Jak Samodzielnie wdrożyć ISO 9001?

ISO 9001, certyfikat ISO 9001, wdrożenie ISO 90001

Od czego zacząć wdrożenie ISO 9001

Podejmując decyzję o budowie systemu zarządzania zgodnego z normą ISO 9001:2015, czyli wdrożeniu ISO 9001 w swojej organizacji stawiacie Państwo na rozwój i nowoczesność dzięki wprowadzaniu rozwiązań i technik zarządzania opartych o:

•  Zarządzanie procesowe
•  Zarządzanie przez cele
•  Zarządzanie ilościowe

Podczas wdrażania normy ISO 9001 w swojej firmie należy zachować pragmatyczne podejście do jej poszczególnych wymagań. Tylko taka postawa gwarantuje Państwu sukces w podejmowanym przedsięwzięciu.

W celu budowy i certyfikacji systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2015 należy przyjąć następujące założenia:

Wdrażam ISO po to aby:

1. Każdy z uczestników Mojej Firmy dokładnie znał swoje miejsce i zakres zadań jakie ma wykonywać
2. Każdy z uczestników Mojej Firmy z własnej inicjatywy podejmował działania zmierzające do zaspokojenia potrzeb klienta i udoskonalenia naszego przedsiębiorstwa (oczywiście w sposób kontrolowany)
3. Każdy Klient, który do nas przychodzi dostawał dokładnie to czego potrzebuje (z naszej oferty)
4. Wyeliminować zasadne reklamacje i działania, które zmuszają nas do ponoszenia dodatkowych kosztów
5. Uprościć do maksimum przebieg informacji.
6. Ograniczyć ilość generowanych przez firmę dokumentów do minimum

ISO ma nam przynieść określone korzyści, a nakłady jakie ponosimy mają się nam co najmniej zwrócić!

Należy pamiętać o tym że:

Wymagania normy ISO 9001 należy dostosować do Naszej Firmy!!!
Nie Naszą Firmę do wymagania normy ISO 9001!!!

Efektem wdrożenia systemu powinny być:

Zwiększona wartości marki Firmy poprzez Certyfikat ISO 9001:2015 System Zarządzania Jakością

• Zwiększona efektywności pracy
• Zwiększone zadowolenia klienta
• Zwiększona ilości powtórnie składanych zamówień
• Zwiększona skuteczności ofertowania wobec klienta
• Zmniejszenie czasu reakcji na zapytania ze strony klienta
• Minimalizacja ponoszonych nakładów
• Krótszy czas adaptacji nowych pracowników.

Przy wdrażaniu ISO 9001 w Naszej Firmie, chcąc osiągnąć powyższe rezultaty powinniśmy się stosować do poniższej metodyki.

Dokładne rozpoznanie:

Przed przystąpieniem do prac należy zadać sobie podstawowe pytanie: czy wdrażamy ISO 9001 samodzielnie? Czy szukamy pomocy z zewnątrz?

Jak wdrożyć ISO 9001 SAMODZIELNIE ?

Jeżeli podejmujemy to wyzwanie samodzielnie należy wyznaczyć osobę, która będzie pełniła rolę Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością (Zastępca Właściciela/Prezesa ds. Jakości). Powinna to być osoba z dobrą znajomością zagadnień zarządzania przedsiębiorstwem, najlepiej z doświadczeniem na stanowisku kierowniczym (średnim lub wyższym), odpowiedzialna niebojąca się podejmować decyzji, czasami rewolucyjnych dla przedsiębiorstwa. Gdy już mamy Pełnomocnika ds. SZJ, powinniśmy wyposażyć go w atrybuty władzy pozwalające mu na pełnienie swojej roli w Naszej Firmie.

Teraz całe zadanie i związana z nim odpowiedzialność spoczywa na barkach Pełnomocnika ds. SZJ. To on musi krok po kroku zaprojektować i wdrożyć System Zarządzania Jakością zgodny z wymaganiami normy ISO 9001. Następnie za pomocą serii audytów zapewnić, iż jest on certyfikowalny. Tutaj pomyłki niestety kosztują, gdyż jednostki certyfikujące cenią swoje usługi, a w przypadku wystąpienia niezgodności z wymaganiami normy certyfikat nie jest wydawany, a za audyt jednostki certyfikującej dostajemy fakturę.

Gdy już jesteśmy pewni, iż Nasza Firma przejdzie audyt certyfikujący, możemy spokojnie wybrać sobie jednostkę certyfikującą i zaprosić ją na AUDYT CERTYFIKACYJNY. Po jego zakończeniu staniemy się szczęśliwymi posiadaczami CERTYFIKATU ISO 9001.

Gdy przy wdrażaniu ISO 9001 SZUKAMY POMOCY NA ZEWNĄTRZ!

Tutaj musimy sprostać wyzwaniu wyboru firmy doradczej. Najlepiej jest wybrać firmę która:

• Posiada kadrę złożoną z zawodowych doradców (osoby po studiach z zakresu zarządzania jakością lub pokrewnych, doświadczenie na stanowiskach kierowniczych)
• Posiada dobre zaplecze informatyczne (w dzisiejszych czasach wszyscy pracujemy na komputerach i było by dobrze je wykorzystać do ISO)
• Posiada przyzwoitą, nie koniecznie długą, listę referencyjną (dobrze jest sprawdzić, co o firmie mówią Właściciele/Prezesi/Pełnomocnicy firm z listy)
• Zajmuje się wdrażaniem nie tylko ISO 9001, lecz doradztwem w zakresie zarządzania (pamiętajmy, że budujemy system zarządzania jakością)
• Przeglądając oferty, zwróćmy uwagę na:
• Gwarancje: Czy firma daje gwarancje finansowe na swoją usługę (jeżeli daje, to znaczy że są pewni swojej metodyki).
• Kompleksowość oferty: oferta powinna zawierać wszystkie szczegóły (zakres prac, uzyskiwane efekty, harmonogram z terminarzem, harmonogram finansowy, gwarancje, zaangażowanie ze strony firmy i klienta), Ci ludzie biorą pieniądze za przewidywanie zachowań Twojej firmy, muszą postrzegać zagadnienie w całej rozpiętości.
• Dbałość o szczegóły: Ci ludzie biorą pieniądze za planowanie działania Twojej firmy, muszą być skrupulatni.
• Sposoby finansowania: czy oferta zawiera informacje skąd można pozyskać środki na wdrożenie i certyfikację, czy przedstawia źródła alternatywne?
• Zaangażowanie: czy interesują się klientem i jego potrzebami, czy ograniczyli się do przedstawienia swojej oferty – powodzenie wdrożenia w dużej mierze zależy od zaangażowania firmy doradczej.
• Szczerość: pamiętaj tą liczbę: 95%. Kształt twojego systemu zarządzania jakością (kształt twojej firmy po zakończeniu wdrożenia) w 95% zależy od doradcy. On zna wymagania ISO 9001 i będzie przekazywał je twojej firmie, tylko, w jakiej formie?

WYBÓR JEDNOSTKI: TO NASZE PRAWO!!!

To my, nie kto inny decyduje o jednostce certyfikującej, jest to nasze prawo i powinniśmy z niego korzystać!!! Firmy doradcze i jednostki certyfikujące teoretycznie są niezależne od siebie lecz często ze sobą współpracują (często na zasadach prowizyjnych, co jest nielegalne). Przy wyborze jednostki certyfikującej należy zwrócić baczną uwagę na reakcje firmy doradczej. Jeżeli doradcy krzywią się słysząc nasz wybór są dwie możliwości: Nie znają się z jednostką, którą wybraliśmy – należy przyjrzeć się umowie czy gwarancja (jeśli jest, a być powinna), którą dają obejmuje również tą wybraną przez nas. Jeżeli nie to mogą być kłopoty (dodatkowe koszty) przy certyfikacji i co gorsza zostaniemy z nimi sami. Nie polecają jednostki, którą wybraliśmy: bo współpracują z inną, bo mają złe doświadczenia – patrz wyżej plus należy baczenie wysłuchać doradców i ich racji, może mają racje?

Gdy już mamy Pełnomocnika ds. SZJ, firmę doradczą i jednostkę certyfikującą przystępujemy do pracy.

DO PRACY!!!

Elementy wdrożenia ISO 9001

Prace powinny przebiegać zgodnie z poniższymi zaleceniami, ich przestrzeganie jest gwarancją sukcesu.

Krok 1 – Badanie Naszej Firmy

W celu zaprojektowanie prawidłowo funkcjonującego systemu zarządzania badamy firmę pod kątem:
– Struktury organizacyjnej, posiadanych zadań, uprawnień i odpowiedzialności przez poszczególne komórki organizacyjne Zachodzących procesów i ich powiązań
– Wymagań Właściciela/Prezesa, co do ostatecznego kształtu oraz sposobu funkcjonowania naszej Firmy
Tworzymy schemat organizacyjny oraz mapę zachodzących procesów i ich wzajemnych powiązań. Dodatkowo wymieniamy procedury jakie będą opisywać poszczególne procesy.

Krok 2 – Jakie procesy zachodzą

Badamy Firmę pod kątem zachodzących procesów:
Procedura jest opisem przebiegu procesu. Dla prawidłowego opisania przebiegu procesów wyszczególnionych w Kroku 1 dokonujemy szczegółowego wywiadu wśród ich realizatorów. Czynność ta pozwala nam zebrać informacje, na podstawie których tworzymy procedury. Wynikiem prac są procedury w wersji wstępnej.

Krok 3 – Dostosowanie procesów

Dostosowujemy procesy do Naszych wymagań i warunków normy ISO 9001:2015.
Posiadając wstępne wersje procedur eliminujemy z nich wszystkie działania które są:
– Niekorzystne
– Nieracjonalne
– Nieekonomiczne
Następnie badamy w jakim stopniu procesy te spełniają wymagania normy ISO 9001. Należy pamiętać, iż norma wymaga: 6 udokumentowanych procedur oraz generowania zapisów w 21 przypadkach. Nie należy tworzyć zbędnej biurokracji. Wynikiem prac jest przygotowana do wdrożenia, zaakceptowana przez Właściciela/Prezesa dokumentacja systemu zarządzania jakością ISO 9001.

Krok 4 – Wdrożenie dokumentacji

Wdrożenie dokumentacji SZJ ISO 9001 do stosowania.
Wdrożenie dokumentacji do stosowania jest zadaniem trudnym i niebezpiecznym. Czynnikiem utrudniającym realizację tego zadania jest niechęć pracowników do wprowadzania zmian w organizacji. Często postrzegają je jako zagrożenie, które może doprowadzić do zwiększenia zakresu zadań lub w do likwidacji stanowiska – nic bardziej mylnego.
Niebezpieczeństwo w tym kroku, polega na zaistnieniu możliwości dezorganizacji pracy poprzez wprowadzenie zasad, ujętych w procedurach. Mają na celu uporządkować pracę.
Aby wyeliminować takie zagrożenie, wdrożenie trzeba realizować pod pełnym nadzorem. Procedury wdrażać pojedynczo – zmniejsza to prawdopodobieństwo zakłóceń w funkcjonowaniu firmy, a jakiekolwiek sygnały dotyczące nieprawidłowości w realizacji powierzonych zadań każdorazowo skrupulatnie badać. Jeżeli zachodzi taka konieczność, na ich podstawie należy dokonywać zmian w funkcjonowaniu procesów. Należy określić kontekst organizacji i metodytkę szacowania ryzykiem.

Wynikiem tych prac jest wdrożony System Zarządzania Jakością ISO 9001.

Krok 5 – Audyty

Audyty systemu:
Audyt jest to niezależne, systematyczne badanie, którego celem jest uzyskanie obiektywnych dowodów prawidłowego funkcjonowania ISO 9001.
Dla stwierdzenia gotowości do certyfikacji ISO 9001 należy przeprowadzić badanie systemu zarządzania jakością pod kątem spełnienia kryteriów normy ISO 9001. Najlepiej jeżeli badanie to zostanie przeprowadzone dwukrotnie.
Po przeprowadzeniu audytu, należy przeprowadzić działania, które mają wyeliminować znalezione błędy i ich przyczyny. Wynikiem jest wdrożony i FUNKCJONUJĄCY System Zarządzania Jakością zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2015 w Naszej Firmie

GWARANCJA:

Jeżeli korzystamy z usług firmy doradczej to przed przystąpieniem do certyfikacji Naszej firmy należało by uzyskać Gwarancję od doradców na pozytywne przejście audytu certyfikującego.

SZKOLENIA:

W trakcie wdrażania ISO 9001 należy przeszkolić w zakresie stosowania wymagań normy ISO 9001 kadrę kierowniczą, Pełnomocnika ds. SZJ i audytorów wewnętrznych.
Audytorzy wewnętrzni (osoby przeprowadzające audyt) muszą zostać przeszkoleni w zakresie przeprowadzania audytów i uzyskać potwierdzenie, iż posiadają odpowiednią wiedzę do przeprowadzania audytów.

autor: Mariusz Mazur