Norma ISO 14001 narzuca organizacji pewien sposób działania oraz stawia przed nią spełnienie kilku wymagań.
Jednym z nich jest opracowanie w formie zapisu dokumentacji opisującej główne elementy systemu zarządzania środowiskowego i powiązania między nimi. Zgodnie z wymaganiami normy ISO 14001 organizacja, w której funkcjonuje system zarządzania środowiskowego powinna posiadać w postaci udokumentowanej:
- politykę środowiskową,
- cele i zadania,
- zakres odpowiedzialności i uprawnień,
- procedury badań i monitorowania,
- procedurę oceny zgodności z prawem,
- dokumentację w postaci zapisów z audytu, przeglądów kierownictwa oraz szkoleń.
Norma ISO 14001 wymaga minimalnej ilość zapisów, lecz należy pamiętać, że dokumentowanie znacznie ułatwia organizacji wykazanie prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego. Standard ISO 14001 zostawia organizacji dużą swobodę decydowania o kształcie i ilości dokumentacji systemowej.
Obszerność dokumentacji nie powinna być narzucana przez jednostki doradczo-wdrożeniowe, czy audytorów jednostek certyfikujących. Powinno to zależeć od:
- charakteru organizacji,
- jej wielkości,
- złożoności jej oddziaływań na środowisko,
- kompetencji personelu,
- dotychczas stosowanych w organizacji metod zarządzania.
Autor: AJ