Klauzula „prawa dostępu”
Klauzula „prawa dostępu” (ang. right of access) jest jednym z fundamentów standardu AQAP 2110, umożliwiającym Przedstawicielowi Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) oraz Zamawiającemu skuteczne monitorowanie realizacji umowy.
Zasady działania tej klauzuli obejmują następujące obszary:
• Dostęp do obiektów i infrastruktury: Dostawca oraz jego Dostawcy Zewnętrzni (Podwykonawcy) muszą zapewnić GQAR prawo wejścia do wszystkich miejsc, w których wykonywane są czynności wynikające z umowy. Ponadto Dostawca ma obowiązek udostępnić odpowiednio wyposażone pomieszczenie do pracy oraz inne udogodnienia niezbędne do realizacji zadań przez GQAR.
• Nieograniczona ocena zgodności: GQAR posiada nieograniczoną możliwość oceny systemu zarządzania jakością oraz weryfikacji zgodności samych wyrobów z wymaganiami kontraktowymi. Obejmuje to prawo do wsparcia ze strony personelu Dostawcy przy obsłudze sprzętu pomiarowego oraz prawo do korzystania z niezbędnych urządzeń Dostawcy w celu przeprowadzenia badań i kontroli.
• Wgląd w dokumentację i informacje: Prawo dostępu obejmuje wszelkie informacje dotyczące spełnienia wymagań umowy, w tym:
◦ dokumentację systemu zarządzania jakością, zapisy z audytów wewnętrznych i samooceny,
◦ zapisy z przeglądów zarządzania (dane wejściowe i wyjściowe) związane z kontraktem,
◦ kopie dokumentów niezbędnych do potwierdzenia zgodności wyrobu, w tym dane przechowywane na nośnikach elektronicznych.
• Zasady dotyczące Podwykonawców: Uprawnienia GQAR rozciągają się na Dostawców Zewnętrznych. Dostawca musi zostać powiadomiony o planowanej ocenie Podwykonawcy, jednak to wyłącznie GQAR i/lub Zamawiający mają prawo zażądać przeprowadzenia czynności GQA oraz skorzystać z prawa dostępu do obiektów Dostawcy Zewnętrznego.
• Wsparcie techniczne: Dostawca jest zobowiązany zapewnić pomoc niezbędną do oceny, weryfikacji, walidacji, badania, kontroli lub zwolnienia wyrobu. Obejmuje to również dostęp do urządzeń wykorzystywanych do informowania i łączności.
Klauzula dostępu działa podobnie jak uprawnienia inspektora nadzoru budowlanego: inwestor (Zamawiający) wysyła inspektora (GQAR) na plac budowy. Inspektor nie może być ograniczony tylko do oglądania gotowego budynku – ma prawo wejść na każde piętro w trakcie prac (dostęp do obiektów), zajrzeć do dziennika budowy i faktur za materiały (dokumentacja), a jeśli chce sprawdzić wytrzymałość betonu, wykonawca musi mu udostępnić próbki i sprzęt do ich zbadania (wsparcie techniczne). Jeśli część prac wykonuje Podwykonawca, inspektor ma prawo wejść również do jego warsztatu, aby upewnić się, że cała konstrukcja jest bezpieczna.
Obowiązki Dostawcy w zakresie zapewnienia rządowego dostępu do procesów jakości
Główne obowiązki Dostawcy w zakresie zapewnienia rządowego dostępu do procesów jakości, określane jako wsparcie procesu Rządowego Zapewnienia Jakości (GQA), koncentrują się na umożliwieniu Przedstawicielowi Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) pełnego wglądu w realizację umowy oraz zapewnieniu mu niezbędnego wsparcia logistycznego.
Do głównych obowiązków Dostawcy należą:
• Zapewnienie swobodnego dostępu do obiektów: Dostawca oraz jego Dostawcy Zewnętrzni muszą zagwarantować GQAR i/lub Zamawiającemu prawo dostępu do wszystkich obiektów, w których realizowane są czynności wynikające z umowy.
• Umożliwienie oceny i weryfikacji: Dostawca jest zobowiązany zapewnić nieograniczoną możliwość oceny swojej zgodności (oraz Dostawców Zewnętrznych) z publikacją AQAP 2110. Obejmuje to również nieograniczoną możliwość weryfikacji zgodności samych wyrobów z wymaganiami kontraktowymi.
• Wsparcie logistyczne i techniczne:
◦ Pomieszczenia: Dostawca musi zapewnić odpowiednio wyposażone pomieszczenie do pracy oraz inne udogodnienia niezbędne do realizacji zadań GQA.
◦ Sprzęt i personel: Należy udostępnić niezbędny sprzęt badawczy do uzasadnionego wykorzystania oraz, w razie potrzeby, personel do jego obsługi.
◦ Łączność: Dostawca ma obowiązek zapewnić dostęp do urządzeń wykorzystywanych do informowania i łączności.
• Dostęp do dokumentacji i informacji:
◦ Dostawca musi zapewnić łatwy dostęp do dokumentacji systemu zarządzania jakością, zapisów z audytów wewnętrznych, samoocen oraz innych dowodów skuteczności systemu.
◦ GQAR ma prawo żądać kopii niezbędnych dokumentów, w tym tych przechowywanych na nośnikach elektronicznych.
◦ Na wniosek należy dostarczyć kopie umów i zamówień z Dostawcami Zewnętrznymi wraz z ich późniejszymi zmianami.
◦ Wymagany jest dostęp do danych wejściowych i wyjściowych z przeglądów zarządzania związanych z umową.
• Udzielanie pomocy merytorycznej: Dostawca musi zapewnić pomoc niezbędną do przeprowadzenia oceny, weryfikacji, walidacji, badania, kontroli lub zwolnienia wyrobu.
• Obowiązki informacyjne: Dostawca jest zobowiązany informować o istotnych zmianach w organizacji wpływających na jakość, o wykrytych niezgodnościach, a także o niedociągnięciach stwierdzonych podczas audytów wewnętrznych.
Dostawca musi pamiętać, że GQAR działający w imieniu Zamawiającego ma prawo odrzucić system zarządzania jakością Dostawcy, jeśli uzna go za nieskuteczny, co nakłada na dostawcę obowiązek przygotowania propozycji działań korygujących w uzgodnionym terminie.
Obowiązki Dostawcy w zakresie zapewnienia rządowego dostępu do procesów jakości można porównać do wizyty audytora w banku: bank nie tylko musi otworzyć drzwi do skarbca (obiektów), ale także udostępnić wszystkie księgi rachunkowe (dokumentację), przygotować biurko do pracy (logistykę) i oddelegować pracownika, który wyjaśni zawiłości systemowe (wsparcie personelu), aby audytor mógł potwierdzić, że pieniądze klientów są bezpieczne.
Uprawnienia GQAR u Dostawcy i u Podwykonawców
Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR), działający w imieniu Zamawiającego, posiada szeroki wachlarz uprawnień kontrolnych i decyzyjnych, które mają na celu zapewnienie, że Dostawca spełnia wszystkie wymagania kontraktowe dotyczące jakości.
Do najważniejszych uprawnień GQAR należą:
• Prawo dostępu i swoboda oceny: GQAR ma prawo dostępu do wszystkich obiektów (Dostawcy oraz jego Dostawców zewnętrznych), w których realizowane są czynności wynikające z umowy. Posiada on nieograniczoną możliwość oceny zgodności systemu zarządzania jakością Dostawcy z wymaganiami AQAP 2110 oraz weryfikacji zgodności samych wyrobów.
• Uprawnienia decyzyjne i prawo do odrzucenia: GQAR (wraz z Zamawiającym) zastrzega sobie prawo do odrzucenia systemu zarządzania jakością Dostawcy, jeśli uzna go za nieskuteczny. Może również odrzucić kluczowe dokumenty planistyczne, takie jak plany jakości oraz plany zarządzania ryzykiem.
• Nadzór nad wyrobem i procesami:
◦ GQAR ma prawo odrzucić wyroby niezgodne z wymaganiami.
◦ Może odrzucić propozycje Dostawcy dotyczące napraw, przeróbek lub przyjęcia wyrobu „takiego jaki jest” (tzw. use-as-is).
◦ W przypadku awarii sprzętu pomiarowego, GQAR może żądać ponownego wykonania pomiarów przy użyciu sprawnego sprzętu.
◦ Udzielanie zgody na tzw. odstępstwa (concessions), czyli warunkowe zwolnienie wyrobu niezgodnego, wymaga uprzedniej akceptacji GQAR.
• Wgląd w dokumentację i informacje: Dostawca musi zapewnić GQAR łatwy dostęp do dokumentacji systemu, zapisów z audytów wewnętrznych, samoocen oraz danych wejściowych i wyjściowych z przeglądów zarządzania związanych z umową. GQAR ma również prawo żądać kopii umów z Dostawcami Zewnętrznymi.
• Wsparcie logistyczne: GQAR ma prawo do korzystania z odpowiednio wyposażonych pomieszczeń biurowych u Dostawcy, niezbędnego sprzętu badawczego oraz pomocy personelu Dostawcy przy obsłudze tego sprzętu w celu realizacji zadań związanych z zapewnieniem jakości.
• Komunikacja i nadzór nad audytem: GQAR musi być informowany o istotnych zmianach w organizacji Dostawcy wpływających na jakość oraz o wszelkich niedociągnięciach wykrytych podczas audytów wewnętrznych.
GQAR jest w relacji z Dostawcą niczym surowy egzaminator na sesji: ma prawo wejść do każdej sali, sprawdzić wszystkie notatki studenta, a jeśli uzna, że proces przygotowań (system jakości) lub wynik końcowy (wyrób) nie spełniają standardów, ma pełną władzę, by nie dopuścić do zaliczenia (odbioru wyrobu).
Jakie są różnice między rolą GQAR a Zamawiającego?
Różnica między rolą Zamawiającego (Acquirer) a Przedstawiciela Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) w systemie AQAP 2110 wynika przede wszystkim z ich miejsca w strukturze kontraktowej oraz zakresu odpowiedzialności za procesy jakościowe.
• Definicja i charakter prawny:
◦ Zamawiający to organizacja rządowa lub organizacja NATO, która bezpośrednio zawiera umowę z Dostawcą i określa wymagania dotyczące wyrobu oraz jego jakości.
◦ GQAR to konkretna osoba (personel) odpowiedzialna za realizację procesu Rządowego Zapewnienia Jakości (GQA), która działa w imieniu Zamawiającego, ale nie musi być stroną samej umowy.
• Cel działań:
◦ Rolą Zamawiającego jest pozyskanie wyrobu spełniającego jego potrzeby operacyjne i techniczne, zdefiniowane w kontrakcie.
◦ Rolą GQAR jest ustanowienie i przedstawienie zapewnienia (zdobycie pewności), że wymagania jakościowe zawarte w umowie przez Zamawiającego zostały faktycznie spełnione przez Dostawcę.
• Hierarchia i rozstrzyganie sporów:
◦ Zamawiający jest organem nadrzędnym. W przypadku rozbieżności między publikacją AQAP a umową, rozstrzygające są zawsze zapisy umowy sporządzonej przez Zamawiającego.
◦ W sytuacjach, gdy GQAR nie został wyznaczony lub nie posiada odpowiednich uprawnień do konkretnych czynności, Zamawiający staje się domyślnym organem rozstrzygającym (ang. default).
• Komunikacja z Dostawcą:
◦ Dostawca musi wyznaczyć przedstawiciela kierownictwa do kontaktów w kwestiach jakościowych zarówno z GQAR, jak i Zamawiającym.
◦ Choć obaj mają prawo wglądu w dokumentację i audytowania, to GQAR zazwyczaj realizuje bieżący nadzór i czynności weryfikacyjne w obiektach Dostawcy.
• Wspólne kompetencje (prawo do odrzucenia):
◦ Zarówno Zamawiający, jak i GQAR mają prawo do odrzucenia Systemu Zarządzania Jakością (SZJ), jeśli uznają go za nieskuteczny.
◦ Obie strony mogą również odrzucić Plan Jakości (QP) oraz Plan Zarządzania Ryzykiem Dostawcy.
Role Zamawiającego i GQAR są porównywalne do relacji między właścicielem budowanej inwestycji (Zamawiający) a inspektorem nadzoru budowlanego (GQAR): Właściciel decyduje, jaki dom chce wybudować i podpisuje umowę z wykonawcą (Dostawcą). Inspektor (GQAR) działa w imieniu właściciela, sprawdzając na budowie, czy beton ma odpowiednią klasę i czy ściany stoją prosto (zgodność z wymaganiami). Jeśli inspektor nie ma uprawnień do zmiany projektu, ostateczne decyzje w spornych kwestiach technicznych podejmuje sam właściciel na podstawie zawartego kontraktu.
Czy GQAR może kontrolować łańcuch dostaw bez wiedzy Dostawcy?
Tak, Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) posiada uprawnienia do kontrolowania łańcucha dostaw bezpośrednio w obiektach Dostawców Zewnętrznych (producentów/Podwykonawców), jednak proces ten nie odbywa się bez wiedzy Głównego Dostawcy.
Zasady i warunki takiej kontroli to:
• Prawo dostępu do obiektów: Dostawca zewnętrzny ma obowiązek zapewnić GQAR lub Zamawiającemu prawo dostępu do obiektów, w których wykonywane są czynności wynikające z zapisów umowy.
• Nieograniczona możliwość oceny: GQAR posiada nieograniczoną możliwość oceny zgodności Dostawcy Zewnętrznego. Obejmuje to również możliwość weryfikacji zgodności samych wyrobów z wymaganiami umowy.
• Obowiązek powiadomienia: Standard zastrzega, że w przypadku planowanej oceny u Dostawcy Zewnętrznego, Główny Dostawca musi zostać o tym powiadomiony przed jej rozpoczęciem.
• Wyłączne uprawnienie GQAR: Realizacja czynności rządowego zapewnienia jakości oraz związane z nią prawo dostępu do obiektów Podwykonawcy może być zażądane wyłącznie przez GQAR i/lub Zamawiającego.
• Przenoszenie wymagań (Flow down): Aby taka kontrola była formalnie możliwa, Główny Dostawca jest zobowiązany zamieścić we wszystkich umowach z producentami zewnętrznymi klauzulę informującą, że wszystkie wymagania umowy mogą podlegać rządowemu zapewnieniu jakości oraz że Podwykonawca zostanie powiadomiony o każdym takim działaniu.
• Zapewnienie wsparcia: Producent zewnętrzny musi zapewnić GQAR pomoc niezbędną do oceny, weryfikacji czy badania wyrobu, a także udostępnić odpowiednio wyposażone pomieszczenie do pracy i niezbędny sprzęt.
Kontrola łańcucha dostaw odbywa się podobnie jak inspekcja weterynaryjna w łańcuchu dostaw żywności: inspektor (GQAR) ma prawo wejść nie tylko do restauracji (Główny Dostawca), ale także bezpośrednio do rzeźni lub gospodarstwa (Producent/Dostawca Zewnętrzny), które dostarcza mięso. Restauracja musi wiedzieć o tej kontroli, a rzeźnia musi mieć w umowie zapis, że jako ogniwo łańcucha dostaw żywności podlega takim kontrolom państwowym, aby zapewnić bezpieczeństwo finalnego konsumenta (Zamawiającego).
Granice kompetencji GQAR i rozstrzyganie sporów
Kto rozstrzyga spory, gdy GQAR nie ma uprawnień? W sytuacji, gdy Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) nie został wyznaczony lub nie posiada uprawnień do wykonania określonych czynności, funkcję organu rozstrzygającego pełni Zamawiający (Acquirer).
Zasady dotyczące rozstrzygania takich sporów:
• Rola Zamawiającego jako instancji domyślnej: Termin „przedstawiciel rządowego zapewnienia jakości i/lub Zamawiający” został wprowadzony w publikacji AQAP 2110 celowo, aby umożliwić Zamawiającemu pełnienie funkcji organu rozstrzygającego (default) w sytuacjach, gdy wyznaczonemu GQAR nie nadano stosownych pełnomocnictw lub gdy w ogóle nie powołano takiej osoby do obsługi danej umowy.
• Definicja Zamawiającego: Zamawiającym są organizacje rządowe i/lub organizacje NATO, które wchodzą w relacje kontraktowe z Dostawcą i to one ostatecznie określają wymagania dotyczące wyrobu oraz jego jakości. GQAR działa jedynie w ich imieniu.
• Nadrzędność zapisów umowy: W przypadku wystąpienia sporów lub rozbieżności dotyczących interpretacji wymagań między publikacją AQAP a zapisami kontraktu, zawsze rozstrzygające są zapisy umowy.
• Prawo do odrzucenia: To Zamawiający (lub GQAR działający w jego imieniu) posiada ostateczne prawo do odrzucenia systemu zarządzania jakością Dostawcy, planów zarządzania ryzykiem czy planów jakości, jeśli uzna je za nieskuteczne.
W relacji między sędzią sportowym a organizatorem zawodów: sędzia (GQAR) dba o przestrzeganie zasad na boisku w imieniu organizatora. Jeśli jednak sędzia nie ma uprawnień do podjęcia decyzji w specyficznym sporze technicznym (np. dotyczącym dopuszczenia sprzętu), ostateczny głos należy do organizatora (Zamawiającego), który ustalił regulamin zawodów (Umowę). Podstawą każdej decyzji jest zawsze oficjalny regulamin, który jest ważniejszy niż ogólne podręczniki sędziowania.