Wady i zalety zintegrowanych systemów zarządzania

Różnice pomiędzy wdrożeniem systemów zarządzania jako przygotowanie do certyfikacji, a wdrożeniem jako narzędzie wsparcia zarządzania. Zalety i wady poszczególnych rozwiązań na podstawie Systemu Zarządzania Jakością według ISO 9001, Systemu Zarządzania […]

Różnice pomiędzy wdrożeniem systemów zarządzania jako przygotowanie do certyfikacji, a wdrożeniem jako narzędzie wsparcia zarządzania. Zalety i wady poszczególnych rozwiązań na podstawie Systemu Zarządzania Jakością według ISO 9001, Systemu Zarządzania Środowiskowego według ISO 14001 oraz Systemu Zarządzania Energią ISO 50001.

Decyzja o wdrożeniu w firmie jakiegokolwiek systemu zarządzania jest indywidualna dla każdej z nich. Zależy ona przede wszystkim od tego czy przyniesie to korzyści dla firmy? Jak wielkie one będą? Czy ma to być system certyfikowany na zewnątrz czy też nie? Często po prostu wymaga tego od przedsiębiorstwa klient. Jeśli już firma zdecyduje się na wdrożenie systemu ważna jak kolejna decyzja, która jest istotna dla przyszłego funkcjonowania systemu zarządzania jak i dalszej działalności przedsiębiorstwa. Każdy system można wprowadzić według dwóch podstawowych wariantów, czyli wdrożenie jako przygotowanie do certyfikacji oraz jako narzędzie wsparcia zarządzania.

Przygotowanie do certyfikacji

Decyzja o wdrożeniu w firmie jakiegokolwiek systemu zarządzania jest indywidualna dla każdej z nich. Zależy ona przede wszystkim od tego czy przyniesie to korzyści dla firmy? Jak wielkie one będą? Czy ma to być system certyfikowany na zewnątrz czy też nie? Na czy więc polega przygotowanie do certyfikacji?

Przygotowanie do certyfikacji to wdrożenie systemu zarządzania, w którym  tworzone są procedury i formularze tylko w wersji niezbędnej do wykazania zgodności z normą i służy przede wszystkim do uzyskania zgodności systemu z normą, a w rezultacie uzyskania odpowiedniego certyfikatu. Nie skupia się na kompleksowym zarządzaniu firmą w obszarach objętych wdrażanym systemem zarządzania tylko na poprawie wizerunku przedsiębiorstwa oraz ewentualnym spełnieniu wymagań klienta.

Podsumowując zaletami takiego rozwiązania są przede wszystkim:

  • niskie koszty i krótki czas wdrożenia,
  • minimalne obciążenie pracowników zadaniami wynikającymi z opracowanego systemu,
  • poprawa wizerunku firmy,
  • spełnienie wymagań klienta,

Wady to przede wszystkim:

  • brak kompleksowego wsparcia zarządzania firmą,
  • brak kompleksowego nadzoru nad działalnością przedsiębiorstwa,
  • brak wykorzystania na szeroką skalę dostępnych metod, narzędzi i technik zarządzania,
  • niska skuteczność wdrożonego systemu.

 System ISO jako narzędzie wsparcia zarządzania

System wdrożony jako narzędzie wsparcia zarządzania jest możliwie jak najdokładniej dopasowany do specyfiki działalności firmy, skrojony „na miarę”, wykorzystuje w optymalny sposób wszystkie znane i dostępna metody, narzędzia i techniki zarządzania.

System wdrożony jako narzędzie wsparcia zarządzania jest możliwie jak najdokładniej dopasowany do specyfiki działalności firmy, skrojony „na miarę”, wykorzystuje w optymalny sposób wszystkie znane i dostępna metody, narzędzia i techniki zarządzania. Ma zapewnić pełną skuteczność wdrożonych działań i kompleksowy nadzór nad działalnością przedsiębiorstwa we wszystkich obszarach objętych wdrażanym systemem zarządzania, a przede wszystkim doprowadzić do rozwoju firmy i jej przewagi wobec konkurencji.

Podsumowując zaletami takiego rozwiązania są przede wszystkim:

  • bardzo dobrze dopasowany system do specyfiki działalności firmy,
  • wykorzystanie na szeroką skalę dostępnych metod, narzędzi i technik zarządzania,
  • kompleksowe wsparcie zarządzania przedsiębiorstwem,
  • usystematyzowana działalność firmy,
  • system gromadzi i umożliwia dostęp do różnorodnych danych na temat działalności firmy ułatwiających kierowania firmą,
  • całościowy nadzór nad działalnością firmy,
  • bardzo wysoka skuteczność wdrożonego systemu,
  • poprawa wizerunku firmy,
  • spełnienie wymagań klienta, a także gotowość do spełniania wymagań przyszłych klientów,
  • szansa szybkiego rozwoju przedsiębiorstwa,
  • możliwość uzyskania przewagi konkurencyjnej.

Wady to przede wszystkim:większe obciążenie pracowników zadaniami wynikającymi z opracowanego systemu, 

  • wyższe koszty wdrożenia i utrzymania systemu w porównaniu do wersji przygotowania do certyfikacji
  • dłuższy czas wdrożenia,
  • system bardziej rozbudowany i skomplikowany.

Metody i techniki efektywnego zarządzania

Czy wystarczy tylko uzyskanie certyfikatu, czy jednak chce wdrożyć system jako kompleksowe narzędzie zarządzania jakością? Jeżeli jednak organizacja ma być efektywnie zarządzana musi zastosować narzędzia wspomagające. Ma do wyboru szeroki wachlarz narzędzi, metod i technik pozwalających skutecznie nadzorować i kompleksowo analizować cały obszar działalności dotyczący jakości.

System Zarządzania Jakością ISO 9001 jest obecnie najpopularniejszym systemem zarządzania stosowanym w firmach w Polsce jak i w Europie. Jednak ustępuje on powoli miejsca innym, coraz bardziej popularnym systemom zarządzania w tym, związanym z ochroną środowiska Systemem Zarządzania Środowiskowego ISO 14001 oraz niejako jego rozwinięciem i uzupełnieniem Systemem Zarządzania Energią ISO 50001. Wymienione systemy zarządzania coraz częściej wdrażane są w przedsiębiorstwach jako jedno zintegrowane narzędzie zarządzania, które przynosi wymierne korzyści zarówno w obszarze zarządzania firmą jak i kosztów jej działalności.

System Zarządzania Jakością ISO 9001 pozwala w przedsiębiorstwie wprowadzić kompleksowy nadzór nad jakością wyrobów i/lub usług podczas całego procesu wytwarzania od wejścia materiałów, poprzez kontrolę międzyoperacyjną, po odbiór końcowy wyrobu i/lub usługi, a także nadzór nad całym procesem reklamacyjnym. Najważniejsze jednak jest to jaką formą wdrożenia firma jest zainteresowana.

Czy wystarczy jej tylko uzyskanie certyfikatu, czy jednak chce wdrożyć system jako kompleksowe narzędzie zarządzania jakością?

Norma ISO 9001 dotycząca Systemów Zarządzania Jakością daje praktycznie nieograniczone możliwości w obszarze zapewnienia jakości. Ograniczenia leżą w zasadzie jedynie po stronie samego przedsiębiorstwa i pomysłowości osób, które mają w nim wpływ na obszar zarządzania jakością. Jeśli firma chce wdrożyć System Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001 jako jedynie przygotowanie do certyfikacji, to system ten obejmuje tylko niezbędne minimum, czyli tylko taki zakres systemu i dokumentację (księga jakości, procedury, instrukcje, formularze, zapisy), których bezwzględnie wymaga norma ISO 9001 dotycząca Systemów Zarządzania Jakością. Forma ta ogranicza koszty wdrożenia i ilość użytych zasobów, ale nie pozwala kompleksowo nadzorować i zarządzać jakością w firmie, a także ją analizować. Jeżeli jednak przedsiębiorstwo chce efektywnie zarządzać swoim obszarem zapewnienia jakości to ma do wyboru szeroki wachlarz narzędzi, metod i technik pozwalających skutecznie nadzorować i kompleksowo analizować cały obszar działalności dotyczący jakości. Wybór, które narzędzia, metody i techniki oraz ich zakres firma powinna wybrać, zdeterminowany jest specyfiką działalności przedsiębiorstwa, wymogami rynków, na których działa, a także wymaganiami samych klientów. Do wyboru jest ich bardzo wiele, począwszy od najprostszych jak:

  • narzędzie 5S, którego celem jest stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy, a w rezultacie poprawa jakości wyrobów i/lub usług,
  • metoda 5why, pozwalająca na efektywne wykrywanie faktycznych przyczyn defektów czy błędów,
  • diagram Ishikawy, który pomaga ustalić przyczyny danego problemu i ich skutki,
  • Kaizen, czyli filozofia, która kładzie szczególny nacisk na ciągłe doskonalenie,
  • analiza Pareto, która pozwala ustalić najczęstsze przyczyny wad,

poprzez bardziej skomplikowane jak:

  • statystyczna kontrola procesów (SPC), służąca analizie jakości na podstawie danych statystycznych,
  • analiza systemów pomiarowych (MSA), która analizuje zdolność używanego systemu pomiarowego na podstawie danych pomiarowych,
  • 8D, czyli metoda służąca do kompleksowego rozwiązywania problemów,
  • metoda QFD, której celem jest odzwierciedlenie wymogów klientów we właściwościach wyrobów i/lub usług,
  • analiza FMEA, która ma za zadanie zapobiegać skutkom pojawienia się możliwych niezgodności,

po już całościowe systemy zarządzania charakterystyczne w szczególności dla przemysłu motoryzacyjnego, ale nie tylko, a wykorzystujące m. in. w/w metody, techniki i narzędzia:

  • proces PPAP służący do zatwierdzania wyrobów do produkcji,
  • jak i APQP, czyli zaawansowane planowanie jakości.

Minimalne wymagania dokumentacji a certyfikacja ISO

System Zarządzania zgodny z normą ISO 9001, podobnie jak systemy zgodne z ISO 14001 jak i z ISO 50001, w celu przygotowania do certyfikacji wymaga przynajmniej wdrożenie pewnego minimum dotyczącego zakresu systemu jak i jego dokumentacji, aby w sposób wystarczający spełnić wszystkie wymagania normy.

W przypadku normy ISO 9001, aby osiągnąć zgodność systemu z tą normą i spełniać jej minimalne wymagania, a więc wdrożyć system jako przygotowanie do certyfikacji, należy opracować i wdrożyć system i jego dokumentację postępują w następujący sposób:

  • Utworzyć w firmie zespół, który zajmie się wdrożeniem systemu,
  • Opracować harmonogram wdrożenia systemu i postępować ściśle z jego założeniami,
  • Powołać Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001,
  • Właściciel, Prezes, Dyrektor Zarządzający powinien wydać zarządzenie wewnętrzne informujące o rozpoczęciu prac na wdrażaniem Systemu Zarządzania Jakością według normy ISO 9001 oraz wprowadzające odpowiednią strukturę organizacyjną uwzględniającą osobę Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością,
  • Opracować i wdrożyć Politykę Jakości przedsiębiorstwa,
  • Określić zakres Systemu Zarządzania Jakością
  • Ustalić mapę procesów zachodzących w firmie,
  • Określić cele dotyczące jakości organizacji,
  • Ustalić zakresy kompetencji i odpowiedzialności pracowników,
  • Opracować Księgę Jakości,
  • Opisać ewentualne wykluczenia i ich uzasadnienie,
  • Określić sposób nadzoru nad procesami zleconymi na zewnątrz, jeśli takie występują,
  • Opracować i wdrożyć obligatoryjne procedury wraz z odpowiednimi załącznikami i/lub formularzami, których bezwzględnie wymaga norma ISO 9001, czyli procedury:
  • Nadzór nad dokumentami,
  • Nadzór na zapisami,
  • Audyt wewnętrzny,
  • Nadzór nad wyrobem niezgodnym,
  • Działania korygujące,
  • Działania zapobiegawcze.

Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością może mieć dowolną formę i może wykorzystywać dowolny rodzaj nośnika. Procedury natomiast mogą być łączone lub rozdzielane na bardziej szczegółowe według uznania wdrażającego. Zakres dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w przedsiębiorstwie może być różny w zależności od wielkości i rodzaju prowadzonej działalności, złożoności procesów i ich wzajemnego na siebie oddziaływania, kompetencji pracowników jak i charakterystyki rynku, na jakim działa firma.

Narzędzia, metody i techniki zarządzania jakością

Występuje wiele narzędzi, metod i technik wspomagających zarządzanie w przedsiębiorstwie, znanych i bardziej lub mniej powszechnie stosowanych w firmach w Polsce, w Europie i na świecie. Są one najczęściej indywidualnie dobrane w zależności od charakterystyki działalności i samych potrzeb przedsiębiorstwa. Należą do nich m. in. FMEA, 5S, 5WHY, Analiza Systemów Pomiarowych (MSA), Statystyczna Kontrola Procesów (SPC), Raport 8D

System Zarządzania Jakością według normy ISO 9001, a także inne systemy zarządzania, takie jak zgodne z normą ISO 14001 i ISO 50001, oprócz wdrożenia tylko jako przygotowanie do certyfikacji, czyli wdrożenie minimalnego zakresu systemu i tylko bezwzględnie wymaganej dokumentacji, można także wdrożyć jako kompleksowe narzędzie wsparcia zarządzania. System Zarządzania wdrożony w ten sposób, oprócz obligatoryjnie wymaganego normą ISO 9001 zakresu, może, a nawet powinien zawierać także inne, wdrożone, dodatkowe procedury, narzędzia, metody i techniki zarządzania jakością, które pozwalają kompleksowo zarządzać całym obszarem zapewnienia jakości w firmie. Najczęściej wykorzystywane i narzędzia, metody i techniki jakościowe oraz „około jakościowe” to m.in.:

  • 5S – którego celem jest stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy, a w rezultacie poprawa jakości wyrobów i/lub usług,
  • 5Why – metoda pozwalająca na efektywne wykrywanie faktycznych przyczyn defektów czy błędów,
  • Diagram Ishikawy – pomaga ustalić przyczyny danego problemu i ich skutki,
  • Kaizen – filozofia, która kładzie szczególny nacisk na ciągłe doskonalenie,
  • Analiza Pareto – pozwala ustalić najczęstsze przyczyny wad,
  • Statystyczna Kontrola Procesów (SPC) – służy analizie jakości na podstawie danych statystycznych,
  • Analiza Systemów Pomiarowych (MSA) – pozwala analizować zdolność stosowanego systemu pomiarowego na podstawie danych z przeprowadzanych pomiarów,
  • 8D – metoda służąca do kompleksowego rozwiązywania problemów,
  • QFD – metoda, której celem jest odzwierciedlenie wymogów klientów we właściwościach wyrobów i/lub usług,
  • Analiza FMEA – ma ona za zadanie zapobiegać skutkom pojawienia się możliwych niezgodności,
  • PPAP – proces służący do zatwierdzania wyrobów do produkcji,
  • APQP – czyli zaawansowane planowanie jakości,
  • Zarządzanie Przez Cele – metoda, która polega na wspólnym wyznaczeniu celów dla firmy przez pracowników i ich przełożonych, określaniu ich mierników i oczekiwanych wyników oraz na cyklicznej ocenie uzyskanych rezultatów,
  • Optymalizacja Procesów Biznesowych – czyli dopasowanie procesów jak najdokładniej do specyfiki działalności przedsiębiorstwa,
  • Badanie Satysfakcji Klienta – pozwala poznać stopień zadowolenia klienta ze współpracy z firmą,
  • Ocena Pracownicza – narządzie, które służy do nadzorowania kompetencji pracowników,
  • Ścieżka Rozwoju Pracownika – która służy do planowania kariery zawodowej pracownika,
  • Badanie Satysfakcji Pracownika – to narzędzie, które pozwala na określenie stopnia zadowolenia pracowników w stosunku do wybranych obszarów działalności firmy.

Występuje jeszcze wiele innych narzędzi, metod i technik wspomagających zarządzanie w przedsiębiorstwie, znanych i bardziej lub mniej powszechnie stosowanych w firmach w Polsce, w Europie i na świecie. Są one najczęściej indywidualnie dobrane w zależności od charakterystyki działalności i samych potrzeb przedsiębiorstwa.

Wszystko to ma na celu pomóc w jak najlepszym możliwym stopniu kompleksowo nadzorować i analizować cały obszar zapewnienia jakości w firmie. Zależy to jednak ostatecznie od tego, czy przedsiębiorstwo chce, a przede wszystkim potrzebuje takich rozwiązań. O tym musi już zadecydować najwyższe kierownictwo.

Integracja systemów zarządzania ISO

Oprócz popularnego Systemu Zarządzania Jakością wg ISO 9001 w firmach coraz częściej wdrażane są systemy zarządzania związane z ochroną środowiska, czyli System Zarządzania Środowiskowego ISO 14001.

Oprócz popularnego Systemu Zarządzania Jakością wg ISO 9001 w firmach coraz częściej wdrażane są systemy zarządzania związane z ochroną środowiska, czyli System Zarządzania Środowiskowego ISO 14001, a także niejako go uzupełniający, stosunkowo nowy i zdobywający dopiero uznanie System Zarządzania Energią ISO 50001. Wyżej wymienione systemy zarządzania uznawane są za przyszłościowe w dobie zwiększających się cały czas i odgórnie nakładanych przez państwo i Unię Europejską wymogów związanych z ochroną środowiska i coraz bardziej efektywnym wykorzystywaniem dostępnych źródeł energii. Systemy te, po ich wdrożeniu, przynoszą także konkretne, wymierne korzyści dla firmy.

System Zarządzania Środowiskowego zgodny z normą ISO 14001, podobnie jak systemy zgodne z ISO 9001 jak i z ISO 50001, w celu przygotowania do certyfikacji wymaga wdrożenia przynajmniej określonego minimum dotyczącego zakresu systemu jak i jego dokumentacji, aby w sposób wystarczający spełnić wszystkie wymagania normy.

W przypadku normy ISO 14001, aby zgodność systemu z tą normą i spełniać jej minimalne wymagania, a więc wdrożyć system jako przygotowanie do certyfikacji, należy opracować i wdrożyć system i jego dokumentację postępując w następujący sposób:

  • Utworzyć w firmie zespół, który zajmie się wdrożeniem systemu,
  • Opracować harmonogram wdrożenia systemu i postępować ściśle z jego założeniami,
  • Powołać Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Środowiskowego ISO 14001,
  • Właściciel, Prezes, Dyrektor Zarządzający powinien wydać zarządzenie wewnętrzne informujące o rozpoczęciu prac na wdrażaniem Systemu Zarządzania Środowiskowego według normy ISO 14001 oraz wprowadzające odpowiednią strukturę organizacyjną uwzględniającą osobę Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Środowiskowego,
  • Opracować i wdrożyć Politykę Środowiskową przedsiębiorstwa,
  • Określić zakres Systemu Zarządzania Środowiskowego
  • Ustalić mapę procesów zachodzących w firmie związanych z systemem ISO 14001,
  • Ustalić zakresy kompetencji i odpowiedzialności pracowników w obszarze związanych z ochroną środowiska,
  • Opracować i wdrożyć obligatoryjne procedury wraz z odpowiednimi załącznikami czy formularzami, których bezwzględnie wymaga norma ISO 14001, czyli procedury:
    • Przyjmowanie, dokumentowanie i reagowanie na zapytania zainteresowanych stron zewnętrznych,Cele, zadania i programy środowiskowe,
    • Wymagania prawne i inne,
    • Kompetencje, szkolenia i świadomość,
    • Komunikacja,
    • Nadzór nad dokumentami (wspólna z normą ISO 9001),
    • Nadzór nad zapisami (wspólna z normą ISO 9001),
    • Sterowanie operacyjne,
    • Gotowość do reagowania na sytuacje niebezpieczne i awarie,
    • Monitorowanie i pomiary,
    • Niezgodność, działania korygujące i zapobiegawcze (wspólne z normą ISO 9001),
    • Audyt wewnętrzny (wspólna z normą ISO 9001).
  • Dokumentacja Systemu Zarządzania Środowiskowego może mieć dowolną formę i może wykorzystywać dowolny rodzaj nośnika. Procedury natomiast mogą być łączone lub rozdzielane na bardziej szczegółowe według uznania wdrażającego. Zakres dokumentacji Systemu Zarządzania Środowiskowego w przedsiębiorstwie może być różny w zależności od wielkości i rodzaju prowadzonej działalności, złożoności procesów i ich wzajemnego na siebie oddziaływania, kompetencji pracowników jak i charakterystyki rynku na jakim działa firma.

Jak zintegrować ISO 9001 z ISO 14001?

System Zarządzania Środowiskowego wdrożony w ten sposób, oprócz obligatoryjnie wymaganego normą ISO 14001 zakresu, może, a nawet powinien zawierać także inne, wdrożone, dodatkowe procedury i ewentualnie narzędzia, metody i techniki zarządzania, które pozwalają kompleksowo zarządzać całym obszarem ochrony środowiska w przedsiębiorstwie.

System Zarządzania Środowiskowego według normy ISO 14001, a także inne systemy zarządzania, takie jak bardzo popularne zgodne z normą ISO 9001 Systemy zarządzania Jakością i jak i mniej znany i stosowany System zarządzania Energią wg ISO 50001, oprócz wdrożenia tylko jako przygotowanie do certyfikacji, czyli wdrożenie minimalnego zakresu systemu i tylko bezwzględnie wymaganej dokumentacji, można także wdrożyć jako kompleksowe narzędzie wsparcia zarządzania obszarem ochrony środowiska. System Zarządzania Środowiskowego wdrożony w ten sposób, oprócz obligatoryjnie wymaganego normą ISO 14001 zakresu, może, a nawet powinien zawierać także inne, wdrożone, dodatkowe procedury i ewentualnie narzędzia, metody i techniki zarządzania, które pozwalają kompleksowo zarządzać całym obszarem ochrony środowiska w przedsiębiorstwie. Firma posiadająca System Zarządzania Środowiskowego ISO 14001 ma  w tym obszarze szerokie pole manewru i najczęściej są tworzone dodatkowe procedury z zakresu sterowania operacyjnego, które mają związek z charakterem działalności danego przedsiębiorstwa. Przykładami takich dokumentów mogą być procedury dotyczące:

  • Sterowania parametrami eksploatacji  kotłowni w celu ograniczenia zużycia opału i emisji substancji szkodliwych do powietrza,
  • Eksploatacji samochodów służbowych w celu minimalizacji zużycia paliwa i innych środków eksploatacyjnych,
  • Optymalizacji zużycia środków eksploatacyjnych do produkcji np. wyrobów elektronicznych,
  • Minimalizacji zużycia materiałów eksploatacyjnych maszyn i urządzeń,
  • Ograniczenia energochłonności produkcji,
  • Minimalizacji emisji do powietrza substancji szkodliwych powstałych w procesie produkcyjnym i ich monitoringiem,
  • Szczegółowego postępowania z odpadami i ich recyklingiem,
  • Sposobu magazynowania substancji niebezpiecznych i postępowania z nimi,
  • Obsługi przyzakładowej oczyszczalni ścieków,
  • Kontroli zgodności działalności firmy z wymaganiami i postanowieniami Pozwolenia Zintegrowanego i/lub pozwolenia wodno – prawnego,
  • Analizy i oceny ryzyka wystąpienia zdarzeń szkodliwych dla środowiska naturalnego oraz plan postępowania z ryzykiem,
  • i inne.

W przypadku procedur z zakresu sterowania operacyjnego istnieją praktycznie nieograniczone możliwości ich wdrożenia i stosowania oraz wykorzystania odpowiednich  narzędzi, metod i technik zarządzania, które pozwalają kompleksowo kierować Systemem Zarządzania Środowiskowego ISO 14001 jak i całym obszarem ochrony środowiska w firmie w ogóle. Wszystko zależy od charakteru prowadzonej przez daną firmę działalności jak, samej kreatywności pracowników, chęci i potrzeby działania w tym obszarze.

Jak zintegrować system zarządzania z ISO 50001?

Oprócz popularnych Systemów Zarządzania: Jakością wg ISO 9001 i Środowiskowego wg ISO 14001, w firmach coraz częściej wdrażane są Systemy Zarządzania Energią wg ISO 50001. Jest to stosunkowo nowy i zdobywający dopiero uznanie system zarządzania niejako uzupełniający System Zarządzania Środowiskowego wg ISO 14001 i posiadający także podobną strukturę.

Jest to stosunkowo nowy i zdobywający dopiero uznanie system zarządzania niejako uzupełniający System Zarządzania Środowiskowego wg ISO 14001 i posiadający także podobną strukturę. Systemy Zarządzania Energią powszechnie uznawane są za przyszłościowe w dobie zwiększających się cały czas i odgórnie nakładanych przez państwo i Unię Europejską wymogów związanych z coraz bardziej efektywnym wykorzystywaniem dostępnych źródeł energii. Systemy wdrożone wg ISO 50001, po ich wdrożeniu, przynoszą także konkretne, wymierne korzyści dla firmy.

System Zarządzania Energią zgodny z normą ISO 50001, podobnie jak systemy zgodne z ISO 9001 jak i z ISO 14001, w celu przygotowania do certyfikacji wymaga wdrożenia przynajmniej określonego minimum dotyczącego zakresu systemu jak i jego dokumentacji, aby w sposób wystarczający spełnić wszystkie wymagania normy.

W przypadku normy ISO 50001, aby osiągnąć zgodność systemu z tą normą i spełniać jej minimalne wymagania, a więc wdrożyć system jako przygotowanie do certyfikacji, należy opracować i wdrożyć system i jego dokumentację postępują w następujący sposób:

  • Utworzyć w firmie zespół, który zajmie się wdrożeniem systemu,
  • Opracować harmonogram wdrożenia systemu i postępować ściśle z jego założeniami,
  • Powołać Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Energią ISO 50001,
  • Właściciel, Prezes, Dyrektor Zarządzający powinien wydać zarządzenie wewnętrzne informujące o rozpoczęciu prac na wdrażaniem Systemu Zarządzania Energią według normy ISO 50001 oraz wprowadzające odpowiednią strukturę organizacyjną uwzględniającą osobę Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Energią,
  • Opracować i wdrożyć Politykę Energetyczną przedsiębiorstwa,
  • Określić zakres i granice Systemu Zarządzania Energią,
  • Firma powinna zapewnić, że pracownicy związani z wykorzystaniem energii są kompetentni, a więc posiadający odpowiednie doświadczenie i przeszkolenie (wspólne z ISO 9001 i ISO 14001),
  • Opracować i wdrożyć procedury lub sposoby postępowania wraz z odpowiednimi załącznikami czy formularzami, a także przechowywać zapisy, których wymaga norma ISO 50001, dotyczące obszarów:
    • Planowanie energetyczne
    • Wymagania prawne i inne (wspólne z ISO 9001 i ISO14001)
    • Przegląd energetyczny
    • Określenia energii bazowej,
    • Zdefiniowania Wskaźników Wyniku Energetycznego (WWE),
    • Ustalenia celów i zadań energetycznych i planów działań w zakresie zarządzania energią,
    • Komunikacji (wspólne z ISO 14001),Nadzoru nad dokumentami (wspólne z ISO 9001 i ISO 14001),
    • Sterowania operacyjnego (wspólne z ISO 14001),
    • Projektowania wyniku energetycznego
    • Zakupów usług energetycznych,
    • Monitorowania, mierzenia i analizy (wspólne, z ISO 9001 i ISO 14001),
    • Audytu wewnętrznego (wspólne z normą ISO 9001 i ISO 14001),
    • Niezgodności, korekt, działań korygującymi i zapobiegawczymi (wspólne z ISO 9001 i ISO 14001),
    • Nadzoru nad zapisami (wspólne z normą ISO 9001 i ISO 14001),
    • Przeglądu zarządzania (wspólne z ISO 9001 i ISO 14001).

Dokumentacja Systemu Zarządzania Energią może mieć dowolną formę i może wykorzystywać dowolny rodzaj nośnika. Procedury natomiast mogą być łączone lub rozdzielane na bardziej szczegółowe  według uznania wdrażającego. Zakres i granice Systemu Zarządzania Energią wg ISO 50001 w przedsiębiorstwie mogą być różne w zależności od skali organizacji i charakteru jej działalności, złożoności procesów i interakcji między nimi, kompetencji personelu i charakterystyki rynku na jakim działa firma.

Zintegrowany system zarządzania – podsumowanie

Pod względem kosztowym, organizacyjnym i nakładu pracy wdrożenie Zintegrowanego systemu zarządzania jest zdecydowanie korzystniejsze dla firmy niż miało by to miejsce w przypadku wdrożenia wymagań każdej z tych norm oddzielnie.

System Zarządzania Energią według normy ISO 50001, a także inne systemy zarządzania, takie jak bardzo popularne zgodne z normą ISO 9001 Systemy Zarządzania Jakością i jak i nie mniej znane i stosowane Systemy Zarządzania Środowiskowego wg ISO 14001, oprócz wdrożenia tylko jako przygotowanie do certyfikacji, czyli wdrożenie minimalnego zakresu systemu i tylko bezwzględnie wymaganej dokumentacji, można także wdrożyć jako kompleksowe narzędzie wsparcia zarządzania obszarem wykorzystania energii. System Zarządzania Energią wdrożony w ten sposób, oprócz obligatoryjnie wymaganego normą ISO 50001 zakresu, może, a nawet powinien zawierać także inne, wdrożone, dodatkowe procedury i ewentualnie narzędzia, metody i techniki zarządzania, które pozwalają kompleksowo zarządzać całym obszarem zużycia energii w przedsiębiorstwie. Firma posiadająca System Zarządzania Energią ISO 50001 ma  szerokie pole do manewru i najczęściej tworzone są dodatkowe, zróżnicowane procedury, które ściśle mają związek z charakterem działalności danego przedsiębiorstwa. Przykładami takich dokumentów mogą być procedury dotyczące obszarów:

  • Planowania energetycznego,
  • Przeglądu energetycznego,
  • Celów energetycznych,
  • Zadań energetycznych,
  • Planów działań w zakresie zarządzania energią,
  • Projektowania nowych, zmodyfikowanych i odnawianych obiektów, wyposażenia, systemów i procesów, które mogą mieć znaczący wpływ na wynik energetyczny,
  • Zakupów usług energetycznych, produktów, wyposażenia i energii,
  • Monitorowania, mierzenia i analizy kluczowych charakterystyk, które określają wynik energetyczny.

W przypadku procedur z wyżej wymienionego zakresu istnieją praktycznie nieograniczone możliwości ich wdrożenia i stosowania oraz wykorzystania odpowiednich  narzędzi, metod i technik zarządzania, które pozwalają kompleksowo kierować Systemem Zarządzania Energią ISO 50001 jak i całym obszarem zużycia energii w firmie w ogóle. Wszystko zależy od charakteru prowadzonej przez daną firmę działalności jak, samej kreatywności pracowników, chęci i potrzeby działania w tym obszarze.

Ponieważ normy ISO 9001, ISO 14001 i ISO 50001 mają wiele cech wspólnych ułatwia to wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodnego z wymaganiami tych trzech wymienionych norm. Pod  względem kosztowym, organizacyjnym i nakładu pracy wdrożenie takiego rozwiązania jest zdecydowanie korzystniejsze dla firmy niż miało by to miejsce w przypadku wdrożenia wymagań każdej z tych norm oddzielnie. Wszystko jednak zależy od zaangażowania najwyższego kierownictwa przedsiębiorstwa, planowanych nakładów, możliwości i charakteru prowadzonej działalności.

 

 

Przewijanie do góry