Wdrożenie ISO 9001 w praktyce

Dlaczego warto wdrożyć ISO 9001:2015?

• Aby każdy z uczestników Firmy dokładnie znał swoje miejsce i zakres zadań jakie ma wykonywać
• Aby każdy z uczestników Firmy z własnej inicjatywy podejmował działania zmierzające do zaspokojenia potrzeb klienta i udoskonalenia naszego przedsiębiorstwa (oczywiście w sposób kontrolowany)
• Aby każdy Klient, który do nas przychodzi dostawał dokładnie to czego potrzebuje (z naszej oferty)
• Aby wyeliminować zasadne reklamacje i działania, które zmuszają nas do ponoszenia dodatkowych kosztów
• Aby maksymalnie uprościć przebieg informacji.
• Aby ograniczyć ilość generowanych przez firmę dokumentów do minimum

Zanim zdecydujesz się na wdrożenie ISO 9001

Przed wdrożeniem systemu zarządzania jakością i uzyskaniem certyfikatu ISO 9001 zwróć uwagę na kilka istotnych kwestii:
CEL
Zdefiniuj swoje cele i zakres systemu zarządzania jakością. Zastanów się dlaczego chcesz wdrożyć standard? Czy w całej firmie, czy certyfikat ISO 9001 ma objąć część Twoich usług lub produktów?
KIEROWNICTWO
Upewnij się, że kierownictwo wyższego szczebla będzie dawało przykład. Bardzo ważne jest, aby wszyscy członkowie organizacji – od góry do dołu – popierali inicjatywę i jej cele. Zaangażowanie kierownictwa to połowa sukcesu do zdobycia certyfikatu ISO 9001.
KLUCZOWE PROCESY
Zidentyfikuj kluczowe procesy w Twojej organizacji, aby spełnić Twoje cele, a także potrzeby Twoich klientów. W ramach każdego z tych procesów upewnij się, że rozumiesz wymagania swoich klientów i możesz zagwarantować ich spełnienie – za każdym razem. Stanowi to podstawę Twojego systemu zarządzania jakością.

Jak wdrożyć ISO 9001?

Audyt wstępny ISO 9001

Wdrożenie systemu zarządzania jakością wg ISO 9001 powinno zacząć się od audytu wstępnego, oceniającego zgodność działań organizacji w stosunku do wymagań normy ISO 9001. Audyt stanowi podstawę do zaprojektowania systemu zarządzania i polega na mapowaniu procesów i ustaleniu i opisaniu struktury organizacyjnej. Dzięki takiemu audytowi można wyodrębnić procesy jakie zachodzą w firmie, a później je opisać i wyznaczyć ich cele. Należy też wyznaczyć Pełnomocnika ISO 9001, zwanego też przedstawicielem kierownictwa lub Pełnomocnikiem ds. jakości.

Dokumentacja ISO 9001

Po zidentyfikowaniu procesów zachodzących w firmie można przystąpić do opracowania dokumentacji. Dokumentacja ISO 9001 zawiera szereg procedur opisujących zachodzące procesy oraz formularzy, w których będą prowadzone zapisy wynikające z przebiegu procesów. Podczas tworzenia dokumentacji ważne jest zaangażowanie osób biorących udział w danym procesie, aby tworzona dokumentacja i formularze nie utrudniały pracy, ale spełniały wymagania normy ISO 9001.

Należy określić politykę jakości i cele systemu zarządzania jakością. W normie ISO 9001 wydanej w 2015 roku nie ma obowiązku tworzenia Księgi Jakości, lecz jako pozostałość po poprzednich wydaniach standardu, jest ona często sporządzana jako zbiór dokumentów ramowych zawierających m.in. mapę procesów, cele i zakres systemu zarządzania jakością, politykę jakości i czasem procedury systemu ISO.

Wdrożenie dokumentacji ISO 9001

Po opracowaniu dokumentacji ISO 9001 i ewentualnych poprawek wynikłych podczas jej tworzenia, należy dokumentację wdrożyć i rozpowszechnić, aby wszystkie osoby pracujące znały zakres obowiązujących je procedur i formularzy. Od tej pory należy prowadzić i na bieżąco uzupełniać wszystkie zapisy niezbędne funkcjonowania systemu zarządzania jakością wg ISO 9001. Najlepiej zorganizować w tym zakresie szkolenie dla kadry kierowniczej oraz pracowników niższego szczebla. Pracownicy mogą być przeszkoleni przez swoich Przełożonych.

Kontekst organizacji i zarządzanie ryzykiem

Podczas opracowania dokumentacji należy określić kontekst organizacji oraz zidentyfikować wszystkie ryzyka związane z działalnością firmy. Następnie należy ustalić sposób zarządzania ryzykiem, tak aby Najwyższe Kierownictwo mogło minimalizować zagrożenia.

Szkolenia ISO 9001

Ważnym elementem wdrożenia ISO 9001 są szkolenia. Cała kadra powinna znać zakres systemu i cele jakościowe.
Warto wspomnieć, że Pełnomocnik ds. jakości oraz audytorzy wewnętrzni ISO 9001 powinni posiadać kompetencje i uprawnienia do pracy w systemie zarządzania jakością.

Audyt wewnętrzny ISO 9001

Po wdrożeniu dokumentacji czas przeprowadzić audyty wewnętrzne, sporządzić raporty zawierające obserwacje i niezgodności zachodzące podczas procesów. Ważne tu są zasady audytowania. Nie można audytować własnej pracy. Audyt należy przeprowadzać na zgodność z normą ISO 9001 oraz wedle zasad audytowania zawartych w normie ISO 19011.

Działania naprawcze

Na podstawie raportów z audytów wewnętrznych przeprowadza się działania zapobiegające i korygujące. Dziłania te są dość istotne pod kątem występowania występowania niezgodności i incydentów w przyszłości. Dzięki nim można unikąć zakłóceń w przebiegu procesów, co pozwoli zaoszczędzić czas i koszty powtarzającej się brakowości produktu lub usługi.

Przegląd zarządzania

Istotny też jest przegląd zarządzania, który należy przeprowadzić wedle wytycznych z normy ISO 9001. Norma zawiera bowiem wytyczne jakie dane wejściowe i wyjściowe powinny być zawarte w przeglądzie zarządzania.

Certyfikacja ISO 9001

Dopiero po całym cyklu tak wdrożonego i działającego systemu ISO 9001 można w jednostce certyfikującej zgłosić gotowość do procesu certyfikacji. Część jednostek certyfikujących ma wymaganie, aby system zarządzania jakością funkcjonował minimum 3 miesiące zanim firma będzie gotowa do certyfikacji ISO 9001. Są jednak i takie jednostki, które nie określają czasu działania systemu ISO w firmie – niektóre wymagają, aby firma posiadała udokumentowany cały cykl systemu ISO 9001 czyli firma musi posiadać zapisy z wszystkich procesów, przeglądu zarządzania, audytów i działań wynikających z audytów wenętrznych.