Zobacz wszystkie części przewodnika ISO 14001!
Czym zarządzać dokumentacją?
Zarządzanie dokumentacją w ISO 14001 i nie tylko w tym systemie to prawdziwy koszmar. W większości firm zarządzane dokumentacja najczęściej sprowadza się do wydania 1 wersji podpisanych przez zarządzającego dokumentów i systematycznej podmiany kartek i to najlepiej tak, aby nie zmieniać wersji.
Nasuwają się pytania. Czy to ma tak działać? Czy o to chodzi?
Nie, idea zawarta w ISO 14001 i innych normach systemowych mówi nam:
- stwórz jedną wersję wytycznych (procedur, instrukcji), które będą mówić Twoim ludziom jak pracować
- umieść je w takim miejscu, aby mieli do nich łatwy dostęp, ale nie mogli wprowadzać zmian w sposób nie zauważony
- daj im narzędzie, aby w łatwy dla nich sposób mogli mówić Ci co zmienić w tych wytycznych (dokumentacji ISO)
- gdy wprowadzasz zmianę, rób to w sposób uporządkowany i rób tak, aby zmiana pojawiła się u wszystkich w tym samy czasie
- informuj ich o zmianie!
Koniec. To tyle co mówi nam ISO 14001 o zarządzaniu dokumentacją. Prawda, że proste? Pytanie tylko, jak to zrobić?
Najprostszym narzędziem do zarządzania dokumentacją ISO 14001 i nie tylko, które zresztą stosujemy w Instytucie, to Google Drive.
Dysk sieciowy, który pozwala nam na:
- Zarządzanie dostępem
- Zarządzanie zmianami
- Informowanie o zmianach
- Śledzenie zmian
- I nadprogramowo wspólnie edytować dokumenty przy ich edytowaniu.
Drugim narzędziem, które posiada te same funkcjonalności i jest równie łatwe w obsłudze jest One Drive Microsoftu, a obecnie integralne z pakietem Office 365.
Przedstawię Wam teraz, jak kok po kroku, za pomocą Google Drive zorganizować zarządzanie dokumentacją w firmie zgodne z ISO 14001.
- Zakup usługę Google Apps. Wystarczy że w wyszukiwarce Google wpiszesz Google Apps i strona pojawi się na pierwszym miejscu. Niedługo pokaże filmik jak to zrobić.
- Wydaj zarządzenie o następującej treści: Z dniem …….. 2017 roku zarządzam, że Regulaminy Organizacyjny Instytutu Kształcenia Menadżerów Jakości znajduje się w usłudze Google Drive. Dostęp do regulaminu uzyskuje się po zalogowaniu do usługi. Administratorem usługi jest Pełnomocnik ds. Środowiska. Informacje o zmianie w regulaminie będą przesyłane do pracowników za pomocą poczty służbowej z adresu iso14001@ikmj.com. Każdy z pracowników Instytutu ma obowiązek przestrzegania regulaminu organizacyjnego. Regulamin Organizacyjny znajduje się w folderze Wytyczne i składa się z:
- Folderu Procedury ISO 14001 i Instrukcje ISO 14001
- Folderu wzory formularzy ISO 14001
- Zakładam folder Wytyczne, a w nim podfoldery:
- Procedury ISO 14001 i Instrukcje ISO 14001– tu wgrywam procedury postępowania
- wzory formularzy ISO 14001 – tu wgrywam formularze do stosowania
- Folder Wytyczne udostępniamy dla pracowników z prawem do wyświetlania.
- Opisuję to w procedurze zarządzania dokumentacją ISO 14001
Gotowe! Zarządzam dokumentacją zgodnie z ISO 14001!
Jeżeli będę chciał wprowadzić zmianę, to wprowadzę ją do pliku za pomocą opcji „zarządzaj zmianą”, a informację o zmianie z linkiem do pliku wyślę pocztą. Dzięki temu ja i moi współużytkownicy widzą kto, kiedy i jakie zmiany wprowadził.
ISO 14001 w firmie może być proste i użyteczne!
Powodzenia i miłej zabawy
Autor: Mariusz Mazur (1780)