W jakich sytuacjach GQAR może odrzucić system jakości Dostawcy?
Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) oraz Zamawiający mają prawo do odrzucenia systemu zarządzania jakością (SZJ) Dostawcy w zakresie, w jakim ma on zastosowanie do realizacji konkretnej umowy. GQAR może odrzucić system lub jego poszczególne elementy w następujących sytuacjach:
• Brak skuteczności i zgodności:
Gdy Dostawca nie dostarczy obiektywnych dowodów (np. zapisów z audytów wewnętrznych, dokumentacji zakresu systemu, samoocen), że SZJ jest skuteczny oraz w pełni zgodny z wymaganiami publikacji AQAP 2110.
• Niewłaściwe procedury nadzoru:
GQAR może nie zaakceptować udokumentowanych procedur dotyczących identyfikacji, nadzoru oraz oddzielania wyrobów niezgodnych, jeśli zostanie udowodnione, że nie zapewniają one niezbędnego nadzoru.
• Niezadowalający Plan Jakości:
Przedstawiciel rządowy ma prawo odrzucić plan jakości (oraz jego późniejsze rewizje), jeśli nie spełnia on wymagań kontraktowych lub nie został przedłożony przed rozpoczęciem prac.
• Wady w zarządzaniu ryzykiem:
GQAR może odrzucić plany zarządzania ryzykiem oraz ich poprawione wersje, jeśli uzna je za niewystarczające.
• Odrzucenie propozycji napraw:
GQAR ma prawo odrzucić wszelkie propozycje Dostawcy dotyczące przeróbek, napraw oraz przyjęcia wyrobów niezgodnych w stanie, w jakim się znajdują (tzw. use-as-is).
W przypadku odrzucenia systemu zarządzania jakością, Dostawca ma obowiązek przygotować propozycje działań korygujących oraz korekt w uzgodnionym terminie, a dodatkowo mogą zostać nałożone na niego kary umowne określone w kontrakcie.
Sytuację łatwiej zrozumieć na przykładzie restauracji ubiegającej się o prestiżową gwiazdkę jakości: inspektor (GQAR) nie tylko ocenia smak gotowego dania (wyrobu), ale ma prawo zakwestionować cały sposób pracy kuchni (system jakości). Jeśli uzna, że procedury przechowywania żywności są ryzykowne lub kucharze nie trzymają się przepisów (planu jakości), może cofnąć certyfikację i nakazać naprawę procesów, zanim ponownie dopuści lokal do obsługi gości specjalnych (NATO).
W jaki sposób nabywca może odrzucić system zarządzania jakością Dostawcy?
Proces odrzucenia Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) Dostawcy przez Zamawiającego lub przedstawiciela GQAR jest formalnym uprawnieniem zapisanym w standardzie i wiąże się z konkretnymi konsekwencjami dla Dostawcy i odbywa się na zasadach:
• Prawo do odrzucenia: Zamawiający oraz Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) zastrzegają sobie prawo do odrzucenia systemu zarządzania jakością Dostawcy w zakresie, w jakim ma on zastosowanie do danej umowy.
• Podstawa decyzji: Decyzja o odrzuceniu opiera się na ocenie zgodności i skuteczności systemu. Aby umożliwić tę ocenę, Dostawca musi zapewnić GQAR/Zamawiającemu łatwy dostęp do:
◦ dokumentacji dotyczącej zakresu systemu,
◦ zapisów z audytów wewnętrznych i samooceny,
◦ innych obiektywnych dowodów potwierdzających, że system jest zgodny z publikacją AQAP 2110 i działa skutecznie.
• Obowiązki Dostawcy po odrzuceniu: W sytuacji, gdy system zostanie odrzucony, Dostawca jest zobowiązany do:
◦ przygotowania propozycji działań korygujących oraz korekt w systemie,
◦ przedstawienia tych propozycji w terminie uzgodnionym z Zamawiającym lub GQAR.
• Sankcje finansowe: Odrzucenie SZJ nie jest jedynie czynnością administracyjną – standard wyraźnie wskazuje, że w takim przypadku stosuje się kary umowne, o ile zostały one zdefiniowane w zapisach umowy.
Inne powiązane uprawnienia do odrzucenia: Oprócz całego systemu, Zamawiający lub GQAR mają również prawo do odrzucenia poszczególnych elementów składowych zarządzania jakością, jeśli uznają je za nieskuteczne:
• Plan Zarządzania Ryzykiem: Zamawiający/GQAR mogą odrzucić plany zarządzania ryzykiem oraz ich poprawione wersje.
• Plan Jakości (QP): Rezerwują sobie prawo do odrzucenia Planów Jakości i ich rewizji.
• Procedury nadzoru nad niezgodnościami: Udokumentowane procedury identyfikacji i oddzielania wyrobów niezgodnych mogą nie zostać zaakceptowane, jeśli zostanie udowodnione, że nie zapewniają one niezbędnego nadzoru.
• Przeróbki i naprawy: GQAR/Zamawiający mogą odrzucić wszelkie zaproponowane przez Dostawcę naprawy lub przeróbki wyrobów niezgodnych.
Jakie są konsekwencje odrzucenia systemu jakości przez GQAR? – Konsekwencje niezgodności
W przypadku, gdy Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) lub Zamawiający skorzystają z przysługującego im prawa do odrzucenia systemu zarządzania jakością (SZJ) Dostawcy w zakresie, w jakim ma on zastosowanie do umowy, dla Dostawcy wynikają z tego faktu bezpośrednie konsekwencje proceduralne i finansowe.
Zgodnie ze źródłami, główne następstwa takiej decyzji to:
• Obowiązek przedstawienia planu naprawczego: Dostawca musi przygotować i przedłożyć konkretne propozycje działań korygujących oraz korekt.
• Restrykcje czasowe: Wspomniane propozycje naprawy systemu muszą zostać przedstawione w uzgodnionym terminie (ramach czasowych), który jest akceptowalny dla GQAR lub Zamawiającego.
• Utrata uprawnień operacyjnych: Zamawiający ma prawo do odrzucenia systemu w takim zakresie, w jakim ma on zastosowanie do realizacji konkretnej umowy. Może to w praktyce uniemożliwić kontynuowanie prac do czasu naprawy uchybień. System może też zostać uznany za niewystarczający do bezpiecznego i skutecznego wykonania konkretnego zamówienia wojskowego.
• Sankcje finansowe: Standard AQAP 2110 precyzuje, że w takiej sytuacji kary umowne są nakładane zgodnie z zapisami zawartymi w konkretnej umowie. Samstandard nie podaje sztywnych stawek ani rodzajów kar, odsyłając bezpośrednio do warunków kontraktowych ustalonych między stronami.
• Konieczność udowodnienia skuteczności: Aby system został ponownie zaakceptowany, Dostawca musi zapewnić GQAR/Zamawiającemu łatwy dostęp do dowodów obiektywnych, takich jak:
◦ dokumentacja systemu oraz zapisy z audytów wewnętrznych,
◦ wyniki samooceny Dostawcy,
◦ inne dowody potwierdzające, że system jest nie tylko zgodny z publikacją AQAP 2110, ale przede wszystkim skuteczny.
Warto podkreślić, że system zarządzania jakością u Dostawcy musi być ustanowiony i utrzymywany w sposób ekonomiczny i skuteczny, aby zwiększać poziom pewności Zamawiającego co do zdolności Dostawcy do realizacji wyrobu zgodnego z umową. Odrzucenie systemu przez GQAR jest sygnałem, że ta pewność została utracona.
Działa to podobnie jak odrzucenie uprawnień przez nadzór techniczny w fabryce: jeśli inspektor (GQAR) uzna, że cała linia produkcyjna i procedury bezpieczeństwa (system jakości) nie działają prawidłowo, nie tylko wstrzymuje to zaufanie do powstających tam produktów, ale właściciel fabryki musi natychmiast naprawić błędy w określonym czasie pod groźbą wysokich grzywien (kar umownych), a do pracy może wrócić dopiero po ponownym udowodnieniu, że każdy proces jest pod pełną kontrolą.
Jakie kary grożą Dostawcy za wykrycie podrobionych części?
Standard AQAP 2110 nie zawiera sztywnego taryfikatora kar pieniężnych, lecz wskazuje na konkretne konsekwencje formalne i prawne, które wynikają z zapisów zawartych w samej umowie oraz z faktu naruszenia procedur bezpieczeństwa łańcucha dostaw.
Za wykrycie podrobionego sprzętu wojskowego Dostawcy mogą grozić sankcje i konsekwencje jak:
• Zastosowanie kar umownych:
W przypadku, gdy wykrycie podrobionych części prowadzi do odrzucenia Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) lub jego części, kary umowne stosuje się zgodnie z zapisami konkretnej umowy zawartej między Dostawcą a Zamawiającym.
• Odrzucenie wyrobów:
Zamawiający lub Przedstawiciel Rządowego Zapewnienia Jakości (GQAR) ma pełne prawo do odrzucenia wyrobów niezgodnych (w tym podrobionych). Oznacza to brak możliwości zrealizowania dostawy i otrzymania zapłaty.
• Odrzucenie Systemu Zarządzania Jakością:
Jeśli procesy unikania i wykrywania podrobionego sprzętu okażą się nieskuteczne, Zamawiający może odrzucić cały system zarządzania jakością Dostawcy. W takiej sytuacji Dostawca musi przygotować propozycje działań korygujących w uzgodnionym terminie.
• Koszty działań naprawczych:
Dostawca jest zobowiązany do wdrożenia procesu eliminowania i składowania (disposition) podrobionego sprzętu. Musi on również na własny koszt przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych (RCA – Root Cause Analysis) i wdrożyć działania korygujące, aby zapobiec powtórzeniu się sytuacji.
• Odpowiedzialność za Poddostawców:
Wykrycie podrobionych części u Dostawcy zewnętrznego nie zdejmuje odpowiedzialności z Głównego Dostawcy. Musi on ponieść wszelkie konsekwencje wynikające z umowy, nawet jeśli to jego Poddostawca dopuścił się nieuczciwego postępowania.
Kary działają tak, jak w restauracji serwującej dania z certyfikowanych produktów ekologicznych: jeśli sanepid (GQAR) wykryje, że restaurator (Dostawca) podaje tanią podróbkę mięsa od niesprawdzonego rzeźnika (Poddostawcy), to sama norma (AQAP) mówi, że lokal musi zostać zamknięty, a certyfikat odebrany. Jednak to, jak wysoką grzywnę zapłaci restaurator i czy straci licencję na stałe, zależy od szczegółowych przepisów i umowy najmu lokalu (kontraktu). Nieznajomość pochodzenia towaru przez kucharza nie jest tu żadnym usprawiedliwieniem.
Jak odróżnić nieuczciwe postępowanie od zwykłego błędu?
AQAP 2110 rozróżnienie między nieuczciwym postępowaniem a zwykłym błędem (błędną interpretacją) opiera się na możliwości udowodnienia intencji oraz braku świadomego wprowadzania w błąd. Kluczowe kryteria rozróżnienia to:
• Definicja nieuczciwego postępowania: Wyrób uznaje się za podrobiony, gdy jego cechy (pochodzenie, wiek, certyfikacja) przedstawiono nieprawdziwie, chyba że udowodniono, że błąd nie był skutkiem nieuczciwego postępowania. Jeśli nieuczciwość zostanie udowodniona, Dostawca musi liczyć się z rygorystycznym egzekwowaniem zapisów karnych umowy.
• Definicja nieuczciwości poprzez skutek: Za przejaw nieuczciwego postępowania uznaje się sytuację, w której pochodzenie, wiek, skład, konfiguracja lub status certyfikacji wyrobu zostały przedstawione niezgodnie z prawdą. Dzieje się to poprzez:
◦ wprowadzające w błąd oznakowanie, etykietowanie lub opakowanie,
◦ wprowadzającą w błąd dokumentację,
◦ zatajenie istotnych informacji.
Jeśli nieuczciwość zostanie udowodniona, Dostawca musi liczyć się z rygorystycznym egzekwowaniem zapisów karnych umowy.
• Domniemanie winy w przypadku podróbek: Standard zakłada, że jeśli występuje powyższe „błędne przedstawienie” cech wyrobu, mamy do czynienia z podrobionym sprzętem wojskowym, co z definicji wiąże się z nieuczciwością.
• Kryterium „zwykłego błędu” (wyjątek): Sytuację można uznać za zwykły błąd (błędną interpretację niebędącą skutkiem nieuczciwości) tylko wtedy, gdy zostanie udowodnione, że to błędne przedstawienie faktów nie było wynikiem nieuczciwego postępowania Dostawcy lub Podwykonawcy.
Ciężar dowodu: W systemie NATO to na Dostawcy spoczywa obowiązek wykazania, że niezgodność w dokumentacji lub oznakowaniu była przypadkowym błędem, a nie celowym działaniem mającym na celu oszukanie Zamawiającego. Jeśli Dostawca nie jest w stanie tego udowodnić, wyrób zostaje sklasyfikowany jako podrobiony (Counterfeit Materiel).
Rola procesów Dostawcy: Aby zminimalizować ryzyko oskarżenia o nieuczciwość, Dostawca musi posiadać wdrożone procesy służące unikaniu, wykrywaniu i eliminowaniu podrobionego sprzętu. Brak takich procesów przy jednoczesnym wystąpieniu błędów w oznakowaniu może utrudnić udowodnienie, że błąd był jedynie „zwykłym przeoczeniem”.
Wyobraźmy sobie kontrolę biletów w pociągu: jeśli pasażer nie ma biletu, kontroler domyślnie zakłada próbę oszustwa (nieuczciwe postępowanie). Jednak pasażer może uniknąć kary, jeśli udowodni, że doszło do zwykłego błędu – na przykład pokaże potwierdzenie zepsutej aplikacji mobilnej lub bilet kupiony na niewłaściwą godzinę przez pomyłkę w systemie. Jeśli nie ma żadnego dowodu na awarię lub pomyłkę, jego tłumaczenie o „zapomnieniu” nie zostanie uznane za błąd, lecz za świadomą jazdę na gapę.