Kiedy Dostawca musi wystawić Certyfikat Zgodności (CoC)?
Zgodnie z wymaganiami AQAP 2110, Dostawca musi wystawić i dostarczyć Świadectwo Zgodności (CoC) w momencie zwolnienia wyrobów. Obowiązek ten jest standardowym wymogiem, chyba że w umowie lub instrukcjach ustalono inaczej.
Świadectwo, zwane też Certyfikatem Zgodności należy przekazać Przedstawicielowi Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) i/lub Zamawiającemu, chyba że otrzymano inne instrukcje.
CoC jest dokumentem podpisanym przez Dostawcę, który stanowi formalne potwierdzenie, że dany wyrób jest zgodny z wymaganiami zawartymi w umowie. Standard wyraźnie zaznacza, że to Dostawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność dostarczanych produktów z wymaganiami, niezależnie od wystawienia CoC czy przeprowadzenia czynności nadzoru przez stronę rządową. Dostawca poprzez wystawienie Świadectwa Zgodności jest zobowiązany zagwarantować, że do odbiorcy trafiają wyłącznie wyroby spełniające wymagania jakościowe. Wystawienie CoC jest końcowym elementem tego zapewnienia.
Jeżeli umowa przewiduje, że w kontroli końcowej lub formalnej akceptacji musi uczestniczyć GQAR lub Zamawiający, Dostawca ma obowiązek powiadomić ich o terminie tego zdarzenia z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych (chyba że umowa stanowi inaczej).
Wystawienie CoC można porównać do wydania przez producenta certyfikatu autentyczności i sprawności przy sprzedaży luksusowego zegarka: jest to oficjalne przypieczętowanie faktu, że produkt opuszczający fabrykę (zwolnienie wyrobu) jest dokładnie taki, jak obiecano w specyfikacji, a producent bierze za to pełną odpowiedzialność prawną i wizerunkową.
Co musi zawierać Certyfikat Zgodności?
Zgodnie z definicjami i wymaganiami zawartymi w AQAP 2110 , Certyfikat Zgodności (ang. Certificate of Conformity – CoC) jest sformalizowanym dokumentem, który musi zawierać dwa kluczowe elementy:
- Potwierdzenie zgodności z umową:
Dokument musi zawierać jednoznaczne oświadczenie, że wyrób jest zgodny z wymaganiami zawartymi w umowie. - Podpis Dostawcy:
Dokument musi zostać podpisany przez Dostawcę. Jest to wymóg obligatoryjny, który formalizuje przyjęcie odpowiedzialności za produkt.
Chociaż AQAP 2110 definiuje ogólne ramy tego dokumentu, szczegółowa forma lub dodatkowe dane (np. numery seryjne, daty produkcji) mogą wynikać ze specyficznych „wymagań zawartych w umowie”, do których odnosi się definicja.
Różnice między reparacją a przeróbką
W świetle AQAP 2110, terminologia dotycząca postępowania z wyrobami niezgodnymi opiera się na definicjach zawartych w normie ISO 9000, do której odsyła standard NATO. Chociaż same definicje nie są wprost wypisane w AQAP, standard określa bardzo restrykcyjne zasady nadzoru nad tymi procesami.
Poniżej przedstawiamy różnice i zasady dotyczące tych dwóch działań:
• Cel działania:
◦ Przeróbka (Rework): To działanie podjęte w celu doprowadzenia wyrobu niezgodnego do stanu pełnej zgodności z pierwotnymi wymaganiami i specyfikacją. (Informacja spoza źródeł: wyrób po przeróbce powinien być identyczny z wyrobem wykonanym poprawnie za pierwszym razem).
◦ Naprawa (Repair/Reparacja): To działanie podjęte w celu uczynienia wyrobu niezgodnego zdatnym do zamierzonego użytkowania, nawet jeśli nie będzie on w pełni zgodny z pierwotną specyfikacją. (Informacja spoza źródeł: naprawa dopuszcza odstępstwa od oryginału, o ile funkcjonalność pozostaje zachowana).
• Prawo do odrzucenia: Zamawiający oraz Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) mają wyraźne prawo do odrzucenia wszelkich propozycji zarówno przeróbek, jak i napraw. Mogą oni zamiast tego zdecydować o przyjęciu wyrobu „bez zmian” (as-is) lub całkowicie go odrzucić.
• Obowiązek raportowania: Dostawca musi powiadomić GQAR/Zamawiającego o wszelkich niezgodnościach i koniecznych działaniach korygujących. Jeśli wyrób pochodzący od Poddostawcy zewnętrznego został przerobiony lub naprawiony, a wiąże się to z ryzykiem, Dostawca ma obowiązek bezzwłocznie o tym poinformować.
• Wymagana zgoda: Jeśli Dostawca proponuje przyjęcie wyrobu niezgodnego (np. po naprawie), musi uzyskać na to formalną zgodę (odstępstwo/concession) od GQAR lub Zamawiającego.
Podsumowując: Przeróbka przywraca wyrób do stanu idealnego według planu, podczas gdy naprawa tylko sprawia, że wyrób „działa”, mimo pewnych odstępstw. W systemie NATO każda taka operacja musi być pod ścisłą kontrolą GQAR, który może nie wyrazić na nią zgody, nawet jeśli Dostawca uważa ją za skuteczną.
Przykład Techniczny w kontekście AQAP
Załóżmy, że Dostawca produkuje metalową obudowę do radiostacji wojskowej, która zgodnie z rysunkiem technicznym (wymaganiem umowy) musi mieć otwór o średnicy dokładnie 10 mm. Podczas produkcji wywiercono błędny otwór.
• Sytuacja A (Przeróbka): Otwór wyszedł za mały (np. 8 mm).
◦ Działanie: Dostawca rozwierca otwór do wymaganych 10 mm.
◦ Wynik: Obudowa jest teraz w pełni zgodna z rysunkiem. Jest to przeróbka.
• Sytuacja B (Naprawa): Otwór wyszedł za duży (np. 12 mm).
◦ Działanie: Dostawca wspawuje tuleję redukcyjną lub wypełnia otwór i wierci go na nowo.
◦ Wynik: Obudowa pasuje i działa, ale struktura materiału została zmieniona (jest spaw/tuleja), czego nie było w pierwotnym projekcie. Jest to naprawa.
Kluczowe wymagania AQAP 2110 dla obu działań
Niezależnie od tego, czy Dostawca planuje przeróbkę czy naprawę, standard AQAP 2110 narzuca rygorystyczne zasady nadzoru nad tymi procesami:
1. Prawo weta GQAR: Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) oraz Zamawiający mają prawo odrzucić wszystkie przeróbki i naprawy. Mogą nie wyrazić zgody na naprawianie sprzętu, żądając wyrobu nowego.
2. Obowiązek zgłaszania: Dostawca musi powiadomić GQAR o niezgodnościach i proponowanych działaniach naprawczych (chyba że ustalono inaczej).
3. Zgoda na odstępstwo: Jeśli Dostawca proponuje naprawę (która z definicji pozostawia trwały ślad lub zmianę względem pierwotnej specyfikacji), zazwyczaj konieczne jest uzyskanie formalnej zgody na odstępstwo (concession).
4. Dostawcy Zewnętrzni: Jeśli Podwykonawca (Dostawca Zewnętrzny) dokonał naprawy lub przeróbki elementu, który wiąże się z ryzykiem, Dostawca główny ma obowiązek poinformować o tym fakcie GQAR/Zamawiającego.
Przeróbka usuwa błąd i przywraca pełną zgodność, natomiast naprawa sprawia, że produkt jest użyteczny, ale wymaga akceptacji faktu, że nie jest on idealnie zgodny z pierwotnym zamówieniem. W obu przypadkach w systemie AQAP kluczowa jest transparentność wobec przedstawiciela wojskowego.
Wyroby o ograniczonym terminie ważności
AQAP 2110 opisuje postępowanie z wyrobami o ograniczonym terminie przydatności (ang. shelf life) opiera się na ścisłym nadzorze, monitorowaniu na każdym etapie oraz obowiązkowej komunikacji z Zamawiającym.
Oto szczegółowe zasady wynikające ze źródeł:
• Obowiązkowy nadzór nad datami: Wyroby o ograniczonym terminie przydatności do użycia muszą podlegać systematycznemu nadzorowaniu ich dat ważności.
• Kontrola na wielu etapach: Sprawdzanie terminu ważności lub okresu przechowywania powinno być realizowane (jeśli jest to zasadne) podczas następujących czynności:
◦ utrzymania i serwisowania,
◦ przechowywania (składowania),
◦ montażu (wbudowywania wyrobu w większy system).
• Informowanie przed dostawą: Dostawca ma obowiązek określić pozostały termin przydatności do użycia dla danego wyrobu. Informacja o tym, ile czasu ważności pozostało, musi zostać przekazana przedstawicielowi GQAR i/lub Zamawiającemu jeszcze przed dokonaniem dostawy.
• Status wyrobu niezgodnego: Należy pamiętać, że każdy wyrób, którego status jest nieokreślony lub nieznany (co obejmuje również brak informacji o dacie ważności lub jej upłynięcie), jest automatycznie uznawany za wyrób niezgodny.
• Wymogi infrastrukturalne: Dostawca musi zapewnić odpowiednią infrastrukturę, która obejmuje wydzielone miejsce do izolacji wyrobów niezgodnych. Jest to kluczowe w przypadku wyrobów, których termin ważności upłynął, aby zapobiec ich przypadkowemu użyciu lub wysyłce.
Działa to podobnie jak zarządzanie lekami w aptece: farmaceuta (Dostawca) musi nie tylko sprawdzać daty ważności przy przyjmowaniu towaru, ale także regularnie przeglądać półki i weryfikować daty przed wydaniem leku pacjentowi (Zamawiającemu). Jeśli termin ważności jest bliski końca, pacjent musi zostać o tym uprzedzony przed zakupem. Lek z zatartą datą lub przeterminowany nie może znajdować się obok pełnowartościowych produktów – musi trafić do specjalnego, oznakowanego pojemnika (strefy izolacji), aby nikt go omyłkowo nie wydał.