Norma ISO 14001 wymaga ustanowienia, wdrożenia i utrzymywanie w firmie udokumentowanej procedury dotyczącej komunikacji zarówno wewnętrznej jak i z podmiotami zewnętrznymi. Choć normy ISO 9001 i ISO 50001 tego nie wymagają, zalecają jednak ustanowienie takich procesów w organizacji. W związku z tym w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Jakością, Środowiskowego i Energią według norm ISO 9001, ISO 14001 oraz ISO 50001 taka procedura jest obowiązkowa.
Na tej podstawie tzw. najwyższe kierownictwo powinno zapewnić, że zostaną ustanowione właściwe procesy komunikacyjne w firmie oraz że ma miejsce przepływ informacji na temat skuteczności wdrożonego Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
Uwzględniając aspekty jakościowe, środowiskowe i dotyczące wyniku energetycznego oraz funkcjonowanie Zintegrowanego Systemu Zarządzania, firma powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać udokumentowaną procedurę lub ewentualnie w miarę potrzeb oddzielne procedury, które dotyczą:
- Wewnętrznej komunikacji między różnymi, odpowiednimi szczeblami i służbami przedsiębiorstwa na tematy z zakresu jakości wyrobów i/lub usług, środowiska i wyniku energetycznego
- Procesu, dzięki któremu każda osoba pracująca na rzecz firmy może przedstawić komentarze lub sugestie na temat doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania
- Otrzymywania, dokumentowania i udzielania odpowiedzi w procesie komunikowania się z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi,
- Komunikowania się z klientami na tematy związane z informacją o wyrobie i/lub usłudze, w sprawie zapytań handlowych, postępowania z umowami lub zamówieniami, łącznie z ich zmianami, informacji zwrotnej od klientów, w tym dotyczące reklamacji, ochrony środowiska i wyniku energetycznego.
Firma powinna podjąć we własnym zakresie decyzję, jakie informacje dotyczące jakości, aspektów środowiskowych czy wyniku energetycznego, jak i polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania komunikować stronom zewnętrznym, a decyzję w tym zakresie powinna udokumentować. Jeśli taka decyzja zapadnie wtedy organizacja powinna określić i wdrożyć odpowiednią metodę lub metody przekazywania informacji na zewnątrz firmy.
Źródło:
- Norma PN-EN ISO 9001:2009; Systemy zarządzania jakością – Wymagania,
- Norma PN-EN ISO 14001:2005; Systemu zarządzania środowiskowego – Wymagania i wytyczne stosowania,
- Norma PN-EN ISO 50001:2012; Systemy zarządzania energią – Wymagania i zalecenia użytkowania,
- Opracowanie własne na podstawie materiałów wewnętrznych Instytutu Kształcenia Menadżerów Jakości.
Autor: Bartosz Gamza