Przystępując do wdrożenia systemu zarządzania opartego o normę ISO lub inny standard międzynarodowy czy też krajowy, wielu z nas staje przed dylematem wyboru jednostki certyfikującej, która ma dokonać procesu certyfikacji systemu zarządzania. Wybór jest trudny. Szacuje się, że na polskim rynku działa od 60 do 80 jednostek certyfikujących!
Powstaje pytanie: czym kierować się przy wyborze jednostki certyfikującej system?
Aby odpowiedzieć na to pytanie musimy wiedzieć parę rzeczy.
Po pierwsze: certyfikat akredytowany, czy nieakredytowany?
Jednostka certyfikująca może przeprowadzać dwa rodzaje certyfikacją: certyfikację akredytowaną i certyfikację nieakredytowaną. Aby nadany nam certyfikat systemu zarządzania ISO lub innego standardu był uznawany przez cały świat, jednostka certyfikująca, która go nam nadaje musi posiadać akredytację, nadaną przez jednostkę akredytującą (np. www.pca.gov.pl www.ukas.com www.cai.cz). Pełny wykaz jednostek akredytujących na świecie możemy znaleźć na stronach: www.iaf.nu zakładka IAF MEMBERS, http://www.european-accreditation.org/ lub http://www.ilac.org/. Są to organizacje stowarzyszające jednostki akredytujące.
Posiadanie przez jednostkę certyfikującą akredytacji, daje nam gwarancję że nasz certyfikat, zostanie uznany przez każdy kraj na świecie (no może z wyjątkiem Rosji, bo tam nie jest to regułą).
Jeżeli będziemy posiadaczem certyfikatu wydanego bez akredytacji, to możemy się spodziewać że nie zostanie on uznany przez firmy z innych krajów.
Ważne, aby pamiętać, ze certyfikat bez akredytacji może nam wydać dowolna organizacja, nie koniecznie jednostka certyfikująca, a będzie on posiadał taką samą wartość jak certyfikat nieakredytowany, wydany przez jednostkę certyfikującą, która nie posiada akredytacji!
Pytanie: jak poznać czy oferowany nam certyfikat lub już posiadany przez nas, jest wydany “pod akredytacją”?
Na ofercie z jednostki certyfikującej muszą znaleźć się informacje o:
- o jednostce akredytującej, pod której akredytacją zostanie przeprowadzana certyfikacja,
- o opłacie akredytacyjnej za wydanie certyfikatu na rzecz jednostki akredytującej.
Gdy takich informacji nie ma, trzeba zapytać przedstawiciela jednostki, pod jaką akredytacją będzie przeprowadzany proces certyfikacji naszego systemu zarządzania ISO. Na naszym certyfikacie musi widnieć logo akredytacji. Z reguły znajduje się ono w lewym dolnym lub prawym dolnym rogu certyfikatu. Na poniższych zdjęciach zaznaczyłem Państwu logo akredytacji.
Po drugie: cena
Rozbieżność cenowa w ofertach jednostek certyfikujących może sięgać nawet 100%. Skąd taka różnica w cenie?
Na cenę procesu certyfikacji składa się:
- Opłata akredytacyjna – nie podlega możliwości obniżenia,
- Opłata za przegląd dokumentacji – podlega negocjacjom,
- Opłata za audyt – podlega negocjacjom,
- Opłata za posługiwanie się logiem jednostki certyfikacyjnej – podlega negocjacjom,
- Koszty dojazdu i zakwaterowania audytorów – podlega negocjacjom.
Cena, tak naprawdę, zależy od logo jednostki certyfikującej!Tylko, czy jest sens płacić za logo?!
Po trzecie: podejście audytorów
– Czym się różni audytor od terrorysty?
– Z terrorystą można negocjować!
Audytor jednostki certyfikującej, jest osobą, której zadaniem jest stwierdzenie, czy system jest zgodny z wymaganiami (najczęściej normy) czy też nie. Aby wyobrazić sobie rolę audytora, można porównać go do aparatu fotograficznego. Audytor ma za zadanie zrobić “zdjęcie” stanu rzeczywistego, porównać, czy jest on zgodny z kryterium (normą), nic więcej. Audytorzy często jednak wychodzą poza swoje kompetencje. Zamiast audytować na zgodność z kryterium, audytują na zgodność z własnym wyobrażeniem kryterium, czego robić nie wolno.
Audytor, to człowiek (a jednak), który ma być otwarty i dopuszczać różne rozwiązania, pod warunkiem spełnienia kryterium. Może, a nawet powinien, dyskutować z audytowanymi.
Najważniejsze: Audytor ma audytować (badać) rzeczywistość, nie tylko dokumenty.
Na podstawie własnych doświadczeń mogę stwierdzić, że w Polsce są trzy metody przeprowadzania audytów.
Metoda pierwsza: audytor biurokrata
Audytor sprawdza tylko dokumenty, nie interesuje się rzeczywistością. Jeżeli w dokumentach jest napisane, to znaczy, że jest. Nie ważne że, to co jest napisane, jest tylko w dokumentach.
Jak zapewnić szczęście audytora?
Obłożyć go dużą ilością segregatorów z dokumentacja i zapisami – sukces gwarantowany.
Jak zapewnić sobie szczęście?
Zadzwonić do jednostki certyfikującej (można podczas audytu) i powiedzieć, że chcecie zmienić audytora lub rezygnujecie z audytu. W takim przypadku jednostka certyfikująca nie może od Was wymagać wywiązania się z umowy przez Was, bo sama nie zapewniła audytora o odpowiednich kompetencjach, do czego się zobowiązuje.
Metoda druga: audytor wszystkowiedzący
Audytor doszedł do wniosku, że ma już tak dużą wiedzę i doświadczenie, że wie najlepiej co jest dobre dla audytowanego, a co nie. Rację ma tylko on. Wszystko co jest niezgodne z jego racją – jest niezgodne!
Jak zapewnić szczęście takiego audytora?
Zgadzać się na wszystko, dyskusja i tak nie ma sensu.
Jak zapewnić sobie szczęście?
Zadzwonić do jednostki certyfikującej (można podczas audytu) i powiedzieć, że chcecie zmienić audytora lub rezygnujecie z audytu. W takim przypadku jednostka certyfikująca nie może od Was wymagać wywiązania się z umowy przez Was, bo sama nie zapewniła audytora o odpowiednich kompetencjach, do czego się zobowiązuje.
Metoda trzecia: audytor
Spotykacie człowieka, który:
- Po spotkaniu otwierającym idzie w “teren”,
- Rozmawia z ludźmi,
- Dyskutuje,
- Jest otwarty,
- Otwarcie przyznaje się że czegoś nie wie,
- Mówi: to rozwiązanie, mimo że nie efektywne, jest zgodne z kryterium. Możecie je doskonalić, lecz to Wasz wybór ..
To człowiek, który audytuje rzeczywistość. Jak zapewnić szczęście audytora?
Być szczerym, współpracować, dyskutować, to co on uważa za niezgodne, może wcale takim nie być, wystarczy go przekonać!
Jak zapewnić sobie szczęście?
Być szczerym, współpracować, dyskutować, to co on uważa za niezgodne, może wcale takim nie być, wystarczy go przekonać!
Wybór jednostki certyfikującej, to ciężka praca. Aby nasz wybór był dobry, jednostka certyfikująca musi:
1. Posiadać akredytację,
2. Mieć audytorów, audytujących rzeczywistość,
3. Mieć przystępną cenę!
autor: Mariusz Mazur
Masz pytania związane z Systemem Zarządzania? Koniecznie dołącz do grupy na Facebooku ISO Poland. Twoje pytania na pewno nie zostaną bez odpowiedzi.