ISO – dobry bat na złego dostawcę

Certyfikat ISO, dokument znany i popularny wśród przedsiębiorców. Ilość wydanych certyfikatów na świecie i w Polsce ciągle rośnie. Lecz, kto potrafi powiedzieć, do czego służy certyfikat?

Odpowiedź znajdziesz poniżej.

Na rynku spotykamy najczęściej certyfikaty:

ISO 9001 – jakości
ISO 14001 – środowiska
ISO 45001 – BHP
ISO/IEC 27001 – bezpieczeństwa informacji
ISO/IEC 20000 – jakości usług IT
TL 9000 – jakości usług teleinformatycznych
ISO 13485 -jakości usług medycznych
ISO/IEC 17025 -jakości laboratoriów badawczych oraz wzorcujących
ISO/IEC 15189 – jakości laboratoriów medycznych

W sposób nieświadomy spotykamy się również z certyfikatami:

ISO 17021 – certyfikat akredytacji jakości jednostek certyfikujących systemy zarządzania
ISO 17024 – certyfikat akredytacji jakości jednostek certyfikujących personel

Przedsiębiorcy i zarządcy organizacji non profit, zgłaszający się do Instytutu i jednostek certyfikujących, najczęściej motywują potrzebę posiadania certyfikatu ISO:

1. jest mi potrzebny do przetargów
2. jest wymagany przez moich klientów
3. chcę podnieść wartość swojej marki
4. chcę zwiększyć wydajność pracy
5. chcę być bardziej przyjazny dla środowiska
6. jest mi potrzebny, bo wymagają tego przepisy

Co oznacza posiadanie certyfikatu ISO przez firmę?

Najpopularniejsze certyfikaty – firmy zapewniają, NAS KLIENTÓW, że:

1. ISO 9001 – świadczę usługi (dostarczać produkty) ze stałą jakością
2. ISO 14001 – jak najmniej oddziałuję na środowisko naturalne – szkodzę jak najmniej
3. OHSAS 18001 – zapewniam bezpieczeństwo swoim pracownikom
4. ISO/IEC 27001 – zapewniam bezpieczeństwo informacją, które posiadam

Jak to działa?
Na przykładzie certyfikatu ISO 9001.

Ważne!
Jednostka certyfikująca potwierdza, że firma jest w stanie świadczyć usługi (dostarczać produkty) ze stałą jakością – wydaje certyfikat ISO 9001.

Ważne!
Firma ma obowiązek zapisywać informacje, dzięki którym wyświadczy usługę (dostarczy produkt) zgodnie z oczekiwaniami klienta.

Firma deklaruje że, zaspokoi potrzeby klienta, do których spełnienia się zadeklarowała ofertą lub umową – jakość sprzedana.

Firma dostarcza usługę lub produkt do klienta.

Jeżeli ty, Kliencie, stwierdzisz że dostawa jest niezgodna z twoimi oczekiwaniami, to informujesz o tym firmę!

Ważne!
Firma ma obowiązek zapisać Twoje uwagi, sprawdzić czy dostawa jest zgodna z twoimi oczekiwaniami (do których spełnienia się zadeklarowała umową) i jeżeli potwierdzą się Twoje obawy co do dostawy to:

•  MUSI Cię o tym poinformować!
•  Najszybciej jak to możliwe usunąć niezgodność – dostarczyć Ci usługę lub produkt zgodny z twoimi oczekiwaniami
•  Poinformować Cię, dlaczego doszło do pomyłki

Jeżeli firma tego nie robi to możesz im się odwdzięczyć na dwa sposoby:

Sposób pierwszy

Zawiadomić o zajściu jednostkę certyfikującą, która wydała certyfikat (telefonicznie lub mailem). Jednostka certyfikująca musi sprawdzić czy firma, rozpatrując twoją reklamację, dotrzymała wymagań normy ISO 9001, a zrobi to poprzez:

• Zdalne sprawdzenie dokumentacji firmy
• Audyt firmy – firma musi za to zapłacić, jeden dzień audytu zwykle kosztuje około 2-3 tys. zł

Jeżeli firma nie dotrzymała wymagań normy ISO 9001, to jednostka certyfikująca:

• Cofnie im certyfikat ISO 9001 – jeżeli nie załatwią Twojej reklamacji
• Dopilnuje załatwienia Twojej reklamacji – jeżeli firma dalej chce mieć certyfikat

Sposób drugi

Zawiadomić o zajściu jednostkę akredytującą, która wydała certyfikat akredytacyjny jednostce certyfikującej. Jednostka akredytująca musi sprawdzić czy jednostka certyfikująca, dotrzymuje wymagań normy ISO w zakresie wydawania certyfikatów.
To spowoduje że jednostka certyfikująca uruchomi postępowanie opisane w sposobie pierwszym lub straci prawo do wydawania certyfikatów.
Koszt utraty prawa do wydawania certyfikatów to kwota od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych na miesiąc.

Powodzenia i miłej zabawy

Większość firm posiadających certyfikat ISO 9001 nie wie, jakie są konsekwencje jego posiadania, więc nie dziwcie się, że będą co nie co zaskoczeni.

Przydatne informacje:

1. Certyfikat ISO 9001 firmy można najczęściej znaleźć na stronie internetowej firmy.
2. Nazwę jednostki certyfikującej znajdziemy na certyfikacie.
3. Nazwę jednostki akredytującej również znajdziemy na certyfikacie.
4. Przy przekazywaniu informacji do jednostki certyfikującej lub akredytującej należy podać:
   1. Nazwę firmy posiadającej certyfikat
   2. Numer certyfikatu
   3. Nazwę jednostki certyfikującej
5. Sprawdź czy kupiona przez Ciebie usługa lub produkt jest w zakresie objętym certyfikatem. 

autor: Mariusz Mazur