Szczególnym przypadkiem przeglądu systemu przez kierownictwo jest przegląd dokonywany przed zgłoszeniem systemu zarządzania jakością do certyfikacji. Ocena gotowości systemu do certyfikacji stanowi ostatni etap procesu opracowywania i wdrożenia systemu zarządzania jakością. Dobrze przeprowadzony przegląd pozwala na wychwycenie wszelkich niedociągnięć oraz dokonanie odpowiednich korekt w systemie, a tym samym pozwala na uniknięcie przykrych konsekwencji dla organizacji już w trakcie certyfikacji systemu, w postaci na przykład zbyt dużej ilości
Po opracowaniu i wdrożeniu dokumentów systemu zarządzania jakością wg ISO 9001 oraz po odpowiednim okresie prowadzenia audytów wewnętrznych i podejmowania w ich wyniku działań korygujących i doskonalących powinien być przeprowadzony pełny przegląd systemu, przed zgłoszeniem go certyfikacji. Czas prowadzenia audytów, przed zgłoszeniem gotowości systemu, będzie oczywiście uzależniony od charakteru organizacji, stopnia złożoności procesów, wyrobów i usług. Czym bardziej złożona organizacja, z dużą ilością procesów, pojemną dokumentacją systemu, tym okres ten będzie dłuższy
Przegląd systemu zarządzania jakością wg ISO 9001 przed jego certyfikacją powinien być przeprowadzony z udziałem kierownictwa organizacji, właścicieli procesów, Pełnomocnika. Przegląd powinien stwierdzić tzw. gotowość systemu do certyfikacji. Gotowość ta oznacza, że:
- system w organizacji funkcjonuje zgodnie z opracowaną jego dokumentacją,
- wszystkie procesy objęte systemem zostały zweryfikowane poprzez audyty wewnętrzne,
- przeprowadzono skuteczne działania korygujące, jeśli zaistniała potrzeba podjęcia takich działań,
- właściciele procesów rozpoczęli doskonalenie procesów na podstawie ewidencji danych dotyczących realizacji przyjętych dla procesów celów,
- przeprowadzono przegląd systemu przez kierownictwo z uwzględnieniem realizacji polityki i celów jakości oraz zadowolenia klientów i wyznaczono dalsze działania
Przy przeglądzie systemu zarządzania jakością wg ISO 9001 i ocenie jego gotowości do certyfikacji szczególny nacisk powinien być położony na politykę jakości, ponieważ na ten element systemu również jest zwrócona uwaga audytora certyfikującego. Prowadzi on z reguły rozmowy z pracownikami różnych szczebli w celu ustalenia czy polityka jest dobrze przez wszystkich rozumiana, czy są oni świadomi wpływu polityki i własnej pracy na satysfakcję klienta. Polityka powinna być sformułowana w taki sposób, aby zawierała dążenie do ciągłego doskonalenia.
Należy zwrócić uwagę, że w momencie zgłaszania systemu do certyfikacji z reguły trudno jest wykazać się już wszystkimi konkretnymi efektami w zakresie doskonalenia systemu zarządzania i odpowiedzieć na wszystkie postawione pytania. Ustalone cele dla organizacji, jak również dla poszczególnych procesów obejmują na ogół roczny horyzont czasu do ich zrealizowania i oceny skuteczności. Stąd zasadniczego znaczenia w audycie certyfikacyjnym systemu nabiera pokazanie i udowodnienie przez organizację, że w systemie są zapisane odpowiednie działania, narzędzia – doskonalenia systemu.
Autor: Edyta Gajda
