Audyt wewnętrzny systemu zarządzania organizacji jest złożonym procesem, który wymaga dużego wysiłku pracowników. Na podstawie wyników audytów wewnętrznych menedżerowie otrzymują informacje o mocnych i słabych stronach SZ organizacji oraz o możliwościach doskonalenia systemu, procesów, usług [1].

Audyt wewnętrzny to audyt pierwszej strony, wykonywany przez organizację u siebie dla własnych potrzeb [3]. Rozróżniamy następujące typy audytów wewnętrznych:

– Audyt adekwatności (przeglądu dokumentacji);

przeprowadza się porównanie dokumentów względem wymagań normy.

Korzyści:

• pozwala auditorowi zapoznać się z SZ w organizacji,
• umożliwia lepsze zaplanowanie audytu zgodności oraz ustala prawdopodobieństwo jego powodzenia.

– Audyt zgodności lub wdrożenia;

ocena, w jakim zakresie system jest zrozumiały, wdrożony i przestrzegany przez pracowników organizacji.

– Audyt pionowy (wyrobu) procesu;

ocena procesu związanego z produkcją określonego wyrobu (usługi). Może dotyczyć również oceny określonego projektu (przedsięwzięcia).

– Audyt poziomy;

ocena zgodności z wybranym wymaganiem np. nadzór nad dokumentacją systemu zarządzania w całym przedsiębiorstwie.

Celem audytów wewnętrznych jest znalezienie i rozwiązanie problemów, identyfikacja i wykorzystanie potencjału do standaryzacji i wdrożenia ulepszeń. Audyt wewnętrzny jest jednym z głównych narzędzi skutecznego funkcjonowania SZ, kluczem do jego udanego rozwoju w spiralę ciągłego doskonalenia [2].

Po wdrożeniu systemu zarządzania kierownictwo organizacji powinno być zainteresowane tym, jak on funkcjonuje, gdzie występują niezgodności w systemie i oceniać jego skuteczność. Dane podstawowe w określonych odstępach czasu mają być przekazywane kierownictwu przez pełnomocnika ds. zarządzania jakością do analizy i oceny systemu, takie dane zawierają informacje dotyczące: polityki jakości i celów; struktury i stopnia wdrożenia systemu; jakości produktów i/lub usług; stanu procesów produkcyjnych; wyników analizy ekonomicznej. Reasumując wyżej wymienione dane kierownictwo podejmuje decyzję o wprowadzeniu zmian i/lub doskonaleniu systemu zarządzania jakością.

Audyt wewnętrzny jest konieczny, aby stwierdzić, że wszystkie wymagane elementy SZ: są ustanowione, wdrożone i funkcjonują, spełniają wymagania norm, są skuteczne do osiągnięcia celów. Przeprowadzanie audytów SZ jest bardzo odpowiedzialnym działaniem. Celem przeprowadzania audytów wewnętrznych systemu zarządzania jest potwierdzenie, że:

• System zarządzania jest zgodny z planowanymi działaniami, wymaganiami konkretnej normy, np. ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 37001 oraz wewnętrznymi dokumentami regulacyjnymi.
• SZ jest wdrożony, sprawnie funkcjonuje i utrzymywany.

Oprócz osiągnięcia tych celów audyty wewnętrzne umożliwiają identyfikację obszarów i możliwości poprawy systemu, weryfikację realizacji działań naprawczych na podstawie wyników audytów wewnętrznych i nie tylko oraz weryfikację analizy skuteczności systemu przez kierownictwo wyższego szczebla. [1]

Metodologia audytu powinna opierać się na wynikach i ciągłym doskonaleniu. Jednym z głównych zadań audytu wewnętrznego jest ustalanie przyczyn niezgodności lub też niespójności w systemie, a jak twierdził W. E. Deming [2] – 96% problemów wynika z nieprawidłowego systemu zarządzania i tylko 4% z powodu błędów wykonawców. Jeśli karać za wszystkie niezgodności lub problemy wykonawców, nigdy nie poznamy 96% przyczyn problemów.

Efektywność audytów wewnętrznych jest bardzo istotna ze względu na wysoką odpowiedzialność i rolę  audytora w organizacji. Rozróżniono następujące czynniki mające wpływ na  efektywność audytów wewnętrznych: przynależność do sektora publicznego lub prywatnego, jakość usług audytorskich wg międzynarodowych standardów, profesjonalizm zespołu audytorskiego (doświadczenie, szkolenia, certyfikaty, kwalifikacje zawodowe), niezależność podczas wykonywania audytu, możliwość rozwoju osobistego i kariery audytora, poziom wsparcia w pracy audytorskiej ze strony zarządu organizacji.

Skuteczność audytu ściśle wiąże się z kilkoma cechami:

• systematycznością – audyt to nie jednorazowe działanie, musi być organizowany cyklicznie min. raz w roku. Należy uwzględnić wyniki poprzednich audytów, obszary bardziej podatne na niezgodności należy częściej audytować;
• niezależnością (nie audytujemy własnej pracy) audytor nie może podlegać audytowanemu;
• udokumentowaniem – należy zachować zapisy z planowania przygotowania i przeprowadzenia audytu;
• ukierunkowaniem na dowody z audytu – musimy zbierać dowody czyli potwierdzenia w postaci: dokumentów, formularzy, rozmów, sposobów wykonywania czynności – odpowiadające na pytania czy działania w audytowanym obszarze są zgodne z kryterium audytu.

Audyty wewnętrzne mogą być przeprowadzane przez firmy zewnętrzne co pozwoli zachować całkowitą bezstronność i/lub pomóc nauczyć audytowaniu wybrany personel organizacji.

IKMJ ma wieloletnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów pierwszej strony (wewnętrznych) oraz audytów drugiej strony, zapraszamy do kontaktu.

(5364)

Masz pytania związane z Systemem  Zarządzania? Koniecznie dołącz do grupy na Facebooku ISO Poland. Twoje pytania na pewno nie zostaną bez odpowiedzi.