Co musi zawierać Plan Jakości według AQAP 2105?
Plan Jakości, zgodnie ze standardami NATO, jest dokumentem sporządzonym przez Dostawcę, który precyzuje, jakie procedury i powiązane z nimi zasoby muszą być stosowane, a także przez kogo i kiedy, w odniesieniu do konkretnego projektu, wyrobu, procesu lub wymagania zawartego w umowie.
Choć ogólne ramy planowania operacyjnego nakreśla AQAP 2110, to publikacja AQAP 2105 („Wymagania NATO dotyczące planów jakości”) jest dokumentem nadrzędnym w zakresie szczegółowej treści merytorycznej takiego planu.
Plan Jakości musi zawierać:
• Szczególne wymagania SZJ dla umowy: Opis i dokumentacja wymagań systemu zarządzania jakością, które są specyficzne dla danej umowy („contract-specific”) i niezbędne do spełnienia jej warunków, stanowiąc uzupełnienie dla ogólnozakładowego systemu jakości Dostawcy.
• Planowanie realizacji wyrobu: Dokumentacja planowanej produkcji, która musi uwzględniać:
◦ wymagania jakościowe dotyczące wyrobu i kryteria akceptacji,
◦ niezbędne zasoby, w tym m.in. zasady komunikacji w przypadku prac prowadzonych poza siedzibą Dostawcy.
◦ wymagane czynności kontrolne, takie jak weryfikacja, walidacja, monitorowanie, sprawdzanie i badania,
◦ konkretne kryteria akceptacji.
• Ustalenia dotyczące pracy poza siedzibą: Jeśli prace są prowadzone w placówkach zlokalizowanych poza siedzibą Dostawcy, plan musi zawierać konkretne uzgodnienia i wymagania w zakresie komunikacji w tych miejscach.
• Macierz zgodności wymagań i rozwiązań (Requirement and Solution Compliance Matrix): Dokument ten musi zapewniać identyfikowalność wymagań od etapu planowania i uzasadniać, w jaki sposób wszystkie wymagania zawarte w umowie zostaną spełnion. Może on stanowić część Planu Jakości lub być jego odrębnym załącznikiem.
• Zasady aktualizacji: Plan musi odnosić się do ewentualnych poprawek i wersji zmienionych, przy czym Zamawiający i/lub GQAR zastrzegają sobie prawo do ich odrzucenia.
Kwestie formalne związane z Planem Jakości stawiają wymów zobowiązania Dostawcy, aby przedłożył Plan Jakości przedstawicielowi GQAR lub Zamawiającemu w uzgodnionym terminie, jednak zawsze przed rozpoczęciem prac (np. podczas spotkania inicjującego projekt). Ponadto wszystkie osoby zaangażowane w realizację umowy, w tym Dostawcy Zewnętrzni, muszą być świadome zapisów Planu Jakości w zakresie dotyczącym ich obszaru odpowiedzialności.
Kto i kiedy może odrzucić Plan Jakości?
Zgodnie z AQAP 2110, Zamawiający oraz Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) posiadają formalne uprawnienie do odrzuceniagotowego Planu Jakości (PJ lub QP). Sytuacja taka może mieć miejsce w kilku konkretnych przypadkach jak np.:
• Brak akceptowalności merytorycznej: Zamawiający i/lub GQAR zastrzegają sobie ogólne prawo do odrzucenia nie tylko pierwotnego Planu Jakości ale też jego wszelkich poprawionych wersji i poprawek, jeśli uznają, że dokument nie spełnia pokładanych w nim oczekiwań lub wymagań kontraktowych.
• Niezgodność z wymaganiami treściowymi: Plan może zostać odrzucony, jeśli nie zawiera kluczowych elementów wymaganych przez standard, takich jak:
◦ Specyficzne wymagania SZJ: Brak opisu wymagań „specyficznych dla danej umowy”, które są niezbędne do jej realizacji.
◦ Planowanie realizacji wyrobu: Brak szczegółowego opisu zasobów, czynności kontrolnych (weryfikacja, walidacja, monitorowanie, badania) lub kryteriów akceptacji.
◦ Macierz zgodności: Brak udokumentowanej identyfikowalności wymagań lub brak schematu (macierzy) zgodności wymagań i rozwiązań, który uzasadnia spełnienie wszystkich zapisów umowy.
• Niedotrzymanie terminów: Dostawca ma obowiązek przedłożyć plan we wzajemnie uzgodnionym terminie, ale bezwzględnie przed rozpoczęciem prac (np. przed spotkaniem inicjującym projekt). Przedłożenie planu po terminie lub po rozpoczęciu działań operacyjnych może skutkować jego odrzuceniem jako dokumentu niespełniającego warunków formalnych.
• Nieskuteczność w adresowaniu wymagań: Plan musi w sposób bezpośredni „odnosić się do wymagań zawartych w umowie”. Jeśli dokument jest zbyt ogólny (odnosi się tylko do systemu „w całym przedsiębiorstwie” zamiast do konkretnego projektu), zamawiający ma prawo żądać jego poprawy.
Wszelkie wymagania dotyczące szczegółowej treści Planu Jakości są zawarte w AQAP 2105, który jest przywołany jako wymaganie normatywne w AQAP 2110.
Można to porównać do składania wniosku o pozwolenie na budowę: jeśli inspektor (GQAR) odrzuci projekt (Plan Jakości) z powodu błędów lub braków, inwestor nie może legalnie „wbijać łopat” (zaczynać prac). Musi poprawić dokumentację zgodnie z uwagami, a za opóźnienia wynikające z dostarczenia wadliwego projektu może zapłacić przewidziane w umowie kary.
Co oznacza odrzucenie Planu Jakości?
W przypadku, gdy Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) lub Zamawiający odrzuci Plan Jakości, sytuacja ta rodzi konkretne skutki proceduralne i kontraktowe dla Dostawcy. W takiej sytuacji dochodzi do następujących działań:
• Obowiązek poprawy i przedłożenia nowej wersji: Zamawiający oraz GQAR zastrzegają sobie prawo do odrzucenia nie tylko pierwotnego planu jakości, ale także jego wszelkich późniejszych, poprawionych wersji.
• Blokada rozpoczęcia prac: Jest to najpoważniejsza konsekwencja operacyjna. Dostawca musi przedłożyć zaakceptowany plan jakości przed rozpoczęciem prac (co może być zdefiniowane jako spotkanie inicjujące projekt lub inny termin umowny). Odrzucenie planu oznacza, że ten warunek wstępny nie został spełniony.
• Konieczność korekty: Odrzucenie planu wymusza na dostawcy opracowanie nowej, poprawionej wersji dokumentu, która musi zostać przedłożona GQAR we wzajemnie uzgodnionym terminie.
• Brak dowodów zgodności: Bez zaakceptowanego planu Dostawca nie może udowodnić, że zaplanował odpowiednie czynności kontrolne (weryfikację, walidację, monitorowanie, badania), co podważa zaufanie do przyszłej jakości wyrobu. Aby nowa wersja została zaakceptowana, Dostawca musi upewnić się, że plan poprawnie adresuje wymagania kontraktowe, w tym:
◦ szczegółowe uzgodnienia dotyczące komunikacji i zasobów,
◦ planowane czynności kontrolne (weryfikację, walidację, monitorowanie) i kryteria akceptacji,
◦ macierz zgodności wymagań i rozwiązań, która merytorycznie uzasadnia spełnienie każdego punktu umowy.
• Ryzyko kar umownych: Choć proces akceptacji QP jest techniczny, jego niepowodzenie może prowadzić do opóźnień w realizacji kamieni milowych umowy, co zgodnie z ogólnymi zasadami standardu może skutkować nałożeniem kar umownych zdefiniowanych w kontrakcie.
Plan Jakości musi spełniać zasady takie jak przy zatwierdzaniu planu lotu przed startem samolotu: pilot (Dostawca) musi przedstawić kontrolerowi (GQAR) precyzyjny plan trasy, uwzględniający wszystkie punkty nawigacyjne (wymagania umowy) i zapas paliwa (macierz zgodności). Jeśli kontroler odrzuci ten plan, samolot nie ma prawa oderwać się od ziemi (rozpocząć prac). Pilot musi poprawić mapy tak długo, aż zyska pewność kontrolera, że lot będzie bezpieczny i zgodny z przepisami – w przeciwnym razie cała operacja zostaje wstrzymana, co generuje koszty i opóźnienia dla przewoźnika.
Kto zatwierdza poprawioną wersję odrzuconego planu jakości?
Uprawnionym do zatwierdzenia lub odrzucenia poprawionej wersji planu jakości jest zamawiający oraz/lub Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR).
Akceptacji poprawionego planu jakości odbywa się na zasadach:
• Wyłączne prawo do decyzji: AQAP 2110 wyraźnie zastrzega, że to Zamawiający i/lub GQAR mają prawo do odrzucenia planów jakości oraz wszelkich ich poprawionych wersji (revisions).
• Wymóg „akceptowalności”: Dostawca jest zobowiązany do przedłożenia planu jakości (QP), który będzie możliwy do zaakceptowania przez te organy. Dopiero po uzyskaniu takiej akceptacji plan staje się dokumentem wiążącym dla danej umowy.
• Ramy czasowe: Poprawiona wersja musi zostać przedłożona we wzajemnie uzgodnionym terminie, ale kluczowym wymogiem jest to, aby plan został zaakceptowany przed rozpoczęciem prac nad projektem lub umową.
• Hierarchia decyzyjna: W sytuacjach, gdy w umowie nie wyznaczono przedstawiciela GQAR lub gdy nie posiada on uprawnień do zatwierdzania poprawek w planach, funkcję tę automatycznie przejmuje Zamawiający jako organ rozstrzygający.
• Komunikacja poprawek: Upoważniony przedstawiciel Kierownictwa Dostawcy musi dbać o to, aby informacje o poprawkach przekazywane do GQARi/lub Zamawiającego były na satysfakcjonującym poziomie i w odpowiednim zakresie.
Czy GQAR może wstrzymać produkcję po odrzuceniu planu?
Zgodnie z wymaganiami AQAP 2110, sytuacja, w której plan jakości zostaje odrzucony, ma bezpośredni wpływ na możliwość prowadzenia prac produkcyjnych w ramach kontraktu.
Wstrzy,anie produkcji nastąpi poprzez:
• Wymóg akceptacji przed startem prac: Dostawca ma obowiązek przedłożyć akceptowalny Plan Jakości (QP) przedstawicielowi GQAR i/lub Zamawiającemu przed rozpoczęciem prac. Prace te mogą być zdefiniowane jako moment spotkania inicjującego projekt lub umowę.
• Prawo do odrzucenia: GQAR oraz Zamawiający zastrzegają sobie wyraźne prawo do odrzucenia Planu Jakości oraz wszelkich jego poprawionych wersji.
• Odrzucenie całego systemu (SZJ): Zamawiający lub GQAR mogą odrzucić nie tylko konkretny plan, ale cały System Zarządzania Jakością Dostawcy. W takim przypadku Dostawca musi przygotować propozycje działań korygujących w uzgodnionym terminie, a dodatkowo mogą zostać nałożone na niego kary umowne.
• Wpływ na procesy operacyjne: Ponieważ Dostawca musi udokumentować swoje ustalenia dotyczące jakości i nadzoru nad Dostawcami Zewnętrznymi już na etapie planowania, odrzucenie planu blokuje te procesy.
• Nadzór nad wyrobami niezgodnymi: GQAR może również nie zaakceptować procedur dotyczących identyfikacji i oddzielania wyrobów niezgodnych, jeśli uzna, że nie zapewniają one należytego nadzoru.
Chociaż AQAP 2110 nie używa dosłownego sformułowania „wstrzymanie produkcji”, to jasno określa, że zaakceptowany Plan Jakości jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia prac. Odrzucenie planu oznacza, że Dostawca nie spełnił wymogu posiadania „możliwego do zaakceptowania” dokumentu określającego zasady pracy, co w systemie AQAP uniemożliwia legalną kontynuację realizacji zamówienia do czasu naprawienia błędów.
Jakie kary grożą Dostawcy za brak akceptowalnego Planu Jakości?
Zgodnie z wymaganiami zawartymi w AQAP 2110, nie określa się konkretnych kwot ani taryfikatora kar za brak akceptowalnego Planu Jakości (QP), lecz wskazuje na poważne konsekwencje formalne, operacyjne oraz finansowe wynikające z zapisów samej umowy. Kary za brak akceptacji Planu Jakości to m. in.:
• Zastosowanie kar umownych: W przypadku, gdy brak akceptowalnego planu prowadzi do odrzucenia go przez Zamawiającego lub GQAR, kary umowne są stosowane zgodnie z konkretnymi zapisami zawartymi w umowie. Sankcje te są bezpośrednio powiązane z naruszeniem wymagań dotyczących systemu zarządzania jakością.
• Blokada rozpoczęcia prac: Jest to jedna z najbardziej dotkliwych konsekwencji operacyjnych. Dostawca ma obowiązek przedłożyć możliwy do zaakceptowania plan jakości przed rozpoczęciem prac (co może być zdefiniowane jako spotkanie inicjujące projekt lub umowę). Brak akceptacji planu formalnie uniemożliwia Dostawcy przystąpienie do realizacji kontraktu.
• Prawo do odrzucenia projektu i poprawek: Zamawiający oraz GQAR mają pełne prawo do odrzucenia przedstawionego planu jakości, a także wszelkich jego późniejszych, poprawionych wersji. Oznacza to, że Dostawca pozostaje w stanie zawieszenia do momentu przygotowania dokumentu, który zyska aprobatę.
• Ryzyko odrzucenia całego Systemu Zarządzania Jakością (SZJ): Jeśli brak akceptowalnego planu jakości wynika z głębszych wad w organizacji Dostawcy, Zamawiający może odrzucić cały system zarządzania jakością stosowany w umowie. Wiąże się to z obowiązkiem przygotowania propozycji działań korygujących w ścisłym terminie.
• Odpowiedzialność za opóźnienia: Ponieważ to na Dostawcy spoczywa obowiązek dostarczenia planu spełniającego wymagania, wszelkie opóźnienia w harmonogramie wynikające z procesu poprawiania i ponownego zatwierdzania dokumentu obciążają Dostawcę.
Sytuację brak akceptacji Planu Jakości można to porównać do procesu uzyskiwania wizy wjazdowej: samo posiadanie paszportu (podpisanie umowy) nie gwarantuje wjazdu do kraju. Jeśli plan podróży (Plan Jakości) zostanie odrzucony przez konsula (GQAR/Zamawiającego), podróżny nie może przekroczyć granicy (rozpocząć prac). Każdy dzień zwłoki w poprawieniu dokumentów oddala moment rozpoczęcia wyjazdu, a dodatkowo mogą zostać naliczone opłaty karne za niedotrzymanie terminów rezerwacji (kary umowne), mimo że podróżny formalnie „posiada paszport”.