Identyfikacja wdrożonych SZJ w przedsiębiorstwach

Tematem badania była identyfikacja wdrożonych systemów zapewnienia jakości w przedsiębiorstwach. Ankietowanie wybranych jednostek firm, które podkreślają w swoim działaniu politykę zarządzania jakością w przedsiębiorstwie, w tym wprowadzenie norm ISO 9001, innych systemów ISO oraz innych systemów zarządzania jakością.

Populacja badana:
I.) 100 firm posiadających certyfikat ISO 9001
II.) 100 firm nieposiadających certyfikatu ISO 9001

W Polsce jest około 3 mln przedsiębiorstw, a wśród nich 15 tys. posiadających System ISO 9001.Grupa reprezentatywna firm została wybrana na podstawie danych z www.prs.pl, www.orgmasz.pl z dn. 30.12.2011.

Próba reprezentatywna została określona przy założeniach: 95% poziomu ufności, 50% udziału populacji generalnej, a także 4% błędu szacowania. Wielkość próby reprezentatywnej wynosi  150.

Celem badania było ustalenie czy przedsiębiorstwa oprócz certyfikatu ISO 9001 posiadają wdrożone inne metody i techniki jakościowe, a także zebranie informacji dotyczących powodów ich wdrożenia oraz jakie przynoszą korzyści i zagrożenia, a także określenie zmian jakie spowodowało ich wdrożenie.

2.  Wstęp

W poniższym raporcie przedstawiamy wyniki telefonicznej ankiety przeprowadzanej w dniach 20. 01 – 04-04 2012 r. Obejmującej zagadnienia związane z systemami zarządzania jakością w Polskich przedsiębiorstwach. W badaniach wzięło udział 75 przedsiębiorstw mających wdrążony system ISO 9001 oraz 75 losowo wybranych, działających w Polsce firm, bez wspomnianej normy. Na pytania odpowiedziało: 29 organizacji posiadających ISO 9001 oraz 27, które go nie mają.

3.  Opracowanie wyników

I.  Przedsiębiorstwa posiadające wdrożony system zarządzania jakością ISO 9001

Pytanie 1.

Badane jednostki zostały poproszone o określenie branży w jakiej funkcjonują. Zdecydowana większość to przedsiębiorstwa należące do różnych dziedzin przemysłu tj.:

 Branża okrętowa (2 przedsiębiorstwa), morska (1 przedsiębiorstwo)
  Stocznia ( 1 przedsiębiorstwo)
  Produkcja pomp (2 przedsiębiorstwa)
  Elektromaszynowa (2 przedsiębiorstwa)
   Górnictwo( 1 przedsiębiorstwo)
  Budownictwo ( 2 przedsiębiorstwa)
 Sanitarne roboty budowlane ( 1 przedsiębiorstwo)
  Elektroinstalacyjna (1 przedsiębiorstwa)
  Produkcja urządzeń mechanicznych, części zamiennych i konstrukcji stalowych (2 przedsiębiorstwa)
  Produkcja elementów elektroizolacyjnych ( 1 przedsiębiorstwo)
  Branża sanitarna, grzewcza, klimatyzacyjna ( 1 przedsiębiorstwo)
  Hutnictwo( 1 przedsiębiorstwo)
  Branża papiernicza ( 1 przedsiębiorstwo)
  Produkcja kosmetyków ( 1 przedsiębiorstwo)
  Spożywcza i piekarsko-cukiernicza ( 2 przedsiębiorstwo)
  Hydraulika siłowa ( 1 przedsiębiorstwo)

Jednakże znalazły się również przedsiębiorstwa z sektora usług:

  Zarządzanie nieruchomościami, deweloper ( 1 przedsiębiorstwo)
  IT ( 1 przedsiębiorstwo)
  Akademia Morska ( 1 przedsiębiorstwo)
  Pest-control ( 1 przedsiębiorstwo)
  Inne (2 przedsiębiorstwa)

Pytanie 2:
Jaka jest liczba pracowników w firmie?

 Następnym zagadnieniem jakie było ujęte w badaniach była liczba osób zatrudnionych w przedsiębiorstwach posiadających wdrożony system zarządzania jakością ISO 9001.

Na podstawie powyższego wykresu można zauważyć, że system zarządzania jakością ISO 9001 jest wdrażany przede wszystkim przez duże przedsiębiorstwa zatrudniające ponad 100 pracowników (62% badanych przedsiębiorstw) oraz, że większość wśród wszystkich badanych stanowi grupa zatrudniająca ponad 200 pracowników, aż 42%. Najmniejszą grupę stanowią jednostki zatrudniające nie więcej niż 10 pracowników oraz zatrudniających od 11 do 50 pracowników (po 10%).

 Pytanie 3:

Z jakiego powodu został wprowadzony system?

 Kolejny wykres przedstawia dlaczego badane jednostki zdecydowały się na wdrożenie systemu ISO 9001. Przede wszystkim podkreślano potrzebę poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa (82,8%). Również ważnymi powodami były: ustalenie odpowiedzialności za poszczególne zadania, poniesienie prestiżu (72, 4%), zwiększenie konkurencyjności producenta (72, 4%) oraz ustalenie odpowiedzialności za poszczególne zadania (69%). Mniej ważnymi przyczynami okazały się:

Pytanie 6

Jak funkcjonuje przedsiębiorstwo po wdrożeniu normy?

a)  lepiej niż przed wprowadzeniem
b) brak różnicy
c) gorzej niż przed wprowadzeniem
d) nie mam zdania
e) system należało wdrążyć

Odpowiedzi na powyższe pytanie przedstawiają się następująco:
– większość ankietowanych zauważyła poprawę działalności (65,6%)
– 25% nie odnotowała różnicy natomiast żadne z przedsiębiorstw
– 9, 4 % przyznało, że system należało wdrożyć

Pytanie 7

Drugą części ankiety poświęciliśmy na zadanie pytań odnośnie innych metod i technik jakościowych.

Pytanie 8

Ankietowanym przedsiębiorstwom, które na poprzednie pytanie udzieliły negatywnej odpowiedzi, zadaliśmy dodatkowe pytanie: ”Czy zamierzają Państwo wprowadzić inne techniki lub metody jakościowe”? Spośród reprezentantów dokładnie połowa udzieliła pozytywnej odpowiedzi, drugie 50% odpowiedziało, iż nie zamierzają wprowadzić takich metod.

 Pytanie 9

 Ankietowani zostali również zapytani czy wprowadzali inne systemy i narzędzia zarządzania jakością niż norma ISO 9001. Rozkład przedstawiał się następująco:

Najczęściej wdrażanymi narzędziami są:

  Zarządzanie dokumentacją (75, 9% przedsiębiorstw)
  Audyt jakości (65,5%)
  Zarządzanie procesowe (Workflow / obieg dokumentów) (62,1%)
  Zarządzanie zasobami ludzkimi – HR (58,6%)
  Zarządzanie projektami (51,7%)
  Zarządzanie przez cele (51,7 %)
  Kontroling przedsiębiorcy (51,7%)
Część z wyżej wymienionych narzędzi została wdrażana równocześnie z Systemem ISO 9001, dlatego też najczęściej wdrażanymi systemami są: audyt jakości oraz zarządzanie dokumentacją.

Natomiast System GMP został wdrożony przez przedsiębiorstwa z branży spożywczej, ponieważ jest on obligatoryjny dla przedsiębiorstw zatrudniających do 50 pracowników.

 Pytanie 10

 Następne pytanie dotyczyło stosunku techniki lub metody jakościowej do normy ISO 9001.

Zdecydowana większość badanych firm (58,6%) uważa, iż dodatkowe narzędzie ZJ jest uzupełnieniem normy ISO 9001. 44,8% ankietowanych uważa, iż jest dodatkową normą – uzupełnieniem normy ISO, 10,7 nie wie dlaczego dodatkowe normy zostały wprowadzone, a 3,6 % uważa, że są od siebie niezależne i podobna liczba badanych nie widzi między nimi różnic.

Pytanie 11

Jakie były problemy związane z wprowadzeniem innych metod lub technik jakościowych?

W pytaniu 11 badane przedsiębiorstwa zostały poproszone, aby wymieniły problemy związane z wdrażaniem systemu. Do najczęstszych problemów należą :

  Opór pracowników przed zmianą
  Koszty związany z wdrążeniem.

Badani wymienili również problemy związane z:

  Stworzeniem odpowiedniej dokumentacji, tak aby miała odzwierciedlenie w rzeczywistości ( 2 przedsiębiorstwa)
  Szkoleniem pracowników w zakresie norm
  Wyodrębnieniem procesów
  Opracowaniem właściwych procedur

Pytanie 12

Jakie są korzyści z wprowadzenia dodatkowych metod lub technik jakościowych?

 Kolejne pytanie dotyczyło korzyści płynących z wdrożenia systemów i technik zarządzania jakością. Odpowiedzi przedstawiają się następująco:

  Poprawa jakości (31,03% przedsiębiorstw)
  Mniejsza ilość reklamacji (6,9%)
  Wzrost wydajności (6,9%)
  Lepsze zarządzanie czasem pracowników
  Lepsze sprawdzanie pracy
  Pozwala uporządkować i sprawować kontrolę nad procesami
  Doskonalenie procesów
  Zwiększenie precyzji informacji
  Poprawa skuteczności i efektywności zarządzania procesami
  Wzrost konkurencyjności na rynku
  Usystematyzowanie danych
Jedno przedsiębiorstwo uznało, że prowadzenie normy nie przyniosło żadnych korzyści, natomiast pozwoliło dostosować się do przepisów, a dwa uznały że nie przyniosło żadnych istotnych korzyści.

 Pytanie 13

 Prawie wszystkie firmy stwierdziły, że wdrożenie systemu ISO 9001 wpłynęło pozytywnie na jakość wykonywanych usług, chociaż w różnym stopniu w różnych przedsiębiorstwach. U niektórych ankietowanych zmiany były niewielkie nie wpłynęły  istotnie na poprawę jakości. Należy jednak podkreślić, że stosunek kosztów do otrzymanych korzyści jest niewspółmiernie mały.

II.  Przedsiębiorstwa nie posiadające wdrożonego systemu ISO 9001 lecz mające wdrożone inne metody i techniki jakościowe

Pytanie 1

Badane jednostki zostały poproszone o określenie branży w jakiej funkcjonują. Zdecydowana większość to przedsiębiorstwa należące do różnych dziedzin przemysłu tj.: branża budowlana, usługowa, spożywcza, transportowa, dystrybucyjna, motoryzacyjna, kosmetyczna, przemysłowa, odzieżowa. Jednakże znalazły się także jednostki zajmujące się: ochroną środowiska, zarządzaniem nieruchomościami, zabezpieczeniami antywłamaniowymi.

 Pytanie 2:

Następnym zagadnieniem jakie było ujęte w badaniach była liczba osób zatrudnionych w przedsiębiorstwach posiadających wdrożone inne metody i techniki jakościowe

Na podstawie tego wykresu można zauważyć że motedy i techniki jakościowe są wdrażane przedewszystkim w przedsiębiorstwach gdzie zatrudnienie pracowników sięga od 11- 50. Jest to zdecydowana większość wynosząca 50% badanych przedsiębiorstw. Natomist przedsiębiorstwa zatrudniające najmniejszą liczbę pracowników stanową tylko 7%.

 Pytanie 3

Czy zamierzają firmy wprowadzić system ISO 9001?

Drugą częścią naszej ankiety było zadanie pytań firmom które nie posiadają ISO 9001 jednak mają wdrożone inne metody i techniki jakościowe. Przedsiębiorstwom zostało zadane także pytanie czy zamierzają wprowadzić ISO 9001 i tylko jedna  firma z ankietowanych zamierza zdecydować się na wdrożenie tego systemu z następujących powodów:
 chęć poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa
 nowe rynki zbytu
 ograniczenie liczby reklamacji
 ustalenie odpowiedzialności za poszczególne zadania
 podniesienie kwalifikacji personelu
 zwiększenie konkurencyjności producenta
 podniesienie prestiżu producenta

Pytanie 4.

Czy w przedsiębiorstwie zostały wprowadzone metody lub techniki jakościowe?

Na zadane przez nas pytanie odpowiedziało nam tylko 27 firm. Z czego 24 z nich udzieliło pozytywnej odpowiedzi( czyli 85%) natomiast w 3 przedsiębiorstwa (11%)metody i techniki jakościowe nie zostały wdrożone. 

Pytanie 5.

Czy zamierzają państwo wprowadzić takie metody lub techniki?

 Przedsiębiorstwa które udzieliły negatywnej odpowiedzi w poprzednim pytaniu zostały poproszone o udzielenie odpowiedzi na ostatnie pytanie.

Tylko jedna firma zdeklarowała się, że zamierzą wprowadzić metody i techniki jakościowe, natomiast pozostałe dwie nie wyraziły chęci wdrożenia tych metod i technik jakościowych.

Pytanie 6.

Jakie metody oraz techniki jakościowe  zostały/ są wdrażane w państwa firmie?

Ankietowane firmy, udzieliły nam informacji jakie mają wdrożone metody i techniki jakościowe.
Rozkład przedstawiał się następująco:

Najczęściej wdrażanymi narzędziami są:

 Kontroling produktu(48%)
 Zarządzanie dokumentacją(48%)
 Zarządzanie przez cele oraz Budżetowanie(41%)
 Koło Deminga, Time Based Planning – Zarządzanie czasem, Zarządzanie procesowe (Workflow / obieg dokumentów) oraz  Kontrola techniczna (materiałów wyjściowych, międzyoperacyjna i końcowa) (37%)
 Zero defektów oraz Zarządzanie zasobami ludzkimi (33%)
 Karta kontrolna oraz Zarządzanie projektami (30%)
 Motywacyjne systemy wynagrodzeń, Six Sigma oraz Dobra praktyka produkcyjna (22%)
 7 narzędzi TQC (19%)
 5xS (15%)
 Kontroling przedsiębiorcy, Koło jakości oraz Audyt jakości (11%)
 Kaizen (7%)
 Quality Audit Meeting (4%)

Pytanie7.

Jakie były problemy związane z wprowadzeniem innych metod lub technik jakościowych?

Firmy, które zgodziły się przeprowadzić z nami ankietę, nie posiadające wdrożonego systemu ISO9001, ale miały wprowadzone powyższe metody i techniki jakościowe odpowiedziały, iż  nie było większych problemów podczas wprowadzania metod, albo były one nieistotne (37 %). Padły także odpowiedzi, iż problemy były niezauważalne dla ciągłej pracy organizacji (19 %). Trudności występujące w pewnym stopniu pokrywają się z firmami, w których wprowadzono ISO 9001.

Do najczęściej wymienianych problemów należą

 nakłady finansowe (30%),
 problemy z dokumentacją (27%),
 tymczasowe utrudnienia w funkcjonowaniu firmy (19%),
 czas realizacji(17%),
 opór pracowników przed zmianami(11%),
 wyodrębnienie procesów (9%),
 opracowanie właściwych procedur (7%),
 trudności z przyzwyczajeniem się do metod (7%),
 czynniki zewnętrzne (5%),
 stworzenie odpowiedniej dokumentacji tak, aby miała odzwierciedlenie w praktyce (4%)

Pytanie 8.

Jakie są korzyści z wprowadzenia dodatkowych metod lub technik jakościowych?

Ankietowane firmy na zadane pytanie udzielały różnych odpowiedzi. Dzięki nim możemy stwierdzić, że wprowadzenie technik i metod jakościowych wpływa pozytywnie na jakość wykonywanych usług a także podnosi standard firmy.

Do najczęściej wymienianych korzyści należą:

 poprawa przejrzystości dokumentacji,
 sterowanie i podnoszenie, jakości produktów,
 mniejsza ilość wadliwych produktów,
 wzrost wydajności, bezpieczeństwa informacji
 mniejsza ilość reklamacji,
 lepsza jakość wykonywanych usług
 klient ma zagwarantowaną dobrą, jakość produktu,
 zwiększenie precyzji informacji,
 uporządkowanie organizacji,
 systematyzacja,
 szybkie wykrywanie słabych punktów,
 bezpieczeństwo pracy,
 redukcja kosztów,
 konkurencyjność,
 dostosowanie się do zmieniających realiów rynkowych
 wzrost efektywności systemu zarządzania jakością dzięki informatyzacji
 ograniczenie kosztów związanych z rozpatrywaniem reklamacji
  „Otrzymane produkty muszą spełniać określone wymagania oraz mają sprostać oczekiwaniom konsumentów”
 „W związku z tym, że prowadzimy prace podwodne musimy mieć wdrożoną normę związaną z BHP, jest to wymóg ustawowy.”

Pytanie 9.

Czy wpłynęło to, na jakość wykonywanych usług?

 Większość respondentów stwierdziła, iż wprowadzone metody oraz techniki jakościowe wpłynęły pozytywnie na zwiększenie jakości wykonywanych usług. Zdecydowana większość była zadowolona z uzyskanych efektów. Jednak otrzymaliśmy także negatywną odpowiedź na zadane przez nas pytanie. W 2 przypadkach, organizacje stwierdziły, iż metody i techniki jakościowe nie wpłynęły na jakość wykonywanych usług.

Podsumowanie

W powyższych badaniach próbowano dowiedzieć się jak funkcjonują systemy, techniki i metody zarządzania jakością w polskich przedsiębiorstwach oraz czy posiadanie takich narzędzi przynosi korzyści. Opierając się o przeprowadzone badania można powiedzieć, że zdecydowana większość (3/4 badanych jednostek) uważa, że przedsiębiorstwo funkcjonuje lepiej niż przed ich wdrożeniem. To zadowolenie przedsiębiorstw świadczy, że opłaca się ponieść koszty i włożyć pracę związaną z wdrożeniem systemów gdyż korzyści są od nich większe, a przede wszystkim widoczne.