Proces przeglądu zarządzania należy do podstawowych wymagań zawartych w normie ISO 9001. Jest to proces przeprowadzany przez najwyższe kierownictwo organizacji odbywający się z częstotliwością przyjętą przez organizację. Harmonogram przeglądów zarządzania przygotowuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.
W mniejszych organizacjach wystarczające jest, aby proces ten przeprowadzać raz do roku, w większych może zaistnieć konieczność częstszego realizowania przeglądu zarządzania. Należy mieć świadomość, że zbyt rzadkie przeprowadzanie przeglądów Systemu Zarządzania Jakością może mieć negatywne skutki, wśród których jako przykłady wymienić można: zbyt późne zareagowanie na niepożądane sytuacje, czy zły nadzór nad systemem (1).
Trzeba pamiętać, że należy prowadzić i przechowywać zapisy z każdego przeglądu zarządzania. Wśród zapisów z przeglądu wymienić można dokumenty przygotowane przed przeglądem, są to dane wejściowe do przeglądu, a także raport z przeglądu zarządzania, czyli dane wyjściowe (2).
Celami prowadzenia przeglądów zarządzania są (3):
monitorowanie i kontrolowanie Systemu Zarządzania Jakością,
wykrywanie błędów, niezgodności i uchybień Systemu,
okresowy przegląd funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością.
Dane wejściowe do przeglądu zarządzania powinny być przygotowywane starannie, przez kierowników poszczególnych działów przedsiębiorstwa. Dane do przeglądu powinny przedstawiać zmiany zachodzące w procesie (obrazować trendy, czy zmiany). Osoby odpowiedzialne za przygotowanie poszczególnych dokumentów zobowiązane są do wcześniejszego przekazania ich Pełnomocnikowi ds. SZJ. Wśród danych wejściowych przygotowanych przed przeglądem powinny znaleźć się m.in.(4,5):
polityka jakości,
cele jakości,
wyniki przeprowadzonych auditów wewnętrznych i zewnętrznych,
status działań korygujących i zapobiegawczych,
status działań poauditowych,
zmiany zewnętrzne i wewnętrzne, które mogą mieć wpływ na System Zarządzania Jakością,
działanie procesów,
informacje od klientów- reklamacje, skargi, referencje,
stopień realizacji działań podjętych po wcześniejszych przeglądach zarządzania.
Dane wyjściowe z przeglądu zarządzania często mają postać zarządzeń najwyższego kierownictwa. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością zobowiązany jest czuwać nad realizacją podjętych decyzji i działań oraz sporządzić raport z przeglądu zarządzania, który zatwierdzany jest przez prezesa. Dane wyjściowe z przeglądu zarządzania powinny zawierać m.in. (6,7):
ustanowienie aktualnej polityki jakości i celów jakości,
decyzje i działania, które mają na celu doskonalenie funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością,
poziom doskonalenia oferowanych usług i/lub produkowanych wyrobów w odniesieniu do wymagań klientów,
decyzje podjęte odnośnie potrzebnych zasobów.
Przegląd zarządzania jest więc procesem, który poprzez swoją regularność, planowanie przebiegu i dokumentację, jaka powstaje po jego odbyciu ma znaczący wpływ na funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością w organizacji. Proces ten stwarza możliwość analizy całego systemu i jest nie tylko jednym z wymagań normy ISO 9001, ale także metodą jego doskonalenia.
Autor: Katarzyna Kaczmarczyk
Literatura:
1. Wybrane koncepcje i systemy zarządzania jakością, pod red. Sikora T., Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2010.
2. Hamrol A., Zarządzanie jakością z przykładami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2008.
3. Proces przegląd zarządzania, , (20.02.2012).
4. Wybrane koncepcje i systemy zarządzania jakością, pod red. Sikora T., Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2010.
5. Proces przegląd zarządzania, , (20.02.2012).
6. Proces przegląd zarządzania, , (20.02.2012).
7. Wybrane koncepcje i systemy zarządzania jakością, pod red. Sikora T., Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2010.