Dostosuj się lub giń!
Pandemia COVID-19 zagościła u nas na dobre. Rząd ogłasza Tarczę Antywirusową, która trochę nam pomoże. Wszyscy, którzy mogą przerzucili się na homeworking, ale nie wszyscy mogą. Przez pierwszy tydzień kwarantanny wszyscy jesteśmy w szoku, lecz ten tydzień minie i trzeba pracować dalej.
Pytanie brzmi: Jak pracować w czasach pandemii?
Musimy zbudować i wdrożyć do stosowania plany ciągłości działania dla naszej firmy. Podręcznikiem, który mówi nam jak zbudować takie plany i co w nich uwzględnić jest norma ISO 22301.
Plan Ciągłości Działania dla firm w czasach pandemii
Klient z okolic Tomaszowa Mazowieckiego tak zrelacjonował swoją sytuację: “To jakaś tragedia jest, jak mamy żyć, my tu zbankrutujemy! Polacy uciekli do domów i nawet nie chcą słyszeć o przyjściu do pracy! Zostali tylko Ukraińcy, bo nie mają gdzie się schować, tylko oni pracują bo nie mają nic lepszego do roboty!”
Klient jest przerażony wizją bankructwa, lecz prawda jest taka że ma bardzo duże szanse zaadaptować się do nowych warunków bo produkuje sprzęt rolniczy, a rolnicy muszą pracować na polach, więc będą potrzebowali sprzętu i części zamiennych.
Jak powinniśmy się przygotować i jak zacząć
Ludzie
COVID-19 zabiera nam ludzie na dwa sposoby:
- poprzez zakażenie
- poprzez strach
Aby pracownicy wrócili do pracy musimy im zapewnić poczucie bezpieczeństwa i przygotować się na sytuację że w przypadku zarażenia jednego z nich nie zarazi innych. Wtedy przyjdą do pracy, bo nie będę lękać się o siebie i o swoje rodziny.
Do tego tworzymy plan ciągłości działania dla personelu w którym ujmujemy:
- środki zapobiegające zakażeniu
- bieżące środki ochrony przed zakażeniem
- postępowanie w przypadku zakażenia pracownika (dekontaminacja stanowisk pracy)
- zastępstwa na wypadek zakażeń i kwarantanny.
Biuro
Tu sytuacja jest prosta – pracowników biurowych kierujemy do domu i tam mają wykonywać swoją pracę. Oczywiście musimy im zapewnić narzędzia do pracy (komputer i internet).
Musimy zobaczyć jak ludzie radzą sobie z pracą zdalną i wdrożyć narzędzie do nadzoru i telekonferencji (są dostępne i bardzo tanie).
Tworzymy plan ciągłości działania dla Biura.
Logistyka
Tu jest duży problem. Musimy w pierwszej kolejności zabezpieczyć Ludzi. Następnie przeorganizować dostawy surowców i półproduktów, gdyż wiele z nich będzie trudno dostępne. Pamiętajmy że dużo naszych klientów nie będzie mieć wyjścia i musi kupić towar (części zamienne, produkty) po cenie, która im oferujemy, bo innych na rynku nie ma lub są droższe. Więc będziemy rekompensować wyższe ceny zakupu, wyższymi cenami. Szukamy też zamienników. To samo z transportem surowców od dostawców i towarów do Klientów. Płatności realizujemy bezgotówkowo (pieniądze przenoszą wirusa).
Tworzymy plan ciągłości dla logistyki.
Produkcja
Podstawą utrzymania produkcji jest zabezpieczenie Ludzi. Następnie zaplanowanie realizacji zamówień adekwatnie do potrzeb rynku.
Tworzymy plan ciągłości działania dla produkcji.
Wynagrodzenia i koszty
Wszyscy chcą zarabiać!
Z pracownikami należy ustanowić nowe zasady wynagradzania, które im zapewnią środki do życia, a nam jako przedsiębiorcom pozwolą obniżyć koszty do poziomu gwarantującego minimalizację strat lub utrzymanie minimalnej rentowności. Wyjścia nie ma. Albo wszyscy będziemy mniej zarabiać, aby przetrwać, albo nie będzie pracy i płacy.
Tworzymy plan ciągłości działania dla finansów.
Stosując powyższe zasady dostosujemy się i przetrwamy!
Potrzebujesz naszej pomocy – dzwoń i pisz, jesteśmy po to, żeby Ci pomagać!
Autor: Mariusz Mazur
Masz pytania związane z Systemem Zarządzania? Koniecznie dołącz do grupy na Facebooku ISO Poland. Twoje pytania na pewno nie zostaną bez odpowiedzi.