Jak AQAP 2110 rozszerza wymagania ISO 9001?
AQAP 2110 nie zastępuje normy ISO 9001, lecz traktuje ją jako fundament, na którym nadbudowuje specyficzne wymagania wojskowe. Zgodnie z treścią dokumentu, Dostawca musi ustanowić i wdrożyć system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami ISO 9001:2015, a następnie uzupełnić go o „Szczególne wymagania NATO” opisane w Rozdziale 5 publikacji.
AQAP 2110 rozszerza i zaostrza wymagania ISO 9001 w obaszarach:
1. Rola Rządowego Zapewnienia Jakości (GQA)
To najbardziej fundamentalna różnica. W ISO 9001 relacja dotyczy klienta i Dostawcy. W AQAP 2110 pojawia się „trzecia strona” – Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR), działający w imieniu Zamawiającego (np. wojska).
• Prawo weta: GQAR i Zamawiający mają prawo odrzucić system zarządzania jakością Dostawcy, jeśli uznają go za nieskuteczny, a także odrzucić plany jakości czy plany zarządzania ryzykiem.
• Nieograniczony dostęp: AQAP 2110 wymaga zapewnienia GQAR prawa swobodnego dostępu do wszystkich obiektów, dokumentacji (również elektronicznej) oraz urządzeń niezbędnych do realizacji nadzoru.
• Specjalny pełnomocnik: Norma wymaga powołania dedykowanego przedstawiciela kierownictwa ds. GQA, który ma swobodę organizacyjną i bezpośredni dostęp do najwyższego kierownictwa (niezależnie od innych obowiązków).
2. Zarządzanie Konfiguracją (Configuration Management)
Podczas gdy ISO 9001 mówi ogólnie o identyfikacji i nadzorze, AQAP 2110 wprowadza rygorystyczny proces inżynierski.
• ACMP 2100: Dostawca ma obowiązek zarządzać konfiguracją (planowanie, identyfikacja, nadzór nad zmianami, opis statusu, audyty) zgodnie z sojuszniczą publikacją ACMP 2100.
• Plan Zarządzania Konfiguracją (CMP): Wymagane jest sporządzenie dedykowanego planu opisującego, jak ten proces będzie realizowany w konkretnym kontrakcie.
3. Planowanie Realizacji (Plan Jakości)
ISO 9001 wymaga planowania, ale AQAP 2110 formalizuje ten proces poprzez Plan Jakości (QP).
• Dokument przed rozpoczęciem prac: Dostawca musi przedłożyć możliwy do zaakceptowania Plan Jakości przed rozpoczęciem fizycznych prac.
• Schemat zgodności: Plan ten musi zawierać tzw. Compliance Matrix (schemat zgodności wymagań i rozwiązań), który punkt po punkcie uzasadnia, w jaki sposób spełnione zostaną wszystkie wymagania kontraktu.
4. Zarządzanie Ryzykiem
AQAP 2110 idzie o krok dalej niż „myślenie oparte na ryzyku” z ISO 9001.
• Formalny proces: Dostawca musi przedstawić obiektywne dowody na to, że ryzyka są zarządzane (identyfikacja, analiza, środki ograniczające).
• ISO 31000: Jeśli umowa nie stanowi inaczej, proces ten musi być zgodny z wytycznymi normy ISO 31000.
• Czas: Identyfikacja ryzyka musi rozpocząć się już na etapie przeglądu umowy (przed jej podpisaniem lub tuż po).
5. Nadzór nad Dostawcami Zewnętrznymi (Łańcuch Dostaw)
Wymogi wobec Podwykonawców są znacznie bardziej restrykcyjne ze względu na bezpieczeństwo dostaw.
• Kaskadowanie uprawnień (Flow-down): Dostawca musi włączyć do umów z Podwykonawcami klauzulę informującą, że ich prace również mogą podlegać kontroli GQAR.
• Podrobiony sprzęt (Counterfeit Materiel): AQAP 2110 wprowadza specyficzny wymóg posiadania procesu unikania, wykrywania i eliminowania podrobionego sprzętu wojskowego.
• Ryzyko Poddostawców: Analiza ryzyka musi obejmować zagrożenia płynące z łańcucha dostaw.
6. Postępowanie z Niezgodnościami
AQAP 2110 ogranicza swobodę Dostawcy w decydowaniu o losie wadliwych produktów.
• Zgłaszanie: Należy powiadomić GQAR o niezgodnościach.
• Naprawy i odstępstwa: GQAR ma prawo odrzucić propozycje naprawy lub przyjęcia wyrobu w ramach odstępstwa (concession). Użycie wyrobu niezgodnego wymaga formalnej zgody.
• Nieznany status: Wyrób o nieznanym statusie musi być automatycznie traktowany jako niezgodny.
7. Identyfikowalność (Traceability)
O ile w ISO jest to wymagane „gdy jest to niezbędne”, w AQAP 2110 ciągła identyfikowalność jest obowiązkowa w każdym przypadku, gdy awaria elementu może prowadzić do zniszczenia sprzętu, zakłócenia działania lub zagrożenia bezpieczeństwa.
AQAP 2110 przekształca system zarządzania jakością z narzędzia wewnętrznego doskonalenia w narzędzie zapewnienia zaufania dla rządu, wymagając większej formalizacji, transparentności i ścisłej kontroli nad procesami technicznymi (konfiguracja, ryzyko, łańcuch dostaw).
W jaki sposób norma ISO 9001:2015 integruje się z AQAP 2110?
Integracja normy ISO 9001:2015 z publikacją AQAP 2110 jest fundamentalna, ponieważ standard NATO został zaprojektowany jako rozszerzenie i uszczegółowienie wymagań cywilnych dla potrzeb sektora obronnego.
Przy integracji tych dwóch standardów należy zwrócić uwagę na::
• Fundament systemu zarządzania jakością (SZJ): AQAP 2110 ustanawia obowiązek wdrożenia i utrzymywania systemu zarządzania jakością zgodnie z wymaganiami ISO 9001:2015. Dostawca musi stosować normę ISO jako bazę niezbędną do spełnienia wymagań kontraktowych.
• Struktura wymagań (Rozdziały 4 i 5):
◦ Rozdział 4 standardu AQAP 2110 formalnie potwierdza stosowalność wymagań ISO 9001:2015.
◦ Rozdział 5 zawiera dodatkowe, specyficzne wymagania NATO, które Dostawca musi spełnić obok tych wynikających z normy ISO.
• Bezpośrednie mapowanie punktów normy: W Rozdziale 5 AQAP 2110, przy tytułach poszczególnych punktów (np. Zarządzanie ryzykiem, Infrastruktura, Kompetencje), znajdują się numery odpowiednich punktów normy ISO 9001:2015 w nawiasach kwadratowych. Służy to ułatwieniu integracji obu standardów w ramach jednego systemu dokumentacji Dostawcy.
• Interpretacja terminologii: Standard NATO wprowadza zasadę, że wszędzie tam, gdzie w treści normy ISO 9001 pojawia się sformułowanie „niniejsza norma międzynarodowa”, należy je rozumieć jako odniesienie do „niniejszej publikacji” (czyli AQAP 2110). Ponadto, o ile nie określono inaczej, stosuje się definicje zawarte w normie ISO 9000:2015.
• Wzmocnienie procesów ISO przez NATO: AQAP 2110 rozszerza standardowe procesy ISO o rygorystyczne wymagania wojskowe, takie jak:
◦ Obowiązkowe powołanie przedstawiciela kierownictwa ds. jakości z bezpośrednim raportowaniem do najwyższego kierownictwa.
◦ Wprowadzenie formalnych planów jakości (QP) i planów zarządzania konfiguracją (CMP), które uszczegóławiają ogólne procesy operacyjne z ISO 9001.
◦ Rozszerzenie nadzoru nad dostawcami zewnętrznymi o klauzulę rządowego zapewnienia jakości (GQA).
Integrację tę można porównać do budowy luksusowego samochodu terenowego na bazie standardowego modelu cywilnego. ISO 9001:2015 to solidne podwozie, silnik i karoseria, które gwarantują sprawną jazdę w normalnych warunkach. AQAP 2110 to „pakiet wojskowy” dodawany do tego modelu: wzmocnione zawieszenie, opancerzenie i systemy łączności taktycznej. Samochód nadal korzysta z podstawowej instrukcji obsługi (ISO), ale aby przetrwać na polu bitwy (w kontrakcie NATO), musi posiadać wszystkie dodatkowe ulepszenia określone w specyfikacji wojskowej.
Identyfikacja i zarządzanie krytycznymi cechami produktu
Identyfikacja i zarządzanie kluczowymi charakterystykami wyrobu oraz procesów są fundamentalnymi elementami standardu AQAP 2110, mającymi na celu zapewnienie terminowości dostaw, kontrolę kosztów oraz niezawodność sprzętu wojskowego.
Proces ten przebiega w następujący sposób:
1. Identyfikacja charakterystyk krytycznych
Dostawca ma obowiązek zidentyfikować wymagania dotyczące wyrobu oraz funkcje, które odnoszą się do charakterystyk krytycznych, takich jak:
• zdrowie i bezpieczeństwo,
• wydajność (osiągi),
• niezawodność (rozumiana jako zdolność do funkcjonowania zgodnie z wymaganiami).
Sam standard definiuje te charakterystyki jako elementy wyrobu lub procesy, które – w przypadku braku odpowiedniego nadzoru – mogą wywrzeć negatywny wpływ na dostarczenie produktu, jego koszt i funkcjonowanie.
2. Zarządzanie poprzez Plan Jakości
Po zidentyfikowaniu tych cech, muszą one zostać uwzględnione w Planie Jakości (QP), który jest kluczowym narzędziem zarządczym. Zarządzanie nimi obejmuje:
• Określenie zasobów i kontroli: Opisanie planowanej produkcji z uwzględnieniem wymaganych czynności kontrolnych (weryfikacja, walidacja, monitorowanie, badania) oraz kryteriów akceptacji.
• Macierz zgodności: Dokumentowanie i utrzymywanie identyfikowalności wymagań za pomocą macierzy zgodności wymagań i rozwiązań, która merytorycznie uzasadnia spełnienie wszystkich punktów umowy.
3. Nadzór nad łańcuchem dostaw
Jeśli Dostawca decyduje się na zewnętrzne pozyskiwanie elementów krytycznych, wiąże się to z dodatkowymi rygorami:
• Wiedza o łańcuchu dostaw: Dostawca musi posiadać i aktualizować wiedzę o łańcuchu dostaw oraz działaniach Podwykonawcy w zakresie zapewnienia jakości.
• Obowiązek powiadomienia: Dostawca musi poinformować Przedstawiciela Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) oraz Zamawiającego, jeśli umowa z Podwykonawcą dotyczy elementu krytycznego.
4. Monitorowanie i Identyfikowalność
• Audyty wewnętrzne: Roczny program audytów Dostawcy musi obowiązkowo obejmować wszystkie procesy i działania o znaczeniu krytycznym związane z umową.
• Obowiązkowa identyfikowalność: W przypadkach, gdy awaria części mogłaby doprowadzić do zniszczenia sprzętu, zakłócenia działania lub zagrożenia życia, prowadzenie ciągłej identyfikowalności jest bezwzględnie wymagane.
Identyfikacja i zarządzanie krytycznymi cechami produktu działa jak zarządzanie organami w organizmie człowieka: lekarz (Dostawca) musi najpierw zidentyfikować, które organy są istotne dla przetrwania pacjenta (bezpieczeństwo i wydajność), a następnie stworzyć szczegółowy plan monitorowania ich parametrów (Plan Jakości). Jeśli jakikolwiek „podzespół” (np. zastawka serca) pochodzi od zewnętrznego dawcy, musi on być sprawdzony z najwyższą starannością, a jego stan musi być stale monitorowany i dokumentowany, ponieważ każda usterka mogłaby doprowadzić do katastrofy.
Jakie wymagania ISO 10012 muszą spełniać systemy pomiarowe Dostawcy?
Zgodnie ze źródłami, systemy pomiarowe Dostawcy realizującego umowę NATO muszą spełniać rygorystyczne wytyczne oparte na normie ISO 10012, która jest uznawana za powołanie normatywne w standardzie AQAP 2110.
Szczegółowe wymagania, jakie muszą spełniać te systemy to:
• Zgodność z normą ISO 10012:2003: System pomiarów i wzorcowania (kalibracji) stosowany przez Dostawcę w ramach konkretnej umowy musi być w pełni zgodny z wymaganiami tej normy, która dotyczy zarówno procesów pomiarowych, jak i samego wyposażenia.
• Obowiązek raportowania awarii wzorcowania: W sytuacji, gdy przyrząd pomiarowy nie spełni warunków wzorcowania, Dostawca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym przedstawiciela rządowego zapewnienia jakości (GQAR) lub Zamawiającego.
• Analiza wpływu na dostarczone wyroby: Powiadomienie o błędzie przyrządu musi zawierać informację o wpływie tego defektu na wyniki pomiarów wykonanych w przeszłości. Dotyczy to w szczególności wyrobów, które zostały już dostarczone Zamawiającemu, oraz wyników procesów weryfikacji, walidacji i akceptacji.
• Możliwość nakazu powtórzenia pomiarów: Na żądanie GQAR lub Zamawiającego, Dostawca może być zmuszony do ponownego wykonania pomiarów przy użyciu urządzeń, które posiadają aktualne i prawidłowe świadectwa wzorcowania.
Można to porównać do pracy aptekarza przygotowującego leki na receptę: jeśli okaże się, że waga używana do odmierzania składników była rozregulowana, aptekarz (Dostawca) musi natychmiast powiadomić nadzór farmaceutyczny (GQAR), sprawdzić, czy wydane już pacjentom leki mają bezpieczny skład i – jeśli inspektor tak zdecyduje – przygotować leki od nowa przy użyciu sprawdzonej, precyzyjnej wagi. Bez pewności co do rzetelności pomiaru, cała partia produktu traci gwarancję bezpieczeństwa.
Jak przepływ wymagań wpływa na Podwykonawców?
Przepływ wymagań to obowiązkowy proces, w którym główny Dostawca przenosi odpowiednie zobowiązania umowne na swoich Podwykonawców (zwanych Dostawcami zewnętrznymi ). Zapewnia to utrzymanie standardów jakości wymaganych przez NATO w całym łańcuchu dostaw.
Przepływ informacji wpływa na Podwykonawców poprzez:
• Przestrzeganie norm AQAP: Podwykonawcy muszą przestrzegać obowiązujących wymagań umownych, w tym określonych publikacji AQAP, do których odwołują się dokumenty zakupowe.
• Obowiązkowa klauzula GQA: Każde zamówienie lub Podwykonawstwo musi zawierać oświadczenie: „Wszystkie wymagania niniejszej umowy mogą podlegać GQA. Zostaniesz powiadomiony o wszelkich działaniach GQA, które zostaną podjęte„. Jest to formalne powiadomienie Podwykonawcy, że przedstawiciele rządu mogą skontrolować jego pracę.
• Wdrażanie procedur: Obowiązkiem głównego Dostawcy jest zapewnienie, że wszystkie procedury i procesy wymagane w umowie zostaną w pełni wdrożone w obiektach Podwykonawcy.
• Udzielanie praw dostępu: Podwykonawcy są zobowiązani do zapewnienia GQAR (rządowemu przedstawicielowi ds. zapewniania jakości) oraz nabywcy prawa dostępu do swoich obiektów, a także informacji i pomocy niezbędnej do oceny zgodności i weryfikacji zgodności produktu.
• Świadomość planu jakości: Podwykonawcy muszą być świadomi szczegółowych ustaleń w planie jakości projektu, które mają znaczenie dla ich konkretnych działań lub obszaru odpowiedzialności.
• Instrukcje umowne: Podwykonawcy otrzymują instrukcje umowne wyłącznie od Dostawcy , który złożył zamówienie; przedstawiciel rządu (GQAR) nie wydaje im tych instrukcji bezpośrednio.
• Postępowanie w przypadku niezgodności: Wymagania dotyczące ustępstw (odstępstw od umowy) mają zastosowanie zarówno do procesów zleconych na zewnątrz, jak i do produktów zakupionych. Główny Dostawca musi zapoznać się z wszelkimi tego typu wnioskami Podwykonawców przed ich przekazaniem przedstawicielom NATO.
• Zarządzanie ryzykiem: Podwykonawcy są częścią szerszej oceny ryzyka. Główny Dostawca musi przedstawić dowody na to, że ryzyko związane z dostawcami zewnętrznymi zostało uwzględnione na etapie planowania.
Pomimo tego przepływu źródła podkreślają, że działania rządowego działu zapewnienia jakości w zakładzie Podwykonawcy nie zwalniają głównego Dostawcy z żadnej odpowiedzialności za jakość wynikającą z umowy, Główny Dostawca pozostaje wyłączną odpowiedzialnością za zgodność produktu końcowego.
Spływ wymagań można porównać do wody przepływającej przez wielopoziomową fontannę : woda (wymagania jakościowe) musi dotrzeć do każdego poziomu (Podwykonawcy), aby system działał, ale architekt (Główny Dostawca) pozostaje odpowiedzialny za integralność całej konstrukcji, niezależnie od tego, przez który poziom woda aktualnie przepływa.
Odpowiedzialność kierownictwa i Przedstawiciela Kierownictwa ds. jakości NATO
Zgodnie ze standardem AQAP 2110, najwyższe kierownictwo organizacji jest zobowiązane do wyznaczenia Przedstawiciela Kierownictwa do spraw rządowego zapewnienia jakości (GQA – potocznie zwanego Pełnomocnikiem ds. Zapewnienia Jakości). Osoba ta musi spełnić szereg rygorystycznych wymagań dotyczących kompetencji, pozycji w strukturze oraz zakresu odpowiedzialności.
Szczegółowe wymagania Przedstawiciela Kierownicta to:
Pozycja w organizacji i uprawnienia
• Bezpośrednia podległość: Przedstawiciel ten musi podlegać bezpośrednio najwyższemu kierownictwu organizacji.
• Niezależność i swoboda: Musi posiadać niezbędne uprawnienia organizacyjne oraz swobodę w rozwiązywaniu kwestii dotyczących jakości. Ważne jest, aby uprawnienia te były skuteczne niezależnie od innych obowiązków, jakie ta osoba wykonuje w firmie.
Kompetencje
• Standard wymaga, aby wyznaczony przedstawiciel posiadał odpowiednie kompetencje w zakresie zarządzania jakością. AQAP 2110 wskazuje również, że Dostawca musi ogólnie utrzymywać proces identyfikacji potrzeb szkoleniowych dla personelu mającego wpływ na jakość wyrobu.
Kluczowe obowiązki i zadania
Przedstawiciel Kierownictwa musi posiadać uprawnienia umożliwiające mu realizację następujących zadań:
• Nadzór nad SZJ:
Zapewnienie, że wszystkie niezbędne procesy systemu zarządzania jakością (SZJ) są ustanowione, wdrożone oraz utrzymywane.
• Komunikacja z GQAR:
Pełnienie funkcji osoby do kontaktu (łącznika) z Przedstawicielem Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) oraz Zamawiającym we wszystkich kwestiach związanych z jakością.
• Zarządzanie informacją:
Odpowiada za to, aby informacje przekazywane do GQAR lub Zamawiającego prezentowały satysfakcjonujący poziom i zakres.
• Informowanie o zmianach:
Musi powiadamiać stronę rządową o wszelkich zmianach w organizacji, które mogłyby wpłynąć na jakość wyrobu lub system zarządzania jakością.
Pełnomocnik ds. Zapewnienia Jakości pełni funkcję oficera łącznikowego na misji dyplomatycznej: przedstawiciel kierownictwa jest jedynym głosem organizacji w sprawach jakości, który ma „gorącą linię” do szefa (najwyższego kierownictwa). Posiada on specjalną przepustkę (uprawnienia), która pozwala mu interweniować w dowolnym dziale firmy, jeśli zauważy zagrożenie dla jakości, a jego głównym zadaniem jest dbanie o to, by raporty wysyłane do sojuszników (GQAR) były rzetelne i kompletne. Dzięki swojej pozycji może podejmować autonomiczne decyzje w sprawach jakościowych, nawet jeśli są one niewygodne dla innych działów firmy.
Elementy systemu zarządzania jakością gwarantujące zdolność Dostawcy do realizacji wymagań kontraktowych
Zdolność Dostawcy do realizacji wymagań kontraktowych w ramach standardu AQAP 2110 opiera się na wielowarstwowym systemie zarządzania jakością (SZJ), który łączy standardy cywilne z rygorystycznymi wymaganiami wojskowymi. Celem tych elementów jest zwiększenie poziomu pewności Zamawiającego, że dostarczony wyrób będzie w pełni zgodny z umową.
Elementy systemu, które gwarantują tę zdolność to:
• Zintegrowany System Zarządzania Jakością: Fundamentem jest ustanowienie i utrzymywanie skutecznego SZJ opartego na normie ISO 9001, który jest następnie rozszerzany o specyficzne wymagania NATO zawarte w publikacji AQAP 2110.
• Zarządzanie ryzykiem: Dostawca musi dostarczyć obiektywne dowody, że ryzyka (w tym te pochodzące od Dostawców Zewnętrznych) są uwzględniane już na etapie planowania i przeglądu umowy. Proces ten powinien być zgodny z wytycznymi normy ISO 31000.
• Plan Jakości (zgodny z AQAP 2105): Jest to dokument kluczowy, który opisuje specyficzne dla danej umowy wymagania i procesy realizacji wyrobu. Musi on zawierać macierz zgodności wymagań i rozwiązań, która zapewnia pełną identyfikowalność i uzasadnia spełnienie każdego punktu umowy.
• Zarządzanie konfiguracją: Dostawca ma obowiązek wdrożenia sformalizowanego zarządzania konfiguracją zgodnie z publikacją ACMP 2100. Obejmuje to planowanie, identyfikację, nadzór nad zmianami oraz audyty konfiguracji.
• Nadzór nad łańcuchem dostaw: Dostawca musi przenosić (ang. flow down) odpowiednie wymagania kontraktowe i standardy AQAP na swoich Dostawców Zewnętrznych. Jest on również odpowiedzialny za wdrożenie procesów zapobiegania i wykrywania podrobionego sprzętu wojskowego.
• Zasoby i kompetencje: System gwarantuje, że personel wykonujący zadania mające wpływ na jakość posiada odpowiednie kompetencje i przeszkolenie. Ponadto systemy pomiarowe i wzorcowania muszą być zgodne z normą ISO 10012.
• Weryfikacja i Identyfikowalność: W przypadku elementów krytycznych, których awaria mogłaby prowadzić do utraty sprzętu lub życia, obowiązkowe jest utrzymywanie ciągłej identyfikowalności. Dostawca odpowiada za końcową weryfikację wyrobu i wystawienie Świadectwa Zgodności.
• Przywództwo i nadzór: Najwyższe kierownictwo musi wyznaczyć przedstawiciela ds. jakości z szerokimi uprawnieniami, który raportuje bezpośrednio do zarządu i współpracuje z przedstawicielem rządowym (GQAR).
• Ciągłe doskonalenie i Audyty: System wymaga prowadzenia rocznego programu audytów wewnętrznych obejmującego wszystkie procesy krytyczne oraz stosowania analizy przyczyn źródłowych (Root Cause Analysis) w przypadku wystąpienia niezgodności.
Elementy SZJ można porównać do precyzyjnego systemu nawigacji lotniczej: norma ISO to podstawowe mapy i silnik, ale to specyficzne wymagania NATO (ryzyko, konfiguracja, plany jakości) pełnią rolę radaru i systemów kontroli lotu, które pozwalają bezpiecznie dotrzeć do celu (realizacji umowy) nawet w najbardziej skomplikowanych i niebezpiecznych warunkach operacyjnych.
Dowody skuteczności systemu jakości
Jak Dostawca musi udowodnić skuteczność swojego systemu? Zgodnie z wymaganiami publikacji AQAP 2110, Dostawca nie tylko musi posiadać system zarządzania jakością (SZJ), ale jest zobowiązany do ciągłego udowadniania jego skuteczności i ekonomiczności poprzez dostarczanie obiektywnych dowodów oraz umożliwienie pełnego wglądu w procesy organizacji.
Dostawca musi wykazać rzetelność i sprawność swojego systemu poprzez:
• Dostarczanie obiektywnych dowodów (Objective Evidence): Dostawca musi udostępnić przedstawicielowi GQAR lub Zamawiającemu dokumentację systemu, zapisy z audytów wewnętrznych, samooceny oraz inne dowody potwierdzające, że system jest zgodny z wymaganiami NATO i realnie działa.
• Wykazanie skuteczności działań korygujących: W przypadku wystąpienia niezgodności lub reklamacji, Dostawca musi udowodnić, że potrafi przeprowadzić skuteczną analizę przyczyn źródłowych (RCA). Skuteczność systemu mierzy się brakiem powtarzalności tych samych błędów dzięki wdrożonym narzędziom i technikom naprawczym.
• Dowody na zarządzanie ryzykiem: Dostawca jest zobowiązany dostarczyć obiektywne dowody, że ryzyka (w tym te pochodzące od Dostawców Zewnętrznych) są identyfikowane, analizowane i ograniczane już na etapie planowania. Plan zarządzania ryzykiem musi być stale aktualizowany i dostępny do wglądu.
• Transparentność i dostęp dla GQAR: System uznaje się za wiarygodny tylko wtedy, gdy Dostawca zapewni GQAR/Zamawiającemu nieograniczoną możliwość oceny zgodności. Obejmuje to prawo dostępu do obiektów, personelu, sprzętu pomiarowego oraz pełnej dokumentacji (również elektronicznej).
• Monitorowanie i pomiary: Skuteczność systemu musi być poparta danymi z zasobów do monitorowania i pomiaru, które są zgodne z normą ISO 10012. W przypadku awarii sprzętu pomiarowego, Dostawca musi ocenić i zaraportować wpływ tego defektu na już dostarczone wyroby.
• Nadzór nad łańcuchem dostaw: Dostawca musi udowodnić, że kontroluje swoich Podwykonawców, przechowując dokumentację z weryfikacji i walidacji zakupionych wyrobów oraz wykazując znajomość działań jakościowych w całym łańcuchu dostaw.
• Przeglądy zarządzania: Najwyższe kierownictwo musi udowodnić swoje zaangażowanie poprzez udostępnienie GQAR danych wejściowych i wyjściowych z przeglądów zarządzania związanych z umową.
Skuteczność systemu należy dokumentować jako prowadzenie dziennika pokładowego przez kapitana statku: nie wystarczy twierdzić, że statek jest sprawny (posiadać certyfikat SZJ). Kapitan musi pokazać zapisy z regularnych przeglądów silnika (audyty wewnętrzne), mapy z naniesionymi mieliznami (zarządzanie ryzykiem), dowody na naprawę usterek (działania korygujące) oraz pozwolić inspektorowi na swobodne wejście do maszynowni (dostęp GQAR). Dopiero suma tych dowodów daje pewność, że jednostka bezpiecznie dotrze do celu.
Rola Zamawiającego jako organu rozstrzygającego
Zgodnie z AQAP 2110, Zamawiający (organizacja rządowa lub NATO) pełni rolę organu rozstrzygającego przede wszystkim poprzez mechanizm zastępowania lub uzupełniania uprawnień Przedstawiciela Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR).
Oto szczegółowe sposoby pełnienia tej roli oraz sytuacje, w których Zamawiający przejmuje decyzyjność:
• Rola domyślnego organu decyzyjnego: W standardzie stosuje się termin „GQAR i/lub Zamawiający”, aby umożliwić Zamawiającemu występowanie w charakterze organu rozstrzygającego w dwóch konkretnych przypadkach:
◦ gdy w umowie w ogóle nie wyznaczono przedstawiciela GQAR,
◦ gdy wyznaczonemu przedstawicielowi GQAR nie nadano uprawnień do wykonywania określonych, specyficznych czynności.
• Rozstrzyganie o zgodności dokumentacji: Zamawiający posiada ostateczne prawo do akceptacji lub odrzucenia kluczowych planów Dostawcy. Dotyczy to w szczególności:
◦ Systemu Zarządzania Jakością (SZJ): Zamawiający może odrzucić system, jeśli uzna, że nie gwarantuje on skutecznej realizacji umowy,
◦ Planu Jakości (QP): Posiada prawo do odrzucenia planu oraz jego wszelkich późniejszych poprawek,
◦ Planu Zarządzania Ryzykiem: Może odrzucić zaproponowaną strategię zarządzania ryzykiem, jeśli nie spełnia ona wymagań.
• Decyzje w zakresie wyrobów niezgodnych: Zamawiający pełni rolę arbitra w procesie postępowania z wadliwym towarem. Ma on prawo odrzucić wszelkie propozycje napraw lub przeróbek i samodzielnie zdecydować o przyjęciu wyrobu w stanie, w jakim się znajduje („as-is”), lub o jego całkowitej dyskwalifikacji. Wymagana jest również jego zgoda na wszelkie odstępstwa od wymagań.
• Prymat zapisów umownych: W przypadku wystąpienia rozbieżności między wymaganiami publikacji AQAP a zapisami konkretnej umowy, to zapisy umowy (sformułowane przez Zamawiającego) są rozstrzygające.
Zamawiający jako organu rozstrzygającego można porównać do relacji między inwestorem a inspektorem nadzoru na budowie: inspektor (GQAR) na co dzień pilnuje standardów w imieniu inwestora (Zamawiającego). Jednak w sytuacjach, gdy inspektor nie ma uprawnień do zatwierdzenia zmiany projektu lub gdy w ogóle nie ma go na miejscu, to inwestor osobiście podejmuje ostateczną decyzję (pełni rolę organu rozstrzygającego), czy dany etap prac przyjmuje, czy nakazuje jego wyburzenie i poprawę.