Przewodnik do systemu zarządzania jakością – Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Zobacz wszystkie części przewodnika!

Zarządzanie zmianą – wprowdzenie

Jak podaje Wikipedia: „Zmiana organizacyjna” jest definiowana jako:

1. każda istotna modyfikacja jakiejś części organizacji (R.W. Woodman)
2. zmiana organizacyjna może dotyczyć każdego aspektu organizacji i może pociągnąć za sobą skutki daleko wykraczające poza obszar, w którym się odbywa (W. Pasemore)
3. to przekształcenie istniejącego układu według ustalonych procedur przemieniające równocześnie rezultaty tego przekształcenia ukierunkowane przez celowość działań organizacji (E. Masłyk-Musiał).
4. Zarządzanie zmianą to komplementarne do samej zmiany działania i techniki wspierające proces zmiany, których celem jest akceptacja zmiany w organizacji (Roman Wendt).

Nie będę przytaczał definicji zarządzania zmianą, bo w literaturze jest ich bardzo wiele, a to utrudni nam zrozumienie, czym ono jest.
Nie będę prowadził dywagacji teoretycznych i terminologicznych, co należy rozumieć i jak należy rozumieć przez określone pojęcia.
Wytłumaczę to w sposób praktyczny, prosty-jak dyrektor dyrektorowi ;).
Nasze firmy, fundacje, kościoły, urzędy, stowarzyszenia (i inne organizacje) posiadają pewną organizację prowadzenia (załatwiania) spraw. Przykłady:

• Sposób organizacji i prowadzenia budowy
• Sposób rozpatrywania wniosku o wycinkę drzewa
• Sposób wydawania decyzji administracyjnej
• Sposób organizacji ślubu

Z reguły, jeżeli w naszych organizacjach nie zmieniają się ludzie, sposób prowadzenia spraw jest stały.
Jednak dnia pewnego przychodzi konieczność i coś trzeba zmienić w naszej organizacji. Zmiana może być dowolna:

• Wprowadzenie nowego człowieka
• Wprowadzenie nowego programu (zgroza)
• Zastąpienie człowieka.
• Oszczędzenie czasu
• Oszczędzenie pieniędzy!

Gdy zaczynamy wprowadzać zmianę, świadomie lub nie, zarządzamy nią. Jak wiemy doskonale z własnego doświadczenia, zmiany rodzą CHAOS. To on dezorganizuje nam pracę, wydłuża wszystko w nieskończoność lub jeszcze dłużej! Generuje nadgodziny i robocze soboty. Przez niego powstaje wszelkie zło tego świata!

Dlaczego tak się dzieje?

Wprowadzenie zmiany do organizacji, nawet drobnej, powoduje zmianę bardzo dużej ilości ciągów komunikacyjnych (procesów) i ich wzajemnego oddziaływania. Jedna zmiana powoduje wiele zmian, a każda z tych zmian powoduje kolejne zmiany, itd. w postępie geometrycznym. Już wiemy skąd bierze się CHAOS.

Jak temu przeciwdziałać?

Stare powiedzenie, zdaje się chińskie, przekazuje nam taką mądrość:

„Szczęście sprzyja przygotowanym!” (Sun Zi, VI w p.n.e.)

Prawidłowe zarządzanie zmianą polega na:

• Określeniu, co chcemy zmienić?
• Określeniu, co przez zmianę chcemy osiągnąć?
• Określeniu, co utracimy, gdy nie zrobimy zmiany?
• Jak to chcemy zmienić?
• W jakim czasie chcemy to zmienić?
• Ile nas to będzie kosztować?
• Co zrobimy, gdy nie uda nam się dokonać zmiany?

Aby szczęście nam sprzyjało musimy być przygotowani do zmiany i nie wprowadzać jej, gdy nie jesteśmy przygotowani. Dopiero, gdy odpowiemy sobie na powyższe pytania (również na liczbach), możemy uznać że jesteśmy przygotowani do zmiany.
W kolejnym artykule opiszę jak zaplanować zmianę.

Autor: Mariusz Mazur (856)