Wstęp
W dniu 14.09.2018 r. skończył się trzyletni okres przejściowy, który został ustalony w związku z opublikowaniem przez Polski Komitet Normalizacyjny nowej wersji normy PN-EN ISO 9001:2015-10. Jest to więc dobry moment na omówienie wytycznych dla Wewnętrznego Systemu Kontroli, które zostały opublikowane przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji w kontekście nowelizacji normy ISO 9001. Wewnętrzny System Kontroli służy zapewnieniu odpowiedniej kontroli obrotu towarami strategicznymi dla międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa i oparty jest na strukturze norm ISO z serii 9000 [1]. Wdrożenie Wewnętrznego Systemu Kontroli obejmuje spełnienie wymagań prawnych, które odnoszą się do obrotu międzynarodowego oraz uwzględnienie w uzasadnionym zakresie, mających zastosowanie wymagań przedstawionych w normie PN-EN ISO 9001:2015-10.
Organizacja w celu wdrożenia WSK powinna więc skupić się na zaleceniach zapisanych w Ustawie z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (tekst jedn. Dz. U. 2000 nr 119 poz. 1250 z późn. zm.).
Kryteria WSK i Przewodnik WSK
Należy podkreślić, że w odniesieniu do Wewnętrznego Systemu Kontroli nie zmieniły się żadne przepisy prawa. Nie uległy zmianie również Kryteria WSK [2], a jedynie został opracowany przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji Przewodnik WSK, który swoją strukturą odpowiada nowej wersji normy ISO 9001 z roku 2015. Takie podejście ma na celu ułatwienie organizacjom wdrażającym zarówno system spełniający wymagania normy PN-EN ISO 9001:2015-10 jak i WSK, integrację stosowanych rozwiązań. Oprócz wymagań normy, dokument uwzględnia również aktualne przepisy krajowe i międzynarodowe, które regulują obrót wyrobami o znaczeniu strategicznym oraz wytyczne Porozumienia z Wassenaar. W przypadku tych ostatnich informacje zostały zaczerpnięte ze „Zbioru dokumentów dotyczących najlepszych praktyk”, który został opublikowany przez Sekretariat Porozumienia z Wassenaar w czerwcu 2016 r. Wytyczne te zostały przywołane w celu lepszego zrozumienia przez organizacje kontekstu funkcjonowania, a także kluczowych zasad postępowania, aby obowiązujące regulacje prawne mogły zostać spełnione [3].
Podręcznik nie zawiera wymagań dodatkowych, które oznaczane były jako WD. Została zachowana (zaczynając od rozdziału 3) numeracja i nazwy rozdziałów zgodnie ze strukturą normy PN-EN ISO 9001:2015-10. Wytyczne odnoszące do regulacji zawartych w art. 11 ust. 2 Ustawy z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (tekst jedn. Dz. U. 2000 nr 119 poz. 1250 z późn. zm.) w Podręczniku zostały podkreślone za pomocą pogrubionej czcionki, ponieważ organizacje w ramach WSK przede wszystkim muszą wykazać zgodność właśnie z regulacjami prawnymi [1,3].
W normie ISO 9001:2015 pojawia się nowe pojęcie kontekstu organizacji, czyli określenie przez organizację kwestii zewnętrznych i wewnętrznych, które istotne są z punktu widzenia jej działania, a także określenie stron zainteresowanych, które są kluczowe dla funkcjonowania systemu zarządzania jakością. Również w wytycznych dotyczących WSK pojawia się punkt odnoszący się do kontekstu organizacji – zakres WSK powinien obejmować wszystkie komórki i jednostki organizacyjne, która są związane z kontrolą obrotu wyrobami strategicznymi. Zaleca się również zwrócenie szczególnej uwagi na przepisy dotyczące kontroli obrotu, a także ograniczeń do ich stosowania, co będzie miało kluczowe znaczenie dla właściwego funkcjonowania WSK [3].
W odniesieniu do punktu 5 dotyczącego przywództwa podkreślono rolę najwyższego kierownictwa zgodnie z wytycznymi z Wassenaar, wg których powinno się sformułować pisemne oświadczenie dotyczące polityki kontroli obrotu, określić strukturę systemu, wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kierowanie systemem i prowadzić cykliczne przeglądy funkcjonowania WSK. Wyjaśnione również zostało, kto jest klientem w rozumieniu WSK, a mianowicie [3]:
- nabywcy towarów, technologii lub usług, które związane są z uzbrojeniem lub produktami podwójnego zastosowania,
- organy administracji, a w szczególności te, które określone zostały w obowiązujących przepisach prawa.
Zadania, które wykonują jednostki organizacyjne powiązane z kontrolą i zarządzaniem obrotem, a także zasady doboru pracowników do tych jednostek powinny być udokumentowane i znane przez wszystkich zaangażowanych w WSK [3]. Określono również 13 kluczowych obszarów WSK, w stosunku do których powinny być stosowane ww. zasady [3]:
- analiza ryzyka transakcji,
- klasyfikacja towarów lub uzyskiwanie tej informacji od dostawcy towaru,
- analiza konieczności uzyskania zezwoleń dla transakcji oraz występowania o zezwolenia,
- zwalnianie wyrobu lub wstrzymywanie transakcji,
- powiadamianie partnerów handlowych o strategicznym charakterze towaru i wymaganiach prawnych z tym związanych,
- występowanie o zezwolenia na obrót oraz powiadamianie organów administracji o zamiarze dokonania transakcji – jeśli przepisy tego wymagają,
- prowadzenie ewidencji obrotu,
- składanie okresowych informacji do właściwych organów administracji państwowej zgodnie z obowiązującym prawem,
- planowanie, prowadzenie i rozliczanie auditów wewnętrznych związanych z WSK, w tym wyznaczanie auditorów,
- określanie, zatwierdzanie i rozliczanie działań korygujących związanych z WSK,
- utrzymywanie kompetencji osób uczestniczących w WSK, w tym poprzez okresowe szkolenia,
- nadzorowanie podwykonawców w zakresie utrzymywania bezpieczeństwa transakcji,
- powiadamianie odpowiednich osób w ramach WSK i organów administracji w przypadku stwierdzenia naruszenia obowiązujących przepisów.
Dodatkowo w uwadze nr 3 do punktu 5 pojawia się zalecenie opracowania schematu organizacyjnego, który będzie zawierał wskazanie osób biorących udział w WSK i ich zadań. Wyznaczenie przedstawiciela kierownictwa ds. kontroli obrotu jest zaleceniem, które zapisane jest w uwadze 3 do punktu 5, a jego zadania natomiast zostały przedstawione w uwadze nr 4 do punktu 5 [3].
W odniesieniu do punktu 6 dotyczącego planowania stosuje się wymagania normy ISO 9001:2015. Organizacja dodatkowo powinna (podczas przeprowadzania oceny ryzyka dla zagrożeń związanych z obrotem oraz dla szans, związanych z właściwą realizacją transakcji) wziąć pod uwagę postanowienia odnoszące się do WSK, które zawarte zostały w rozdziale 4 Kontekst organizacji [3].
Rozdział 7 dotyczy wsparcia, w związku z czym wskazane jest, aby wszyscy pracownicy zaangażowani w obrót wyrobami o znaczeniu strategicznym znali zasady WSK, aktualne przepisy dotyczące kontroli obrotu, a także zasady komunikacji w ramach WSK, a wiedza ta powinna być proporcjonalna do ich zadań w ramach systemu. Aby wiedza mogła zostać zapewniona w odpowiedni sposób, organizacja powinna określić zasady planowania i realizacji szkoleń [3].
W odniesieniu do archiwizacji danych ma zastosowanie wymaganie, że zakres zapisów wymagających archiwizowania oraz czas ich przechowywania został określony w Ustawie z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (tekst jedn. Dz. U. 2000 nr 119 poz. 1250 z późn. zm.) oraz we właściwych przepisach wykonawczych Zaleca się dodatkowo, aby organizacja udokumentowała zasady archiwizacji danych [1,3].
W odniesieniu do procesu realizacji zamówień, który jest kluczowy z punktu widzenia WSK, zaleca się, aby organizacja określiła w formie udokumentowanej informacji zasady i tryb postępowania przy dokonywaniu zamówień. Wyszczególnione również zostało, co powinno zostać objęte nadzorem nad transakcją, a mianowicie [3]:
- ewidencja obrotu towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym,
- zezwolenia, wnioski o zezwolenia i inne udokumentowane informacje, które związane są z kontrolą obrotu oraz które zostały dostarczone przez organy administracji państw biorących udział w obrocie,
- oświadczenia podmiotów dotyczące klasyfikacji wyrobów, które stanowią przedmiot obrotu,
- oświadczenia dotyczące przeznaczenia wyrobów składane przez importerów, odbiorców oraz końcowych użytkowników oraz informacje o strategicznym charakterze wyrobów przekazywane do odbiorców,
- kopie list odmów, które używane były do weryfikacji partnerów handlowych,
- umowy, zamówienia i inne dokumenty handlowe np. faktury,
- korespondencja zewnętrzna i wewnętrzna, która dotyczy obrotu towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym, szczególnie decyzje o realizacji danej transakcji lub jej wstrzymaniu, informacje o klasyfikacji wyrobu, wnioski o uzyskanie zezwolenia na obrót, zgłoszenia zamiaru sprowadzenia towaru na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zgłoszenie o korzystaniu z krajowych i europejskich zezwoleń generalnych, roczne raporty oraz informacje o zmianach, które przekazane były do organów administracji.
Jeżeli chodzi o rozdział 8 dotyczący działań operacyjnych to zaleca się określenie i udokumentowanie zasad postępowania w momencie naruszenia procedur, w których powinny zostać wskazane odpowiedzialności i tryb powiadamiania właściwych organów administracji, które odpowiedzialne są za kontrolę obrotu wyrobami strategicznymi, a także osób wewnątrz organizacji, które powinny zostać poinformowane w takich przypadkach. Zgodnie z wytycznymi Porozumienia z Wassenaar w przypadku naruszenia przepisów, zaleca się, aby przed przesłaniem raportu do odpowiednich organów administracji osoba kierująca WSK upewniła się, że podejrzenia te są zasadne oraz rozpoczęła procedury dyscyplinarne wobec osób odpowiedzialnych [3].
Dodatkowo wskazane jest, aby organizacja przekazywała informacje do właściwych organów administracji w przypadku zagubienia lub uszkodzenia własności należącej do klientów lub dostawców zewnętrznych, gdy w celu obrotu tym wyrobem o znaczeniu strategicznym wymagane było uzyskanie wcześniejszej zgody organu właściwego do spraw kontroli obrotu [3].
W odniesieniu do efektów działania pojawia się zalecenie, aby program auditów wewnętrznych obejmował audity w zakresie wymagań WSK. Audity powinny być przeprowadzane przez auditorów wcześniej zatwierdzonych przez przedstawiciela kierownictwa ds. obrotu wyrobami o znaczeniu strategiczny. Zasady przeprowadzania auditów powinny być udokumentowane [3].
Działania korygujące (rozdział 10 Doskonalenie) związane z obrotem wyrobami o znaczeniu strategicznym powinny być akceptowane przez pełnomocnika ds. kontroli obrotu, a sposób postępowania powinien być zapisany w formie udokumentowanej informacji. W punkcie 10 została przedstawiona ważna uwaga, że w momencie naruszenia przepisów odnoszących się do kontroli eksportu, zalecane jest w uzasadnionych przypadkach rozpocząć procedury dyscyplinarne wobec osób odpowiedzialnych oraz zapewnić, że właściwe działania korygujące są realizowane w taki sposób, aby podobne niezgodności nie pojawiały się w przyszłości [3].
Podsumowanie
Wewnętrzny System Kontroli jest obecnie najważniejszym narzędziem, które zapobiega transportowi towarów strategicznych dla międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa do niepożądanych odbiorców. System ten powinien więc funkcjonować w każdym z przedsiębiorstw, ponieważ jest on fragmentem większego systemu, który łączy polskie przedsiębiorstwa, polskie instytucje rządowe i organizacje międzynarodowe ustalające regulacje dotyczące kontroli obrotu tego rodzaju towarami. Ze względu na to, kluczowe jest właściwe poznanie wymagań tego systemu i wdrożenie ich w organizacji. Kryteria WSK razem z opublikowanym Podręcznikiem WSK tworzą przejrzysty zbiór wymagań, dzięki czemu poprawne wdrożenie i funkcjonowanie systemu w organizacji staje się dużo łatwiejsze. Może dzięki temu świadomość polskich przedsiębiorców w odniesieniu do tego zagadnienia znacznie wzrośnie i chętniej będą wdrażali oni wymagania tego systemu.
Autor: Edyta Czarnacka-Wacławik (2493)
Źródła:
[1] Ustawa z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (tekst jedn. Dz. U. 2000 nr 119 poz. 1250 z późn. zm.).
[2] Kryteria do Wewnętrznego Systemu Kontroli – WSK, Załącznik do Uchwały nr V/20.2015 z dnia 20 lutego 2015 r. Zarządu PCBC S.A., https://www.pcbc.gov.pl/wp-content/uploads/Kryteria-WSK_20-02-2015-w-szablonie.pdf [data dostępu 01.09.2018].
[3] Przewodnik zawierający wytyczne i zalecenia dotyczące wdrażania, oceny i nadzorowania Wewnętrznego Systemu Kontroli – WSK, z uwzględnieniem wymagań normy PN-EN ISO 9001:2015-10 oraz aktualnych przepisów krajowych i międzynarodowych regulujących obrót wyrobami o znaczeniu strategicznym, a także wytycznych Porozumienia z Wassenaar, Załącznik do Zarządzenia nr 13/2017 z dnia 20 listopada 2017 r. Prezesa Zarządu PCBC S.A., https://www.pcbc.gov.pl/wp-content/uploads/3_Przewodnik-WSK_20.11.2017.pdf [data dostępu 01.09.2018].