENIE
Składając ofertę w trybie uproszczonym (pozaustawowe) na: Usługę opracowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością CMJ w ………….
oświadczamy, że spełniamy warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
2) posiadania wiedzy i doświadczenia;
3) spełniamy wymagania zawarte w normie ISO 10019
4) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
5) sytuacji ekonomicznej i finansowej
dnia………………………..
………………………………
podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy