Przewodnik do systemu zarządzania jakością – Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Zobacz wszystkie części przewodnika!

Jak używać dokumentacji ISO 9001 i jakie korzyści nam przyniesie?

Jak używać dokumentacji i jakie korzyści nam przyniesie?
Abyśmy mogli odpowiedzieć sobie na to pytanie musimy zrobić kilka założeń. Dokumentacja systemu zarządzania jakością musi być przydatna, czyli piszemy ją w ujęciu narzędziowym. Musimy w ujęciu narzędziowym wytworzyć każdy z dokumentów. Każdy z nich musi mieć określona funkcjonalność:

1. Schemat organizacyjny tworzymy po to, żeby określić nazwy stanowisk i zawrzeć hierarchię służbową w sytuacjach nieprzewidzianych procedurą,
2. Politykę jakości piszemy po to, żeby wyznaczyć cel do którego dążył i który realizujemy,
3. Cele jakościowe – wyznaczamy cele, które nadzorujemy, poczynając od celu generalnego:
   • Generowanie przychodu i kosztów na poziomie pozwalającym uzyskanie zysku,
   • Cele poszczególnych procesów mają umożliwić realizację celu nadrzędnego.
4. Procedury mają nam mówić jak mamy wykonywać określoną pracę:
   • Sprzedaż: Jak obsłużyć sprzedaż? Jak przyjąć zapytanie? Jak sporządzić ofertę? Jak doprowadzić od oferty do umowy? Jak przekazać umowę do realizacji?
   • Realizacja: Jak realizować umowę? Jak zrealizować dostawy do klienta ? Jak serwisować nasz produkt? (jeżeli serwisujemy)
   • Zakupy: Jak realizować zakupy? Jak zrobić zakup w sposób sprawny, aby kupić i dostarczyć to co chcemy? Jak nie wydać za dużo? Jak koszty trzymać na bardzo niskim poziomie?
   • Kadry: rozwój personelu, czyli jak faktycznie zapewnić żebyśmy zatrudniali ludzi, którzy umieją robić to co robić powinni?
   • Administracja:  fakturowanie, czyli jak wystawiać po realizacji faktury i jak ściągać płatności?

Tak utworzona dokumentacja jest dla nas narzędziem, a nie zbiorem dokumentów, które leżą i porastają kurzem.
Dokumentacja w ujęciu narzędziowym jest pierwszą rzeczą, którą musimy mieć!

Druga rzecz to medium do zarządzania tą dokumentacją, abyśmy mogli w sposób prawidłowy jej używać. Musimy ją umieścić w takim miejscu, aby była dostępna dla pracowników. Miejsce zależy od poziomu umiejętności i nawyków pracowników:

1. Jeżeli mamy ludzi, którzy nie korzystają na co dzień z komputerów (potocznie mówią o sobie, że nie są komputerowi) to umieszczamy dokumentację w segregatorach. Dajemy im ją na halę lub do biur, tam gdzie pracują,  żeby mogli na bieżąco z niej korzystać. Zabezpieczamy ją w taki sposób, aby nie bali się jej pobrudzić lub zniszczyć (laminacja, grubszy papier).
2. Jeżeli Wszyscy pracujemy przy komputerach to najlepiej dokumentację umieścić w rozwiązaniu chmurowym (Google Apps, Office 365 lub innym). Są to rozwiązania, za pomocą których możemy zarządzać  dokumentacją w sposób prosty i wygodny. Udostępniamy dokumenty użytkownikom do wglądu, ustalamy gdzie mają robić zapisy (w programach narzędziowych,  w plikach współdzielonych w chmurze). Narzędzia te mają możliwość śledzenia historii użytkowników, czyli: kto, kiedy, jakie zapisy wygenerował, co daje nam również podgląd na aktywności pracowników 🙂 (przy okazji sobie sprawdzam czy pracują na bieżąco, czy uzupełnieniem wszystko przed spodziewaną inspekcją).

Trzecia rzecz to to, że dokumentacja służy do zarządzania zmianą. Musi ona odzwierciedlać to co robimy.  Jeżeli planujemy zmienić naszą pracę, nawet nieistotnie to musimy pamiętać o tym aby:

• najpierw zaprogramować zmiana czyli wytworzyć dokumentacji z nowymi wytycznymi
• przekazać ją do stosowania
• dopiero rozpocząć stosowanie.

Stosując cały czas ten cykl zmian uda nam się przyzwyczaić ludzie, że realizują wszystko zgodnie z procedurami.
Wtedy będziemy mogli faktycznie zarządzać zmianą!

Jeżeli będziemy chcieli wprowadzić zmianę to zmienioną dokumentację przekażemy ludziom do stosowania i oni będą ją stosować!

Jeżeli będziemy stosować się do powyższych zasad to dokumentacja systemu zarządzania jakością pozwoli nam na uporządkowanie naszej organizacji. Dzięki temu będziemy:

• mieć realny porządek organizacyjny i fizyczny w organizacji,
• ludzie będą wiedzieli co mają robić,
• dzięki temu będą skupieni na pracy przez to będziemy mieć większą wydajność.

Jeżeli będziemy chcieli dokonać zmian w organizacji, dzięki dokumentacji będziemy mieć łatwość wykonania tej zmiany. Przygotujemy nowe wydanie dokumentacji, zatwierdzimy i ludzie zaczną zgodnie z nowymi wytycznymi :).

Możecie nie wierzyć,  pracuję od 16 lat w firmach stosujących tego typu rozwiązania (banalnie proste) i to się sprawdza.  Reguły te stosują firmy z Kraju Kwitnącej Wiśni, Stanów Zjednoczonych, Skandynawii i tam również to się sprawdza.

Warunek jest jeden: musimy cały czas pilnować tego, aby najpierw zaplanować zmianę (projektujemy ją wdrażamy) i dopiero zgodnie z nowymi wytycznymi zaczynamy pracować.

To jest to złota zasada, która przyniesie nam korzyści!

Autor: Mariusz Mazur (840)