Definicja podróbek według AQAP i NATO
Standard AQAP 2110 definiuje podrobiony sprzęt wojskowy (ang. Counterfeit Material) jako mienie, którego kluczowe cechy zostały przedstawione w sposób nieprawdziwy.
Definicja podrobionego sprzętu obejmują następujące aspekty:
• Zakres fałszywych informacji:
Dotyczy to nieprawdziwego przedstawienia pochodzenia, wieku, składu, konfiguracji, statusu certyfikacji lub innych istotnych cech sprzętu.
• Stan mienia:
Definicja ma zastosowanie bez względu na to, czy dany sprzęt był wcześniej użytkowany, czy jest fabrycznie nowy.
• Sposób działania:
Fałszywe przedstawienie cech może odbywać się poprzez:
- wprowadzające w błąd oznakowanie, etykietowanie lub opakowanie sprzętu,
- posługiwanie się wprowadzającą w błąd dokumentacją,
- wszelkie inne środki, w tym celowe zatajenie istotnych informacji.
Standard wprowadza jednak istotny wyjątek: sprzęt nie zostanie uznany za podrobiony, jeżeli zostanie udowodnione, że jego błędna interpretacja nie była wynikiem nieuczciwego postępowania (nieuczciwości) Dostawcy lub Dostawcy zewnętrznego w ramach całego łańcucha dostaw.
W skrócie kluczowym elementem definicji jest celowe wprowadzenie w błąd co do tożsamości lub stanu technicznego produktu, co bezpośrednio wiąże się z wymaganiami dotyczącymi nadzoru nad łańcuchem dostaw i wykrywaniem takich nieprawidłowości przez Dostawcę.
Wyobraź sobie zakup dzieła sztuki z certyfikatem autentyczności: jeśli sprzedawca świadomie podrobił podpis autora lub datę powstania obrazu (fałszywa dokumentacja i oznakowanie), mamy do czynienia z podróbką. Jeśli jednak obraz jest autentyczny, ale został jedynie odświeżony bez informowania o tym kupującego, to zatajenie faktu wcześniejszej konserwacji (użytkowania) również może mieścić się w definicji podrobionego mienia według surowych norm wojskowych.
W jaki sposób AQAP 2110 radzi sobie z podrabianym sprzętem wojskowym?
Procedury NATO dotyczące zapobiegania wprowadzaniu do użytku podrobionego sprzętu wojskowego są ściśle określone w AQAP 2110 i nakładają na Dostawcę pełną odpowiedzialność za nadzór nad łańcuchem dostaw oraz wdrożenie mechanizmów obronnych.
Obowiązek wdrożenia sformalizowanego procesu operacyjnego
Dostawca musi opracować i wprowadzić proces mający na celu pięć kluczowych działań względem podrobionego sprzętu:
- Unikanie (avoidance) – zapobieganie włączeniu podróbek do zasobów.
- Wykrywanie (detection) – identyfikacja fałszywych komponentów.
- Minimalizowanie (mitigation) – ograniczanie skutków ich wystąpienia.
- Eliminowanie (elimination) – usuwanie ich z procesu produkcji.
- Składowanie (disposition) – zabezpieczenie i odizolowanie mienia.
Nadzór nad łańcuchem dostaw i komunikacja
• Wiedza o Dostawcach:
Dostawca ma obowiązek pozyskiwania i aktualizowania wiedzy o swoim łańcuchu dostaw oraz o działaniach Dostawców Zewnętrznych w zakresie zapewnienia jakości. Jest to szczególnie istotne w przypadku pozyskiwania elementów krytycznych lub niedojrzałych rozwiązań technicznych.
• Przenoszenie wymagań (Flow down):
Dostawca musi wprowadzać do umów ze swoimi Podwykonawcami odpowiednie wymagania dotyczące jakości, w tym przywołanie stosownych publikacji AQAP. Musi on również formalnie sprawdzać, czy wszystkie te wymagania zostały prawidłowo przeniesione na niższe szczeble łańcucha dostaw.
• Obowiązek informacyjny: Dostawca musi niezwłocznie poinformować Przedstawiciela Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) lub Zamawiającego, jeśli wyrób dostarczony z zewnątrz został odrzucony z powodu ryzyka (np. podejrzenia podróbki).
Infrastruktura i traktowanie jako wyrób niezgodny
Podrobiony sprzęt jest traktowany jako wyrób niezgodny. W związku z tym:
- Infrastruktura Dostawcy musi obowiązkowo obejmować wydzielone miejsce do oddzielenia i składowania takich wyrobów, aby zapobiec ich przypadkowemu użyciu.
- Dostawca musi posiadać udokumentowane procedury służące do identyfikacji i nadzoru nad takimi wyjściami.
- Wszelkie mienie o nieokreślonym lub nieznanym statusie certyfikacji automatycznie uznaje się za wyrób niezgodny.
Odpowiedzialność Dostawcy:
Realizacja Rządowego Zapewnienia Jakości (GQA) u Dostawców Zewnętrznych nie zwalnia Głównego Dostawcy z odpowiedzialności za jakość i autentyczność dostarczanych komponentów. To dostawca jest wyłącznie odpowiedzialny za to, by do Zamawiającego trafił wyrób spełniający wymagania.
Proces nadzoru nad podróbkami jest jak praca farmaceuty w aptece: nie może on po prostu ufać etykiecie na pudełku, ale musi znać swoich Dostawców (nadzór nad łańcuchem dostaw), posiadać system weryfikacji składu leków (wykrywanie podróbek) i mieć zamkniętą szafkę na preparaty podejrzane lub wycofane (miejsce do oddzielenia wyrobów niezgodnych), aby żadna fałszywa substancja nigdy nie trafiła do pacjenta (użytkownika końcowego NATO).
Jak zweryfikować, czy sprzęt jest podrobiony lub błędnie oznakowany?
Weryfikacja, czy sprzęt wojskowy jest podrobiony lub błędnie oznakowany, odbywa się w ramach procesu Rządowego Zapewnienia Jakości (GQA), realizowanego przez przedstawiciela GQAR działającego w imieniu Zamawiającego. NATO opiera się na restrykcyjnych procedurach nadzoru, kontroli dokumentacji oraz obowiązkach nałożonych bezpośrednio na Dostawcę. Weryfikacja podróbek odbywa się za pomocą następujących aspektów:
Definicja i identyfikacja podróbek:
NATO definiuje podrobiony sprzęt wojskowy jako materiały, których pochodzenie, wiek, skład, konfiguracja lub status certyfikacji zostały przedstawione niezgodnie z prawdą poprzez wprowadzające w błąd oznakowanie, etykietowanie, opakowanie lub dokumentację. Weryfikacja polega więc na konfrontacji stanu faktycznego wyrobu z jego opisem w dokumentach.
Nieograniczona możliwość weryfikacji:
Przedstawiciel GQAR posiada nieograniczoną możliwość weryfikacji zgodności wyrobów z wymaganiami zawartymi w umowie. Obejmuje to prawo dostępu do wszystkich obiektów, w których realizowane są czynności kontraktowe, zarówno u Głównego Dostawcy, jak i u Dostawców Zewnętrznych.
Wsparcie techniczne Dostawcy:
Dostawca jest zobowiązany zapewnić GQAR wszelką pomoc niezbędną do oceny, weryfikacji, walidacji, badania i kontroli wyrobu. Oznacza to, że NATO może zażądać przeprowadzenia specjalistycznych testów lub udostępnienia sprzętu pomiarowego w celu potwierdzenia autentyczności sprzętu.
Kontrola dokumentacji i Świadectwa Zgodności (CoC):
Kluczowym elementem weryfikacji jest sprawdzenie Świadectwa Zgodności, w którym Dostawca własnoręcznym podpisem potwierdza, że wyrób spełnia wymagania umowy. GQAR ma również wgląd w dokumentację dotyczącą konfiguracji oraz obiektywne dowody zgodności, które muszą być udostępnione przed odbiorem.
Obowiązkowe procesy Dostawcy:
NATO wymaga, aby to Dostawca sam opracował i wdrożył proces służący unikaniu, wykrywaniu, minimalizowaniu i eliminowaniu podrobionego sprzętu. Skuteczność tego procesu podlega ocenie przez GQAR, który może go odrzucić, jeśli nie zapewnia on należytego nadzoru.
Identyfikowalność (Traceability):
W przypadku elementów krytycznych, których awaria mogłaby zagrozić życiu lub misji, prowadzenie ciągłej identyfikowalności jest obowiązkowe. Pozwala to na prześledzenie drogi każdego komponentu w łańcuchu dostaw i wykrycie momentu ewentualnego wprowadzenia podróbki.
Weryfikację odbywa się podobnie do kontroli celnej na lotnisku: funkcjonariusz (GQAR) ma prawo nie tylko sprawdzić Twój paszport i dokumenty (CoC i plany jakości), ale może również nakazać otwarcie każdej walizki (dostęp do obiektów) i przeprowadzić testy chemiczne podejrzanych substancji (badania i walidacja). Jeśli paszport wygląda na przerobiony (mislabeled) lub zawartość bagażu nie zgadza się z deklaracją, towar jest konfiskowany, a przewoźnik (Dostawca) ponosi pełną odpowiedzialność za próbę oszustwa.
Jaką dokumentację musi przedstawić Dostawca w celu udowodnienia autentyczności materiału?
Zgodnie z wymaganiami AQAP 2110, Dostawca jest zobowiązany do przedstawienia szeregu dokumentów i obiektywnych dowodów, które potwierdzają autentyczność sprzętu oraz jego pełną zgodność z wymaganiami kontraktowymi.
Dokumentacja, którą Dostawca musi dostarczyć lub udostępnić w celu potwierdzenia autentyczności i zgodności wyrobów obejmuje:
• Świadectwo Zgodności (Certificate of Conformity – CoC): Jest to najważniejszy dokument, podpisany przez Dostawcę, który formalnie stwierdza, że wyrób jest zgodny z wymaganiami zawartymi w umowie. Musi on zostać dostarczony podczas zwolnienia wyrobu do przedstawiciela GQAR i/lub Zamawiającego.
• Obiektywne dowody zgodności (Objective Evidence): Dostawca musi zidentyfikować i udostępnić udokumentowane informacje, które służą jako dowody potwierdzające zgodność wyrobu z wymaganiami. Obejmują one kryteria akceptacji oraz informacje o konfiguracji, które muszą być dostępne przed rozpoczęciem procedury odbioru.
• Plan Jakości (Quality Plan – QP): Dokument ten musi opisywać szczególne wymagania systemu zarządzania jakością dla danej umowy oraz planowanie realizacji wyrobu, w tym wymagane czynności kontrolne, takie jak weryfikacja, walidacja i badania. Częścią Planu Jakości lub jego załącznikiem jest schemat zgodności wymagań i rozwiązań, który uzasadnia spełnienie wszystkich zapisów umowy.
• Dokumentacja zarządzania konfiguracją: Dostawca musi przygotować Plan zarządzania konfiguracją (CMP) oraz prowadzić identyfikację konfiguracji i audyty konfiguracji zgodnie ze standardem ACMP 2100. Pozwala to na weryfikację, czy dostarczony sprzęt odpowiada zatwierdzonemu projektowi i statusowi certyfikacji.
• Zapisy dotyczące identyfikowalności (Traceability): W sytuacjach, gdy awaria elementu mogłaby prowadzić do zniszczenia sprzętu lub utraty życia, prowadzenie i dostarczanie dokumentacji dotyczącej ciągłej identyfikowalności jest obowiązkowe. Pozwala to wykluczyć wprowadzenie do łańcucha dostaw podrobionego sprzętu (Counterfeit Materiel).
• Dowody weryfikacji Dostaw zewnętrznych: Dostawca musi przechowywać i udostępniać udokumentowane informacje z weryfikacji i walidacji wyrobów zakupionych od Dostawców Zewnętrznych. Musi również posiadać wiedzę o działaniach zapewnienia jakości w całym łańcuchu dostaw, szczególnie w przypadku elementów krytycznych.
• Udokumentowane informacje o zatwierdzeniu produktu i procesu: Dostawca ma obowiązek utrzymywać i zachować dokumentację potwierdzającą zatwierdzenie samego produktu, jak i procesu jego produkcji.
Autentyczność sprzętu w systemie NATO nie opiera się na jednym dokumencie, lecz na spójnym systemie dowodów – od Planu Jakości, przez zapisy z testów i weryfikacji Podwykonawców, aż po finalne Świadectwo Zgodności podobnie jak paszport z biometrycznymi zabezpieczeniami: sam dokument (CoC) jest dowodem tożsamości, ale jego autentyczność potwierdzają ukryte w nim dane o konfiguracji (biometria), historia wydania przez uprawniony organ (zatwierdzenie procesu) oraz zapisy o przekraczaniu granic w systemach informatycznych (identyfikowalność w łańcuchu dostaw). Dopiero komplet tych informacji daje pewność, że osoba (wyrób) jest dokładnie tym, za kogo się podaje.
Jak Dostawcy mogą chronić swój łańcuch dostaw przed podróbkami?
Zgodnie z wymaganiami AQAP 2110, ochrona łańcucha dostaw przed podrobionym sprzętem wojskowym (ang. Counterfeit Materiel) jest jednym z kluczowych obowiązków Dostawcy, wymagającym wdrożenia systemowych rozwiązań na wielu etapach współpracy z Podwykonawcami.
Zabezpieczenia łańcuch dostaw można dokonać wykonując poniższe działania:
• Ustanowienie dedykowanego procesu: Dostawca ma obowiązek opracować i wdrożyć formalny proces nakierowany na unikanie, wykrywanie, minimalizowanie oraz eliminowanie i składowanie podrobionego sprzętu.
• Budowanie wiedzy o łańcuchu dostaw: W przypadku pozyskiwania elementów krytycznych, projektów lub niedojrzałych rozwiązań technicznych, Dostawca musi pozyskać i aktualizować wiedzę o swoim łańcuchu dostaw oraz o działaniach zapewnienia jakości prowadzonych przez Dostawców Zewnętrznych.
• Przenoszenie wymagań (Flow down): Dostawca musi zadbać, aby w umowach z Podwykonawcami znalazły się odpowiednie wymagania jakościowe oraz klauzula o podleganiu rządowemu zapewnieniu jakości (GQA). Skuteczność tego „przenoszenia” musi być potwierdzona poprzez formalny przegląd dokumentów zakupowych, z którego zapisy należy przechowywać.
• Obowiązkowa identyfikowalność (Traceability): Tam, gdzie awaria części mogłaby prowadzić do zniszczenia sprzętu lub utraty życia, prowadzenie ciągłej identyfikowalności jest obowiązkowe. Pozwala to na weryfikację autentyczności każdego komponentu u źródła.
• Zarządzanie wyrobami o nieznanym statusie: Każdy wyrób, którego status jest nieokreślony lub nieznany, musi być traktowany jako wyrób niezgodny. Musi on zostać fizycznie odizolowany w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu w infrastrukturze Dostawcy, aby zapobiec jego omyłkowemu użyciu.
• Raportowanie ryzyk: Dostawca musi niezwłocznie informować przedstawiciela GQAR i/lub Zamawiającego, jeśli zidentyfikuje, że działalność Dostawcy Zewnętrznego jest nieznana lub budzi zaniepokojenie w kontekście ryzyka dostarczenia podróbek.
Zabezpieczenie łańcucha dostaw jest porównywalne do systemu bezpieczeństwa w bankowości: bank (Dostawca) nie tylko sprawdza autentyczność banknotów przy okienku (kontrola końcowa), ale musi znać drogę każdej przesyłki pieniężnej (identyfikowalność), sprawdzać licencje firm konwojowych (weryfikacja Dostawców Zewnętrznych) i posiadać procedury na wypadek wykrycia fałszywek (eliminacja podróbek). Jeśli jakikolwiek worek z pieniędzmi nie ma plomby (nieznany status), banknoty w środku są traktowane jako podejrzane i trafiają do bezpiecznego depozytu (izolacja), aż ich legalność zostanie potwierdzona.
Jakie są procedury przy wykryciu podróbek u Podwykonawców?
W przypadku wykrycia podrobionego mienia u Dostawcy Zewnętrznego (Podwykonawcy), procedury NATO określone w AQAP 2110 nakładają na Dostawcę Głównego szereg obowiązków operacyjnych, komunikacyjnych i naprawczych. Odpowiedzialność za czystość łańcucha dostaw spoczywa na Dostawcy, a Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) nadzoruje proces reagowania na takie incydenty.
Oto szczegółowe procedury postępowania wynikające ze źródeł:
1. Natychmiastowa identyfikacja i izolacja
• Klasyfikacja jako wyrób niezgodny:
Każdy wyrób, którego status jest nieokreślony lub nieznany (co ma miejsce w przypadku podejrzenia podróbki), musi zostać automatycznie uznany za wyrób niezgodny.
• Fizyczne oddzielenie (Segregacja):
Dostawca ma obowiązek niezwłocznie odizolować takie mienie. Infrastruktura Dostawcy musi obejmować specjalnie wyznaczone miejsce do składowania wyrobów niezgodnych, aby zapobiec ich omyłkowemu użyciu lub wysyłce.
2. Obowiązki informacyjne wobec NATO
Dostawca musi niezwłocznie powiadomić przedstawiciela GQAR i/lub Zamawiającego w następujących sytuacjach:
- Gdy wyrób dostarczony przez Podwykonawcę został odrzucony, przerobiony lub naprawiony w związku z ryzykiem (w tym ryzykiem podróbki).
- Gdy Dostawca otrzymał od Podwykonawcy wyrób niezgodny, który podlegał rządowemu zapewnieniu jakości (GQA).
- Gdy działanie Dostawcy zewnętrznego wzbudza zaniepokojenie lub jego historia nie jest znana.
3. Weryfikacja u Podwykonawcy (GQA)
• Prawo wejścia:
GQAR ma nieograniczoną możliwość oceny zgodności wyrobów i procesów bezpośrednio w obiektach Dostawcy Zewnętrznego.
• Niezależność kontroli:
Realizacja czynności GQA u Podwykonawcy może być zażądana wyłącznie przez przedstawiciela GQAR lub Zamawiającego. Czynności te nie zdejmują jednak z Dostawcy Głównego odpowiedzialności za jakość tego komponentu.
4. Analiza przyczyn i działania korygujące
• Analiza przyczyn źródłowych (RCA):
Dostawca musi przeprowadzić formalną analizę, stosując określone narzędzia i techniki, aby ustalić, jak podróbka trafiła do systemu.
• Propozycje naprawcze:
Dostawca musi przedstawić GQAR propozycje działań korygujących w uzgodnionym terminie.
• Prawo do odrzucenia:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia wszelkich napraw lub przeróbek podrobionego mienia zaproponowanych przez Dostawcę.
5. Konsekwencje systemowe
• Odrzucenie SZJ:
Jeśli wykrycie podróbek wykaże, że system zarządzania jakością Dostawcy jest nieskuteczny w zakresie nadzoru nad Podwykonawcami, Zamawiający ma prawo odrzucić cały system zarządzania jakością Dostawcy.
• Sankcje finansowe:
Kary umowne za dostarczenie podrobionego mienia (wyrobu niezgodnego) są nakładane zgodnie z zapisami zawartymi w konkretnej umowie.
Postępowanie po wykryciu podróbek o Podwykonawcy można porównać do dochodzenia epidemiologicznego w branży spożywczej: gdy sklep (Dostawca) wykryje skażoną partię towaru od rolnika (Podwykonawcy), nie może jej po prostu wyrzucić. Musi ją natychmiast wycofać i odizolować w chłodni (segregacja), powiadomić sanepid (GQAR), a następnie prześledzić całą drogę produktu, aby znaleźć źródło skażenia (RCA). Jeśli sklep nie udowodni, że ma sprawne procedury kontroli Dostawców, inspektorzy mogą zamknąć całą placówkę (odrzucenie SZJ), a właściciel poniesie wysokie kary finansowe przewidziane w koncesji (umowie).
Kto ponosi odpowiedzialność za podrobiony sprzęt od Poddostawcy?
Zgodnie z wymaganiami AQAP 2110, wyłączną odpowiedzialność za zgodność wyrobów z wymaganiami, w tym za ewentualny podrobiony sprzęt pochodzący od Poddostawcy (Dostawcy zewnętrznego), ponosi Główny Dostawca. Zasady odpowiedzialności to:
• Brak zwolnienia z odpowiedzialności przez nadzór rządowy:
Nawet jeśli Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) realizuje swoje czynności bezpośrednio w obiektach Dostawcy Zewnętrznego, działania te nie zwalniają głównego Dostawcy z jakiejkolwiek odpowiedzialności za jakość wynikającej z umowy.
• Obowiązek prewencji i wykrywania:
Dostawca jest zobowiązany do ustanowienia i wdrożenia konkretnego procesu mającego na celu unikanie, wykrywanie, minimalizowanie oraz eliminowanie podrobionego sprzętu wojskowego. Musi on również posiadać i aktualizować wiedzę o swoim łańcuchu dostaw.
• Definicja odpowiedzialności w łańcuchu dostaw:
Sprzęt uznaje się za podrobiony, gdy jego cechy (pochodzenie, wiek, skład, status certyfikacji) zostały przedstawione nieprawdziwie poprzez wprowadzające w błąd oznakowanie lub dokumentację. Odpowiedzialność Dostawcy jest wyłączona tylko wtedy, gdy udowodni on, że błędna interpretacja tych cech nie była skutkiem nieuczciwego postępowania jego samego lub któregokolwiek Dostawcy Zewnętrznego w łańcuchu dostaw.
• Nadzór nad wymaganiami:
Dostawca musi przeprowadzać formalne przeglądy zamówień u Poddostawców, aby upewnić się, że wszystkie wymagania dotyczące jakości zostały poprawnie przeniesione (flow-down) do umów z Dostawcami Zewnętrznymi.
Gdy mamy do czynienia z generalnym wykonawcą budowy domu: nawet jeśli to wynajęty Podwykonawca zamontował wadliwe lub podrabiane kable elektryczne, to generalny wykonawca odpowiada przed właścicielem za bezpieczeństwo i jakość całej instalacji. Fakt, że inwestor mógł zaglądać na budowę i sprawdzać postępy prac, nie zdejmuje z głównego wykonawcy obowiązku weryfikacji materiałów, które kupują jego Podwykonawcy.
Kto ponosi koszty weryfikacji podrobionego sprzętu przez GQAR?
Chociaż standard AQAP 2110 nie zawiera bezpośredniego cennika za czynności weryfikacyjne, to jednoznacznie nakłada na Dostawcę obowiązek pokrycia kosztów organizacyjnych i technicznych związanych ze wsparciem działań Przedstawiciela Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR.
Ciężar weryfikacji sprzętu (w tym podrobionego) odbywa się na zasadach:
Obowiązek zapewnienia zasobów:
Dostawca (oraz Dostawca Zewnętrzny) musi zapewnić GQAR, bez dodatkowych opłat w ramach kontraktu, pomoc niezbędną do oceny, weryfikacji i badania wyrobu, w tym:
- odpowiednio wyposażone pomieszczenie do pracy i inne udogodnienia,
- niezbędny sprzęt do przeprowadzenia badań i kontroli,
- personel do obsługi tego sprzętu.
Wyłączna odpowiedzialność Dostawcy:
To na Dostawcy spoczywa wyłączna odpowiedzialność za zgodność wyrobów z wymaganiami. Działania weryfikacyjne podejmowane przez GQAR u Dostawcy zewnętrznego nie zwalniają głównego Dostawcy z tej odpowiedzialności ani z kosztów związanych z zapewnieniem jakości.
Koszty wynikające z sankcji:
W przypadku wykrycia podrobionego sprzętu, co wiąże się z odrzuceniem systemu jakości lub wyrobu, stosuje się kary umowne określone w konkretnej umowie. Dostawca jest wtedy zobowiązany do przygotowania i wdrożenia planu naprawczego na własny koszt.
Obowiązek posiadania wiedzy:
Dostawca musi na własny koszt utrzymywać procesy unikania i wykrywania podrobionego sprzętu oraz posiadać aktualną wiedzę o swoim łańcuchu dostaw.
Sytuacja podobna kal przy obowiązkowym przeglądzie technicznym pojazdu: właściciel samochodu (Dostawca) musi opłacić dostęp do stacji diagnostycznej i zapewnić sprawny pojazd do sprawdzenia. Jeśli diagnosta (GQAR) wykryje niewłaściwie dobrane części zamienne, to właściciel nie tylko traci czas na dodatkowe badania, ale musi na własny koszt wymienić podzespoły na oryginalne i może zapłacić karę za próbę dopuszczenia niebezpiecznego pojazdu do ruchu, zgodnie z taryfikatorem (umową).
Izolacja, składowanie i weryfikacja
Składowanie wykrytego podrobionego sprzętu wojskowego nie jest jedynie kwestią magazynową, lecz rygorystycznym procesem operacyjnym mającym na celu całkowite wyeliminowanie ryzyka użycia takich wyrobów w łańcuchu dostaw. Zasady składowania i nadzoru nad podróbkami to:
Wydzielenie specjalnej strefy w infrastrukturze:
Dostawca ma obowiązek zapewnienia w swojej infrastrukturze wyznaczonego miejsca do oddzielenia wyrobów niezgodnych. Jest to kluczowe, aby podrobiony sprzęt fizycznie nie mógł zostać pomylony z wyrobami pełnowartościowymi.
Wdrożenie procesu dyspozycji (składowania):
Dostawca musi opracować i stosować formalny proces, który obejmuje nie tylko wykrywanie i eliminowanie, ale także składowanie (ang. disposition) podrobionego mienia. Proces ten ma zagwarantować, że podróbka zostanie trwale usunięta z obiegu produkcyjnego i nie zostanie przypadkowo wydana do montażu lub wysłana do Zamawiającego.
Procedury nadzoru i identyfikacji:
Składowanie musi być oparte na udokumentowanych procedurach, które precyzyjnie określają sposób identyfikacji, nadzoru i fizycznego oddzielenia takich wyrobów. Każdy wyrób, którego status certyfikacji lub pochodzenie jest nieznane, musi zostać automatycznie uznany za niezgodny i poddany tym samym rygorom składowania.
Weryfikacja skuteczności przez GQAR:
Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) lub Zamawiający mają prawo do odrzucenia procedur składowania i oddzielania, jeśli uznają, że nie zapewniają one wystarczającego nadzoru nad podróbkami. Dostawca musi umożliwić GQAR swobodny dostęp do tych miejsc w celu weryfikacji zgodności.
Odpowiedzialność w całym łańcuchu dostaw:
Obowiązek skutecznego składowania i izolowania podróbek spoczywa na Dostawcy również w odniesieniu do elementów pozyskanych od Dostawców Zewnętrznych. Nawet jeśli GQA było realizowane u Podwykonawcy, to główny dostawca odpowiada za to, by wadliwy sprzęt nie opuścił strefy izolacji.
Proces przebiega podobnie do postępowania z dowodami rzeczowymi w laboratorium kryminalistycznym: podejrzany przedmiot (podrobiony sprzęt) nie może leżeć na zwykłym regale z innymi narzędziami. Musi zostać umieszczony w zamkniętej, wyraźnie opisanej „strefie kwarantanny” (wydzielone miejsce w infrastrukturze), do której dostęp jest ściśle kontrolowany, a każda procedura jego zabezpieczenia musi być udokumentowana i zatwierdzona przez odpowiednie organy nadzorcze, aby nie dopuścić do jego ponownego wprowadzenia do obiegu.
Koszty izolacji i składowania wykrytych podróbek
Koszty oraz pełną odpowiedzialność operacyjną za izolację i składowanie wykrytego podrobionego sprzętu ponosi wyłącznie Dostawca (oraz, w ramach łańcucha dostaw, Dostawca Zewnętrzny). AQAP 2110 nakłada wymagania takie jak:
• Obowiązek wdrożenia procesów:
Dostawca jest zobowiązany do opracowania i wprowadzenia procesów służących nie tylko unikaniu i wykrywaniu, ale także minimalizowaniu, eliminowaniu i składowaniu (disposition) podrobionego sprzętu wojskowego.
• Zapewnienie infrastruktury:
W ramach wymagań dotyczących wsparcia, Dostawca musi zapewnić odpowiednią infrastrukturę, która obejmuje miejsce do oddzielenia (izolacji) wyrobów niezgodnych. Dotyczy to również podróbek, ponieważ wyrób o nieznanym statusie automatycznie uznaje się za niezgodny.
• Wyłączna odpowiedzialność kontraktowa:
To na Dostawcy spoczywa wyłączna odpowiedzialność za zgodność wyrobów z wymaganiami umownymi. Działania przedstawiciela GQAR u Podwykonawców nie zdejmują z głównego Dostawcy odpowiedzialności za jakość ani kosztów z tym związanych.
• Zapewnienie zasobów bez dodatkowych opłat:
Dostawca musi zapewnić GQAR pomoc niezbędną do badania i weryfikacji wyrobu, w tym udostępnić odpowiednie pomieszczenia i sprzęt. Choć źródła nie wspierają bezpośredniego fakturowania tych czynności przez NATO, nakładają one na Dostawcę obowiązek ich sfinansowania w ramach realizacji systemu zarządzania jakością.
• Konsekwencje finansowe błędów:
Jeśli systemy izolacji podróbek okażą się nieskuteczne, zamawiający może nałożyć na Dostawcę kary umowne przewidziane w kontrakcie.
Sytuację tę można porównać do zarządzania odpadami niebezpiecznymi w zakładzie produkcyjnym: to właściciel fabryki (Dostawca) musi na własny koszt wyznaczyć specjalną, szczelną strefę (miejsce izolacji), zapewnić odpowiednie kontenery (składowanie) i opłacić personel, który zajmie się ich utylizacją. Jeśli inspektor ochrony środowiska (GQAR) wykryje, że odpady są źle zabezpieczone, fabryka nie tylko musi natychmiast naprawić błąd na własny koszt, ale płaci również wysoką karę za stworzenie zagrożenia, zgodnie z podpisanymi wcześniej regulaminami (umową).