Wybór jednostki doradczej ma niezwykle istotne znaczenie dla procesu wdrażania systemu jakości i późniejszego jego kształtu.
Osoby zarządzające przedsiębiorstwem stoją przed wielkim wyzwaniem, ponieważ muszą przygotować swoją organizację do działania w świecie zmian. Rynek zmienia się obecnie bardzo dynamicznie, a na współczesnych międzynarodowych rynkach działa silna konkurencja. W dzisiejszym świecie zmiana jest jednym z elementów trwania i rozwoju organizacji. Z tego powodu, bez względu na swoją wielkość organizacje muszą szukać sposobów tworzenia nowych dziedzin działalności, przy zachowaniu dotychczas istniejących już dziedzin oraz czynić je bardziej wydajnymi i efektywnymi. Coraz bardziej popularną i skuteczną metodą osiągania tych celów jest wdrożenie systemu zarządzania. Innymi powodami, które przemawiają za wdrożeniem systemu zarządzania jest dostosowanie się do wymagań i oczekiwań klientów, chęć podniesienia jakości produktów, usług i prestiżu firmy, usprawnienie obiegu dokumentów, poprawę komunikacji wewnętrznej i kontaktów z kontrahentami biznesowymi oraz usprawnienie zarządzania firmą. Przedsiębiorstwa dochodzą do wniosku, iż system zarządzania zwiększa zaufanie klientów. Dzięki zdobytym certyfikatom, wzrasta jakość funkcjonowania samej firmy, łatwiej rozliczać z obowiązków pracowników, gdyż precyzyjnie można określić wykonywane przez nich zadania.
Jak skutecznie wdrożyć system?
Pierwszym i zarówno najważniejszym elementem opracowania i skutecznego wdrożenia systemu zarządzania jest dobranie odpowiedniej jednostki doradczo-szkoleniowej, która będzie wspierać organizację podczas całego procesu wdrożenia systemu i przygotowania do audytu ze strony jednostki certyfikującej. Na rynku występuję dużo jednostek doradczo-szkoleniowych, które oferują wdrożenie systemu zarządzania za 2-3 tys. zł. Często zdarza się, że jest to wdrożenie krótkookresowe. Jednostki te borykają się z wieloma problemami, przede wszystkim z oporem pracowników wobec procesu wdrożenia oraz nadmiarem procedur, instrukcji i formularzy. Często zdarza się, iż organizacje, które wdrążają „oszczędnie” system muszą ponieść dodatkowe koszty, aby otrzymać certyfikację. Dlatego przy wyborze jednostki najważniejszym czynnikiem nie powinna być cena. Jeśli cena usługi będzie zbyt niska, to można domniemywać, że jednostka nie poświęci tyle czasu, ile jest potrzebne do zbudowania sprawnego systemu. Należy pamiętać, iż tanio nie znaczy skutecznie. W celu uniknięcia problemów podczas wdrożenia systemów zarządzania i uniknięcia dodatkowych kosztów podczas procesu certyfikacji należy wybrać kompleksową usługę, którą świadczy Instytut Kształcenia Menadżerów Jakości. Jednostka ta identyfikuje odpowiedni czas wdrażanie systemu zarządzania, który jest dostosowany do wielkości oraz specyfiki organizacji. Tworzy właściwą i pełną dokumentację. Istotnym elementem każdej organizacji jest jej kadra, a co za tym idzie – odpowiednio przeszkolony personel. Instytut Kształcenia Menadżerów Jakością jest profesjonalną jednostką doradczo-szkoleniową, która wdrażając systemy ISO dla organizacji nie skupi się jedynie na schematycznie opracowanych procedurach, ale w równie istotnym stopniu na szkoleniach całego personelu. Dzięki wybraniu kompleksowej usługi w IKMJ mają Państwo także zapewnione pełne szkolenia kadry, dzięki którym personel będzie świadomy i kompetentny, a przeprowadzenie auditów wewnętrznych nie będzie stanowiło problemu. Audity wewnętrzne będą jedynie potwierdzeniem bezbłędnej pracy poszczególnych komórek, a wdrożenie systemu ISO, okaże się najlepszą inwestycją dla Państwa firmy, która mogła zostać podjęta. Przez IKMJ system jest wdrażany według planu, z ustalonym budżetem i wyznaczonym terminem zakończenia.
Instytut Kształcenia Menadżerów Jakością wie, jak osiągnąć pełną korzyść z zastosowania systemu zarządzania z wykorzystaniem prawdziwego potencjału organizacji.
Autor: Aleksandra Latała