IKMJ » Jak używać dokumentacji ISO 9001 i jakie korzyści nam przyniesie? IKMJJak używać dokumentacji ISO 9001 i jakie korzyści nam przyniesie? | Jak używać dokumentacji ISO 9001 i jakie korzyści nam przyniesie? – IKMJ Jak używać dokumentacji ISO 9001 i jakie korzyści nam przyniesie? – IKMJ
przewodnik ISO 9001:2015

Jak używać dokumentacji ISO 9001 i jakie korzyści nam przyniesie?

Przewodnik do systemu zarządzania jakością – Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Zobacz wszystkie części przewodnika!

Jak używać dokumentacji i jakie korzyści nam przyniesie?
Abyśmy mogli odpowiedzieć sobie na to pytanie musimy zrobić kilka założeń. Dokumentacja systemu zarządzania jakością musi być przydatna, czyli piszemy ją w ujęciu narzędziowym. Musimy w ujęciu narzędziowym wytworzyć każdy z dokumentów. Każdy z nich musi mieć określona funkcjonalność:

  1. Schemat organizacyjny tworzymy po to, żeby określić nazwy stanowisk i zawrzeć hierarchię służbową w sytuacjach nieprzewidzianych procedurą,
  2. Politykę jakości piszemy po to, żeby wyznaczyć cel do którego dążył i który realizujemy,
  3. Cele jakościowe – wyznaczamy cele, które nadzorujemy, poczynając od celu generalnego:
    • Generowanie przychodu i kosztów na poziomie pozwalającym uzyskanie zysku,
    • Cele poszczególnych procesów mają umożliwić realizację celu nadrzędnego.
  4. Procedury mają nam mówić jak mamy wykonywać określoną pracę:
    • Sprzedaż: Jak obsłużyć sprzedaż? Jak przyjąć zapytanie? Jak sporządzić ofertę? Jak doprowadzić od oferty do umowy? Jak przekazać umowę do realizacji?
    • Realizacja: Jak realizować umowę? Jak zrealizować dostawy do klienta ? Jak serwisować nasz produkt? (jeżeli serwisujemy)
    • Zakupy: Jak realizować zakupy? Jak zrobić zakup w sposób sprawny, aby kupić i dostarczyć to co chcemy? Jak nie wydać za dużo? Jak koszty trzymać na bardzo niskim poziomie?
    • Kadry: rozwój personelu, czyli jak faktycznie zapewnić żebyśmy zatrudniali ludzi, którzy umieją robić to co robić powinni?
    • Administracja:  fakturowanie, czyli jak wystawiać po realizacji faktury i jak ściągać płatności?
Zobacz podobne  Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Tak utworzona dokumentacja jest dla nas narzędziem, a nie zbiorem dokumentów, które leżą i porastają kurzem.
Dokumentacja w ujęciu narzędziowym jest pierwszą rzeczą, którą musimy mieć!

Druga rzecz to medium do zarządzania tą dokumentacją, abyśmy mogli w sposób prawidłowy jej używać. Musimy ją umieścić w takim miejscu, aby była dostępna dla pracowników. Miejsce zależy od poziomu umiejętności i nawyków pracowników:

  1. Jeżeli mamy ludzi, którzy nie korzystają na co dzień z komputerów (potocznie mówią o sobie, że nie są komputerowi) to umieszczamy dokumentację w segregatorach. Dajemy im ją na halę lub do biur, tam gdzie pracują,  żeby mogli na bieżąco z niej korzystać. Zabezpieczamy ją w taki sposób, aby nie bali się jej pobrudzić lub zniszczyć (laminacja, grubszy papier).
  2. Jeżeli Wszyscy pracujemy przy komputerach to najlepiej dokumentację umieścić w rozwiązaniu chmurowym (Google Apps, Office 365 lub innym). Są to rozwiązania, za pomocą których możemy zarządzać  dokumentacją w sposób prosty i wygodny. Udostępniamy dokumenty użytkownikom do wglądu, ustalamy gdzie mają robić zapisy (w programach narzędziowych,  w plikach współdzielonych w chmurze). Narzędzia te mają możliwość śledzenia historii użytkowników, czyli: kto, kiedy, jakie zapisy wygenerował, co daje nam również podgląd na aktywności pracowników 🙂 (przy okazji sobie sprawdzam czy pracują na bieżąco, czy uzupełnieniem wszystko przed spodziewaną inspekcją).
Zobacz podobne  Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Trzecia rzecz to to, że dokumentacja służy do zarządzania zmianą. Musi ona odzwierciedlać to co robimy.  Jeżeli planujemy zmienić naszą pracę, nawet nieistotnie to musimy pamiętać o tym aby:

  • najpierw zaprogramować zmiana czyli wytworzyć dokumentacji z nowymi wytycznymi
  • przekazać ją do stosowania
  • dopiero rozpocząć stosowanie.

Stosując cały czas ten cykl zmian uda nam się przyzwyczaić ludzie, że realizują wszystko zgodnie z procedurami.
Wtedy będziemy mogli faktycznie zarządzać zmianą!

Jeżeli będziemy chcieli wprowadzić zmianę to zmienioną dokumentację przekażemy ludziom do stosowania i oni będą ją stosować!

Jeżeli będziemy stosować się do powyższych zasad to dokumentacja systemu zarządzania jakością pozwoli nam na uporządkowanie naszej organizacji. Dzięki temu będziemy:

  • mieć realny porządek organizacyjny i fizyczny w organizacji,
  • ludzie będą wiedzieli co mają robić,
  • dzięki temu będą skupieni na pracy przez to będziemy mieć większą wydajność.
Zobacz podobne  Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Jeżeli będziemy chcieli dokonać zmian w organizacji, dzięki dokumentacji będziemy mieć łatwość wykonania tej zmiany. Przygotujemy nowe wydanie dokumentacji, zatwierdzimy i ludzie zaczną zgodnie z nowymi wytycznymi :).

Możecie nie wierzyć,  pracuję od 16 lat w firmach stosujących tego typu rozwiązania (banalnie proste) i to się sprawdza.  Reguły te stosują firmy z Kraju Kwitnącej Wiśni, Stanów Zjednoczonych, Skandynawii i tam również to się sprawdza.

Warunek jest jeden: musimy cały czas pilnować tego, aby najpierw zaplanować zmianę (projektujemy ją wdrażamy) i dopiero zgodnie z nowymi wytycznymi zaczynamy pracować.

To jest to złota zasada, która przyniesie nam korzyści!

Autor: Mariusz Mazur (840)

Kontakt

Imię i nazwisko (wymagane)

Telefon (wymagane)

Adres email (wymagane)

Treść wiadomości

Dane kontaktowe

Siedziba:

os. Strusia 1A, 31-807 Kraków