Wymagania AQAP określają zasady zapewnienia jakości wyrobów i usług realizowanych w ramach kontraktów obronnych, w których zastosowanie mają sojusznicze publikacje NATO (Allied Quality Assurance Publications). Dotyczą one m.in. systemu zarządzania jakością, planowania realizacji zamówień, zarządzania ryzykiem, nadzorowania podwykonawców oraz dokumentowania zgodności wyrobów z wymaganiami kontraktu.

Jedną z najważniejszych publikacji jest AQAP 2110, określająca wymagania NATO dotyczące zapewnienia jakości w projektowaniu, pracach rozwojowych i produkcji. W zależności od przedmiotu zamówienia mogą być stosowane także inne publikacje, takie jak AQAP 2310, AQAP 2131, AQAP 2105 czy AQAP 2210.

W tym przewodniku wyjaśniamy:

• jakie są podstawowe wymagania AQAP;
• czego AQAP 2110 wymaga od dostawcy;
• jakie są najważniejsze różnice między AQAP a ISO 9001;
• które publikacje AQAP mają zastosowanie w określonych kontraktach;
• jakie dokumenty i dowody zgodności powinno przygotować przedsiębiorstwo;
• jak sprawdzić, czy organizacja spełnia wymagania jakości NATO.

Instytut Kształcenia Menadżerów Jakości (IKMJ) wspiera przedsiębiorstwa w interpretacji wymagań AQAP, dostosowaniu systemów zarządzania jakością, przygotowaniu dokumentacji oraz przeprowadzaniu audytów.

Jeżeli potrzebujesz ogólnych informacji o rodzinie publikacji NATO, odwiedź stronę AQAP – wymagania NATO, wdrożenie i certyfikacja.

Czym są wymagania AQAP i kiedy należy je stosować?

AQAP to sojusznicze publikacje NATO dotyczące zapewnienia jakości, opracowane z myślą o wymaganiach realizacji określonych zamówień wojskowych i obronnych.

Ich podstawowym zadaniem jest zwiększenie pewności, że dostawca będzie zdolny do dostarczenia wyrobu lub usługi zgodnej z wymaganiami zamawiającego.

W przeciwieństwie do ogólnych zasad zarządzania jakością, wymagania AQAP są silnie powiązane z odpowiedzialnością za realizację konkretnego kontraktu.

Kiedy wymagania AQAP stają się obowiązujące dla dostawcy?

Zastosowanie publikacji AQAP wynika przede wszystkim z jej przywołania w dokumentacji zamówienia lub umowie.

Przedsiębiorstwo powinno zatem ustalić:

1. Która publikacja AQAP została wskazana przez zamawiającego?
2. Jakie wydanie i wersja dokumentu mają zastosowanie?
3. Czy przywołano dodatkowe standardy lub normy techniczne?
4. Jakie wymagania wynikają z klauzuli jakościowej kontraktu?
5. Jakie dokumenty, plany, raporty i potwierdzenia zgodności należy przedstawić?
6. Czy przewidziano działania rządowego zapewnienia jakości (GQA)?
7. Jakie wymagania trzeba przekazać podwykonawcom?

Przykład: firma posiada certyfikat ISO 9001 i otrzymuje zamówienie na wykonanie elementów wyposażenia wojskowego. Zamawiający przywołuje w umowie AQAP 2110.

Samo posiadanie certyfikatu ISO 9001 nie oznacza jeszcze, że organizacja wykazała zgodność z wszystkimi dodatkowymi wymaganiami AQAP. Dostawca musi przeanalizować zakres kontraktu, zidentyfikować wymagania i zapewnić ich realizację w odpowiednich procesach.

Nie oznacza to jednak automatycznie konieczności tworzenia całkowicie nowego systemu jakości.

Jakie publikacje AQAP określają wymagania NATO?

Rodzina AQAP obejmuje dokumenty o różnym przeznaczeniu. Nie każda publikacja dotyczy całego systemu zarządzania jakością przedsiębiorstwa.

Ważne: AQAP 2110 zastąpił wcześniejsze publikacje AQAP 2120 i AQAP 2130 po zakończeniu okresu przejściowego w 2018 r. Nie zastąpił jednak AQAP 2131, 2105, 2210 ani 2310.

Nie należy mylić AQAP 2130 z nadal odrębną publikacją AQAP 2131.

Wybór odpowiedniego standardu zależy od wymagań umowy i rodzaju realizowanych prac.

Więcej informacji znajdziesz w artykule AQAP – jaki standard i dla kogo?.

AQAP 2110 – jakie są najważniejsze wymagania?

AQAP 2110 Edition D, Version 1 określa wymagania NATO dotyczące zapewnienia jakości w projektowaniu, rozwoju i produkcji.

Publikacja uwzględnia wymagania ISO 9001:2015 i rozszerza je o zagadnienia specyficzne dla kontraktów obronnych.

Wymaga odpowiedniego ustanowienia, stosowania, utrzymywania, oceniania i doskonalenia systemu zarządzania jakością, tak aby dostawca mógł wykazać zdolność do spełnienia wymagań zamawiającego.

Wymagania dotyczą zarówno organizacji i odpowiedzialności za system jakości, jak i procesów bezpośrednio związanych z realizacją wyrobów.

1. System zarządzania jakością zgodny z ISO 9001 i AQAP

Podstawą stosowania AQAP 2110 jest funkcjonujący system zarządzania jakością spełniający właściwe wymagania ISO 9001 oraz dodatkowe wymagania NATO.

System powinien umożliwiać skuteczne zarządzanie procesami, odpowiedzialnościami, dokumentacją i wymaganiami kontraktowymi.

Czy wymagany jest certyfikat ISO 9001?

Należy odróżnić spełnienie wymagań ISO 9001 od posiadania certyfikatu wydanego przez jednostkę certyfikującą.

AQAP 2110 nie ustanawia samodzielnie uniwersalnego obowiązku posiadania odrębnego certyfikatu ISO 9001. Taki obowiązek może natomiast wynikać z warunków określonego zamówienia, procedury certyfikacyjnej lub innych mających zastosowanie wymagań.

Przykład: przedsiębiorstwo posiada ISO 9001 obejmujące produkcję części mechanicznych. Zamawiający wymaga stosowania AQAP 2110. Organizacja może wykorzystać istniejące procedury, ale musi dodatkowo wykazać zgodność z wymaganiami NATO i kontraktu.

2. Przywództwo, odpowiedzialność i przedstawiciel kierownictwa

AQAP 2110 przewiduje wyznaczenie przez najwyższe kierownictwo przedstawiciela odpowiedzialnego za sprawy związane z rządowym zapewnieniem jakości (GQA).

Osoba ta powinna posiadać odpowiednie uprawnienia organizacyjne i kompetencje w zakresie zarządzania jakością oraz możliwość bezpośredniego raportowania do najwyższego kierownictwa.

Do jej zadań należy między innymi zapewnienie funkcjonowania właściwych procesów systemu zarządzania jakością oraz współpraca z GQAR i/lub zamawiającym w kwestiach jakościowych.

Przykład: podczas realizacji zamówienia wojskowego pojawia się problem z niezgodnością elementu krytycznego. Osoba odpowiedzialna za system jakości powinna mieć możliwość odpowiedniej eskalacji problemu, koordynowania działań i komunikacji z właściwymi przedstawicielami zamawiającego.

Właśnie dlatego odpowiedzialność za AQAP nie może ograniczać się do formalnego wyznaczenia pełnomocnika bez zapewnienia mu rzeczywistych kompetencji i uprawnień.

3. Analiza wymagań kontraktowych

Przed przyjęciem zamówienia dostawca powinien zweryfikować, czy jest zdolny do spełnienia wymagań technicznych, jakościowych, organizacyjnych i terminowych.

Analiza powinna uwzględniać m.in.:

• wymagania dotyczące wyrobu i jego parametrów;
• właściwe publikacje AQAP i normy techniczne;
• zakres projektowania, rozwoju, produkcji i badań;
• wymagania dotyczące dokumentacji i identyfikowalności;
• obowiązki związane z nadzorem nad podwykonawcami;
• wymagania dotyczące potwierdzania zgodności;
• ryzyka związane z realizacją zamówienia.

Przykład: dostawca otrzymuje dokumentację wymagającą zapewnienia identyfikowalności określonych komponentów.

Przed przyjęciem zamówienia powinien sprawdzić, czy jego system ewidencji materiałów, zapisów produkcyjnych i kontroli pozwoli powiązać dostarczony wyrób z odpowiednimi partiami materiałów i wynikami badań.

Brak takiej analizy może ujawnić się dopiero podczas kontroli lub odbioru wyrobu.

4. Zarządzanie ryzykiem jakościowym i kontraktowym

AQAP 2110 przykłada szczególną wagę do zarządzania ryzykiem, w tym ryzykiem związanym z dostawcami zewnętrznymi.

Proces zarządzania ryzykiem powinien rozpocząć się już podczas przeglądu kontraktu i być aktualizowany w toku jego realizacji.

Dostawca powinien zapewnić obiektywne dowody, że odpowiednio identyfikuje, analizuje, kontroluje i ogranicza ryzyka.

Przykładowe zagrożenia to:

• opóźnienia dostaw krytycznych komponentów;
• brak możliwości wykonania określonych badań;
• zastosowanie niewłaściwej wersji dokumentacji technicznej;
• niedostateczny nadzór nad podwykonawcami;
• utrata identyfikowalności materiałów;
• wystąpienie niezgodności wpływającej na bezpieczeństwo lub funkcjonowanie wyrobu.

Przykład: przedsiębiorstwo produkuje komponent, którego wykonanie wymaga specjalistycznej obróbki realizowanej przez zewnętrznego dostawcę.

Jeżeli opóźnienie lub niezgodność tego procesu może zagrozić realizacji kontraktu, organizacja powinna odpowiednio ocenić ryzyko i zaplanować działania ograniczające.

Samo wpisanie zagrożenia do rejestru nie jest wystarczającym dowodem skutecznego zarządzania ryzykiem.

5. Plan jakości zgodny z wymaganiami AQAP

Plan jakości jest istotnym dokumentem służącym wykazaniu, jak dostawca zamierza realizować wymagania określonego kontraktu.

AQAP 2105 określa wymagania NATO dotyczące planów jakości.

W zależności od mających zastosowanie postanowień plan powinien wyjaśniać m.in.:

• zakres i cel przedsięwzięcia;
• odpowiedzialności za realizację procesów;
• wymagania systemu zarządzania jakością związane z kontraktem;
• sposób planowania i nadzorowania realizacji wyrobu;
• wymagane kontrole, badania i kryteria akceptacji;
• zasady współpracy z podwykonawcami;
• sposób zarządzania ryzykiem i zmianami;
• dokumenty oraz dowody potwierdzające zgodność.

Przykład: producent elementów elektronicznych opracowuje plan jakości dla dostaw wojskowych urządzeń sterujących.

Plan powinien wyjaśniać, które procesy będą nadzorowane, jakie badania zostaną wykonane, jakie są kryteria przyjęcia wyrobu i jakie zapisy będą stanowiły dowód zgodności.

Plan jakości nie powinien być jedynie kopią ogólnej księgi jakości przedsiębiorstwa.

Więcej informacji znajdziesz w artykule Jak napisać plan jakości AQAP 2110?.

6. Zarządzanie konfiguracją wyrobu

Zarządzanie konfiguracją ma szczególne znaczenie w przypadku złożonych wyrobów technicznych, których zgodność zależy od zachowania kontroli nad dokumentacją i zmianami.

W odpowiednim zakresie proces powinien zapewniać:

• identyfikację konfiguracji;
• nadzór nad zmianami;
• rejestrowanie statusu konfiguracji;
• możliwość wykazania zgodności wykonania z właściwą dokumentacją;
• odpowiednie czynności weryfikacyjne i audyty konfiguracji.

Przykład: producent podzespołu do pojazdu wojskowego otrzymuje zmianę rysunku technicznego.

Organizacja powinna zapewnić, że pracownicy otrzymają aktualną dokumentację, zmiana zostanie odpowiednio oceniona i zatwierdzona, a dostarczane wyroby będzie można przypisać do właściwej konfiguracji.

Nieodpowiednio nadzorowana zmiana może prowadzić do dostarczenia części zgodnej ze starszą dokumentacją, ale niezgodnej z aktualnym zamówieniem.

7. Nadzór nad podwykonawcami i dostawcami zewnętrznymi

Wymagania zapewnienia jakości nie kończą się na procesach realizowanych bezpośrednio przez głównego wykonawcę.

Dostawca odpowiada za właściwy nadzór nad procesami i wyrobami zlecanymi na zewnątrz, w zakresie wynikającym z właściwej publikacji i kontraktu.

W praktyce powinien między innymi:

• oceniać zdolność podwykonawców do spełniania wymagań;
• odpowiednio przekazywać wymagania jakościowe;
• określać zasady odbioru i weryfikacji dostaw;
• nadzorować procesy o podwyższonym ryzyku;
• prowadzić wymagane zapisy dotyczące współpracy;
• zapewnić realizację odpowiednich wymagań dotyczących dostępu i nadzoru GQA.

Przykład: producent urządzenia wojskowego zleca wykonanie specjalistycznych elementów zewnętrznemu podwykonawcy.

Samo dostarczenie rysunku technicznego może być niewystarczające. Umowa może wymagać również przekazania odpowiednich warunków badań, identyfikowalności, dokumentowania zgodności i udostępniania informacji związanych z kontrolą jakości.

8. Zapobieganie stosowaniu wyrobów podrobionych

W kontraktach obronnych szczególne znaczenie ma ograniczanie ryzyka zastosowania podrobionych materiałów, części lub komponentów.

Odpowiednie procesy powinny zapewniać możliwość oceny wiarygodności źródeł dostaw, identyfikowania podejrzanych wyrobów i zapobiegania ich niezamierzonemu zastosowaniu.

Praktyczne działania mogą obejmować:

• kwalifikowanie dostawców;
• stosowanie wiarygodnych źródeł zakupu;
• sprawdzanie oznaczeń i dokumentacji;
• odpowiednią identyfikowalność komponentów;
• postępowanie z wyrobami o niepewnym pochodzeniu lub statusie;
• dokumentowanie wykrytych niezgodności.

Przykład: przedsiębiorstwo kupuje elektroniczne komponenty wykorzystywane w urządzeniach obronnych.

Jeżeli istnieje ryzyko dostarczenia części podrobionych, powinno zastosować adekwatne zabezpieczenia, takie jak weryfikacja pochodzenia, ocena dostawcy i określone badania.

9. Nadzór nad wyposażeniem pomiarowym i badaniami

Dostawca powinien zapewnić, że stosowane metody i urządzenia pomiarowe pozwalają wiarygodnie oceniać zgodność wyrobów z wymaganiami.

Odpowiedni nadzór może obejmować:

• dobór urządzeń do wymaganej dokładności pomiarowej;
• zapewnienie spójności pomiarowej;
• wzorcowanie lub sprawdzanie urządzeń, gdy jest to wymagane;
• nadzór nad statusem wyposażenia;
• analizę wpływu wykrytej niesprawności urządzenia na wcześniejsze wyniki;
• dokumentowanie wyników kontroli i badań.

Przykład: podczas okresowego sprawdzenia urządzenia pomiarowego stwierdzono nieprawidłowość mogącą wpłynąć na wcześniejsze wyniki badań.

Organizacja powinna ocenić wpływ tej sytuacji na zgodność wyrobów, także tych już dostarczonych, oraz podjąć działania wymagane przez odpowiednie zapisy kontraktu i systemu jakości.

10. Nadzór nad niezgodnościami i odstępstwami

System zarządzania jakością powinien zapewniać odpowiednie postępowanie z wyrobami niespełniającymi wymagań.

Dotyczy to między innymi:

• identyfikowania wyrobów niezgodnych;
• zabezpieczania ich przed niezamierzonym zastosowaniem;
• oceny przyczyn i skutków niezgodności;
• podejmowania działań korygujących;
• dokumentowania decyzji dotyczących dalszego postępowania;
• uzyskiwania odpowiednich zgód na odstępstwa, gdy są wymagane.

Przykład: wykonany element posiada odchylenie od wymaganego wymiaru.

Przedsiębiorstwo nie powinno automatycznie przekazywać takiego elementu do odbioru wyłącznie na podstawie własnego uznania, że odchylenie nie wpływa na funkcjonalność. Konieczne jest zastosowanie właściwej procedury postępowania z niezgodnością i ewentualnego uzgadniania odstępstwa.

11. Współpraca z zamawiającym i GQAR

AQAP 2110 zawiera wymagania dotyczące odpowiedniego dostępu przedstawicieli rządowego zapewnienia jakości (GQAR) i/lub zamawiającego do informacji, dokumentacji i działań związanych z realizacją kontraktu.

Zakres takich działań wynika z odpowiednich wymagań i uprawnień.

Dostawca powinien być przygotowany do przedstawienia obiektywnych dowodów zgodności oraz współpracy w ramach uzgodnionych procedur zapewnienia jakości.

Działania GQA nie zastępują jednak odpowiedzialności dostawcy za zgodność wyrobów i realizację kontraktu.

Szczegółowe zagadnienia dotyczące praw dostępu, kompetencji GQAR i praktycznych problemów realizacji zamówień omawiamy w osobnym opracowaniu Przewodnik AQAP 2110 – wymagania, GQA i NATO w praktyce.

AQAP a ISO 9001 – porównanie wymagań

ISO 9001 stanowi podstawę zarządzania jakością w wielu przedsiębiorstwach, natomiast AQAP uwzględnia dodatkowe potrzeby wynikające z realizacji kontraktów obronnych.

Podstawową różnicą nie jest więc całkowicie odmienna filozofia zarządzania jakością, lecz rozszerzenie wymagań o zagadnienia związane z kontraktami obronnymi.

Przedsiębiorstwo posiadające odpowiednio funkcjonujący system ISO 9001 może wykorzystać go jako podstawę do spełnienia dodatkowych wymagań AQAP.

Jaką dokumentację należy przygotować, aby spełnić wymagania AQAP?

Nie istnieje jeden uniwersalny zestaw dokumentów, który będzie odpowiedni dla wszystkich firm i wszystkich kontraktów AQAP.

Zakres dokumentacji zależy między innymi od właściwej publikacji, przedmiotu zamówienia, rodzaju procesów i wymagań zamawiającego.

Poniżej przedstawiamy przykładowe dokumenty i dowody, które mogą mieć znaczenie w ocenie zgodności.

Nie każdy dokument musi funkcjonować jako osobna procedura. Istotne jest, aby stosowane rozwiązania pozwalały wykazać spełnienie konkretnych wymagań.

Przykład: przedsiębiorstwo posiada system ERP, w którym rejestrowane są partie materiałów, zlecenia produkcyjne, wyniki kontroli i statusy wyrobów. Jeżeli rozwiązanie zapewnia właściwy nadzór, identyfikowalność i wiarygodne zapisy, może być elementem systemu wykazywania zgodności z odpowiednimi wymaganiami AQAP.

Jak sprawdzić, czy przedsiębiorstwo spełnia wymagania AQAP?

Pierwszym krokiem do oceny gotowości organizacji jest analiza luk pomiędzy istniejącym systemem zarządzania jakością a wymaganiami właściwej publikacji i kontraktu.

Analiza może obejmować następujące pytania:

Odpowiedź „tak” na wszystkie pytania nie stanowi jeszcze potwierdzenia pełnej zgodności z AQAP. Szczegółowa ocena powinna odnosić się do konkretnych wymagań właściwej publikacji oraz dowodów ich rzeczywistego spełnienia.

IKMJ wykonuje audyty wstępne i analizy luk AQAP, pomagając określić niezgodności, ryzyka i zakres niezbędnych działań.

Audyt AQAP – analiza luk i audyt wewnętrzny

Wymagania AQAP w praktyce – trzy przykłady

Przykład 1. Producent części mechanicznych

Firma wykonuje części do urządzeń wojskowych i posiada wdrożony system ISO 9001.

W kontrakcie zamawiający wymaga stosowania AQAP 2110.

Najważniejsze obszary do zweryfikowania mogą obejmować identyfikowalność materiałów, zarządzanie konfiguracją, nadzór nad obróbką zewnętrzną, ryzyka kontraktowe oraz dokumentację potwierdzającą zgodność wykonania.

W takim przypadku wdrożenie AQAP może opierać się na rozszerzeniu istniejących procesów zarządzania jakością.

Przykład 2. Dostawca urządzeń zawierających oprogramowanie

Przedsiębiorstwo produkuje urządzenia elektroniczne przeznaczone do zastosowań obronnych.

Kontrakt przewiduje wymagania zapewnienia jakości dotyczące zarówno sprzętu, jak i oprogramowania.

W zależności od wskazanych publikacji może być konieczne uwzględnienie dodatkowych wymagań AQAP 2210, w tym odpowiednich procesów zapewnienia jakości oprogramowania.

Samo spełnienie wymagań odnoszących się do produkcji sprzętu może nie być wystarczające.

Przykład 3. Firma realizująca kontrolę końcową

Przedsiębiorstwo uczestniczy w realizacji kontraktu, którego zakres obejmuje określone działania weryfikacyjne lub końcowe badania wyrobów.

Zamawiający wskazuje AQAP 2131.

Organizacja powinna wówczas zidentyfikować wymagania właściwe dla kontroli końcowej, zaplanować badania, określić kryteria akceptacji i zapewnić odpowiednie dowody przeprowadzonej oceny.

Nie należy automatycznie zakładać, że taki kontrakt wymaga pełnego zakresu AQAP 2110.

Jak przygotować organizację do spełnienia wymagań AQAP?

Po przeprowadzeniu analizy luk należy zaplanować działania odpowiednie do rodzaju organizacji i wymagań kontraktu.

Mogą one obejmować:

1. Dostosowanie procesów systemu zarządzania jakością.
2. Uzupełnienie dokumentacji i zasad nadzoru.
3. Określenie odpowiedzialności za jakość kontraktową.
4. Wprowadzenie lub doskonalenie zarządzania konfiguracją.
5. Rozszerzenie zasad zarządzania ryzykiem.
6. Dostosowanie procesu zakupów i nadzoru nad podwykonawcami.
7. Przeszkolenie osób odpowiedzialnych za realizację wymagań.
8. Przeprowadzenie audytu wewnętrznego i działań korygujących.

Szczegółowy przebieg realizacji tych działań opisujemy w poradniku Jak wdrożyć AQAP 2110?.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia specjalistów, sprawdź również wdrożenie AQAP – usługi IKMJ.

Dlaczego warto korzystać ze wsparcia IKMJ w interpretacji wymagań AQAP?

Wymagania AQAP należy analizować nie tylko z perspektywy samego dokumentu normatywnego, lecz również charakteru procesów przedsiębiorstwa i zobowiązań wynikających z umowy.

Nieprawidłowa interpretacja może prowadzić do nadmiernej dokumentacji, niepotrzebnego dublowania rozwiązań ISO 9001 lub pominięcia istotnych obowiązków kontraktowych.

Instytut Kształcenia Menadżerów Jakości wspiera organizacje między innymi w:

• ustalaniu zakresu odpowiednich wymagań AQAP;
• interpretacji wymagań odnoszących się do działalności przedsiębiorstwa;
• analizie zgodności istniejącego systemu ISO 9001;
• opracowaniu i dostosowaniu dokumentacji;
• audytach wewnętrznych i analizach luk;
• przygotowaniu personelu do stosowania wymagań;
• przygotowaniu organizacji do certyfikacji.

Naszym celem jest stworzenie systemu, który nie tylko umożliwia wykazanie zgodności z wymaganiami, ale również pomaga skutecznie zarządzać realizacją kontraktów.

Certyfikat AQAP – przygotowanie do certyfikacji

Wymagania AQAP – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Potrzebujesz pomocy w spełnieniu wymagań AQAP?