Na pewno każdy z Was spotkał się kiedyś ze ścianą, na której widniała informacja: „Sorry, takie mamy procedury”. Cóż… Na pewno w takiej sytuacji raczej pełni irytacji zastanawiacie się po co tak ludziom życie utrudniać. Ale, obiektywnie, procedury mają raczej więcej zalet niż wad.
Na początek oczywistość
Procedury są wszędzie. Mimo, że samo pojęcia kojarzy nam się z działalnością urzędów, instytucji, itp., zgodnie z definicją procedura to określone reguły postępowania w jakiejś sprawie. Mogą one być udokumentowane, ale nie muszą. Stąd jakby tak się przyjrzeć naszej codzienności, reguł postępowania stosujemy całkiem sporo.
Po co w ogóle stosować procedury?
Mimo, że procedury są odbierane raczej negatywne, ich stosowanie nie jest bezsensowne. Stosuje się je po to, aby ograniczyć dowolność działań, wyznaczać niejako ramy dla wykonywanych czynności, a co za tym idzie – zapobiegać chaosowi.
A co z ISO?
Systemy Zarządzania są ściśle związane ze stosowaniem podejścia procesowego. To z kolei łączy się z procedurami. W kontekście ISO procedura jest ustalonym sposobem przeprowadzenia działania lub procesu.
Sama procedura może być udokumentowana lub nie. Normy mamy różne i każda wymaga czegoś zgoła innego. Stąd informacje o tym, co koniecznie musi być udokumentowane znajdziecie w konkretnym standardzie.
Forma dokumentowania też może być dowolna. Z doświadczenia zachęcamy do minimalizmu. W końcu komu by się chciało czytać piętnastostronicowy opis realizacji zamówienia? Choćby był pisany najpiękniejszą polszczyzną, większość czytających odpuści w dość krótkim czasie.
Reasumując, bez zbędnego wodolejstwa przedstaw tok postępowania. Nie musi być to w formie opisu. Równie dobrze sprawdzi się graf zawierający powiązanie czynności z osobą odpowiedzialną za jej realizację.
Nagraliśmy krótki instruktaż ilustrujący w jaki sposób można taki graf stworzyć.
Kliknij i obejrzyj Video!
Od Ciebie zależy również, czy przechowujesz procedury papierowe, czy w formie elektronicznej. Zastanów się jakie rozwiązanie będzie najbardziej przystępne i dla Ciebie, i dla pozostałych pracowników.
Podsumowując
- Procedura musi spełniać wymagania normy
- Procedury mają odzwierciedlać rzeczywisty przebieg procesu
- Tworząc procedurę postaraj się zrobić ją zwięźle, acz treściwie.
Potrzebujesz inspiracji?
Zobacz nasze gotowe dokumentacje dla najpopularniejszych systemów. Nie tylko procedury, ale również przykłady instrukcji i rejestrów.
Więcej informacji na ikmj.org.