Każde przedsiębiorstwo posiadające System Zarządzania Jakością (SZJ) zgodnie z wymogami normy posiada dokumentację systemową. Dokumentacja ta jest dowodem potwierdzającym utrzymywanie systemu, stanowi potwierdzenie uprawnień i odpowiedzialności, jest podstawowym źródłem informacji o SZJ oraz stanowi zapis czynności wykonywanych w ramach systemu. Dokumentacja systemowa powinna zawierać elementy przedstawione na rys. 1.
Niniejszy artykuł opisuje elementy dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, który jest utrzymywany zgodnie z wymaganiami norm PN-EN ISO 9001:2009 System zarządzania jakością – Wymagania, PN-EN ISO 14001:2005 System zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania oraz PN-N-18001:2004 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania. Opracowanie powstało w oparciu o rozwiązania stosowane w jednej z polskich firm dystrybucyjnych działających w branży energetycznej.Na dokumentację Systemu Zarządzania Jakością w przywołanej firmie składają się dokumenty zawarte w tabeli 1. Dokumentacja ma formę elektroniczną, zamieszczona jest w Intranecie. Dzięki temu każdy z pracowników ma do niej dostęp w dowolnym momencie. Oryginały są nadzorowane przez Pełnomocnika ds. SZJ i przez niego przechowywane. Wszelkie zmiany w dokumentacji zatwierdzane są przez Najwyższe Kierownictwo, a status dokumentu określany jest datą wydania oraz numerem. Wszelkie zmiany w dokumentacji, są nadzorowane zgodnie z procedurą nadzoru nad dokumentacją i zapisami. Piecze nad instrukcjami sprawują Pełnomocnicy ds. BHP, Ochrony Środowiska i Ochrony Przeciwpożarowej.
Zaletami stosowanego nadzoru nad dokumentacją i zapisami jest zapewnienie, że:
- dokumentacja jest kompletna oraz zawiera aktualne dane,
- zdezaktualizowane dokumenty są przechowywane w odpowiednie sposób i w odpowiednim miejscu oraz przez odpowiednie odpowiedzialne za to osoby.
Zapisy w SZJ stanowią dowód na utrzymywanie i ciągłe doskonalenie działań w zakresie zarządzania jakością, zarządzania środowiskowego oraz zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Te również są przechowywane w wersji elektronicznej oraz dostępne tylko dla uprawnionych pracowników.
Każda zmiana mająca miejsce w Systemie Zarządzania Jakością zamieszczana jest na witrynie Intranetowej, w zakładce „nowości i zmiany w dokumentacji SZJ”, do której dostęp ma każdy pracownik.
W czasie projektowania SZJ procesy zidentyfikowane w firmie zostały podzielone na dwie grupy – procesy biznesowe oaz procesy wspomagające. Do każdego z procesów zidentyfikowano procedury. Szczegółowe dane o zidentyfikowanych procesach zawarto w tabeli 2. Każdy z wyspecyfikowanych procesów ma odpowiedzialnego za niego „właściciela”. W opisywanym systemie nie zastosowano wyłączeń.
Powyższe opracowanie przedstawia przykładową implementację rozwiązań związanych z dokumentacją systemową prowadzoną w ramach SZJ. Nie należy niniejszej analizy traktować jako wyznacznika właściwego stosowania tego typu rozwiązań. Praktycznie wszystkie elementy SZJ powinny być każdorazowo dostosowane do indywidualnych cech przedsiębiorstwa. Powyższe opracowanie przedstawia przykład dobrych praktyk w zakresie prowadzenia dokumentacji systemowej, o czym nie należy zapominać.
Autor: Katarzyna Kaczmarczyk
Literatura
Hamrol A., Zarządzanie jakością z przykładami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2008