Podejście do wdrożenia procedur organizacyjnych (zgodnych z ISO 9001, lecz nie tylko) i metodyk pracy, może być różne w zależności od naszych potrzeb i możliwości organizacyjno-technicznych oraz ekonomicznych.
Jeżeli chcemy aby system, który budujemy w oparciu o procedury, faktycznie działał i pozwolił nam na:
- uproszczenie toków postępowania,
- zrobienie porządku w „papierach” tych zwykłych jak i elektronicznych,
- zapewnienie minimalnej ilości braków na usłudze przez nas świadczonej czy też na produkcie przez nas dostarczanym,
musimy przygotować się na to, że wdrożenie procedur postępowania musi być wykonane pieczołowicie, a każdy tok postępowania w procedurach musi być dokładnie przemyślany.
Poniżej opiszę metody, które można zastosować przy wdrażaniu procedur postępowania, pozwalające na osiągnięcie założonych efektów.
Podejście 1: Zlecamy opracowanie procedur IKMJ
Wyznaczamy obszar, w jakim chcemy wdrożyć procedury, informacje te przekazujemy IKMJ, który na podstawie tych informacji oraz dodatkowych, które będzie uzyskiwać od nas, tworzy mapę wszystkich procesów firmy, granice obszaru podlegającego optymalizacji oraz szczegółowe mapy procesów podlegających optymalizacji.
IKMJ zbiera informuje na temat przebiegu informacji w ramach procesów. Na tej podstawie tworzy dokumentację, wszystkie niezbędne formularze, wyznacza miejsca przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów i zapisów. Wszystko to zawiera w procedurach, które z nami konsultuje. Ważne, aby zauważyć, że role odwracają się: IKMJ opracowuje dokumentację, my ją konsultujemy i do tego sprowadza się nasza rola, co oczywiście zabiera nam znacznie mniej czasu, niż opracowywanie dokumentacji.
IKMJ, przed przekazaniem opracowanej dokumentacji, szkoli nas z zasad jej tworzenia, zarządzania procesami, zarządzania przez cele i wymagań narzuconych przez ISO 9001 w danym obszarze.
Po ustaleniu ostatecznej wersji dokumentacji, zatwierdzamy ją i zaczynamy stosować. Tutaj IKMJ nadzoruje proces wdrożenia, aby przejcie od „starego” do „nowego” było płynne.
Proces ten można bardzo rozciągnąć w czasie, umówić się na pracę etapami (etap to jeden obszar lub jeden proces). Projekty tego typu możemy realizować prze kilka lat, nie obciążając się zbytnio pracą.
Zalety:
+ małe obciążenie pracą naszego personelu
+ możliwość realizacji projektu etapami
+ przerzucenie ciężaru prac na IKMJ
Wady:
– koszt (jeżeli projekt nie jest rozłożony w czasie)
Podejście 2: Zlecamy nadzór IKMJ, sami intensywnie się szkolimy
Przy tym podejściu musimy zacząć od szkoleń. IKMJ szkoli nasz zespół, który ma za zadanie opracowanie dokumentacji. Szkolenie muszą dotykać spraw związanych z opracowaniem dokumentacji, podejściem procesowym, zarządzaniem przez cele, optymalizacją procesów, zarządzaniem i zapewnieniem jakości, wymaganiami ISO 9001. Dobrze jest aby pracownicy zdawali testy z tych zagadnień na poziomie nie niższym niż 90%, a oprócz tego mieli ćwiczenia prowadzone pod nadzorem IKMJ.
Przeszkolić należy co najmniej trzon zespołu wdrożeniowego, czyli około 3 do 5 osób. Przy szkoleniu 2 osób, nie będą miały one pewności czy to co robią, robią dobrze. Przy trzech osobach, psychologia grupy zmienia się, a przez to i jej optyka.
Następnie IKMJ przekazuje wzory dokumentacji wraz z instruktarzem do nich. Na ich podstawie nasz zespół zaczyna mapować procesy. Na tej podstawie tworzy dokumenty, czyli procedury i instrukcje. IKMJ ogranicza się do sprawdzenia, czy opracowywane dokumenty są prawidłowe.
Tutaj uwaga: jeżeli IKMJ zmapuje procesy razem z zespołem, może nadzorować ich poprawność merytoryczną, jeżeli ich nie zmapuje, może nadzorować tylko poprawność formalną.
Po zakończeniu opracowywania dokumentacji przez zespół jest ona wdrażana do stosowania.
Zalety:
+ niskie faktury od IKMJ za usługę doradczą
+ możliwość realizacji projektu etapami
Wady:
– bardzo duże obciążenie pracą zespołu
– wysoki koszt ukryty (pracownicy zespołu oprócz swoich zadań muszą również realizować projekt optymalizacyjny)
– koszty szkoleń zespołu (3 do 5 osób)
– z reguły występuje opóźnienie projektu
Podejście 3: Sami bierzemy „Byka za rogi” 🙂
Działania, które musimy wykonać są takie same jak w przypadku drugim, lecz nie zatrudniamy IKMJ do konsultacji dokumentacji. Możemy ich zatrudnić do przeprowadzenia audytu lub inspekcji (dłużej trwa, jest dokładniejsza).
Zalety:
+ bardzo niskie faktury od IKMJ za usługę doradczą
+ możliwość realizacji projektu etapami
Wady:
– ogromne obciążenie pracą zespołu
– brak pewności, czy zespół prawidłowo opracuje i wdroży procedury
– bardzo wysoki koszt ukryty (pracownicy zespołu oprócz swoich zadań muszą również realizować projekt optymalizacyjny)
– koszty szkoleń zespołu (3 do 5 osób)
– zawsze występuje bardzo duże opóźnienie projektu
Pisane na podstawie doświadczeń własnych i doświadczeń klientów.
Autor: Mariusz Mazur