Zgodnie z definicją zawartą w normie ISO 9000:2005 audit jest to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu. Pod pojęciem dowód z auditu kryją się zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne dla kryteriów auditu i możliwe do zweryfikowania, natomiast, jako kryteria auditu rozumie się zestaw polityk, procedur lub wymagań, stosowanych, jako odniesienie. Normą zawierającą zasady auditowania oraz wymagania wobec auditorów – ich kompetencji i oceny – jest norma PN-EN ISO 19011:2011. Auditor w procesie auditu pełni bardzo ważną rolę m.in., dlatego, że audit powinien być narzędziem służącym firmie w podejmowaniu decyzji oraz w ciągłym doskonaleniu.
Czynnikiem decydującym o efektywności auditów są kompetencje posiadane przez auditorów. Na te z kolei wpływ szkolenia, w jakich auditorzy brali udział, narzędzia, jakie mają do dyspozycji, umiejętność korzystania z posiadanej wiedzy oraz doświadczenie zdobyte w pracy. Istotne są także cechy osobowościowe. Te, które są szczególnie pożądane u auditorów wymienione zostały w tabeli 1.
Zgodnie z tym, co zostało zasygnalizowane już wcześniej, poza przywołanymi wyżej cechami charakteru, auditor powinien również być w posiadaniu wiedzy i doświadczeń związanych z zasadami, technikami i procedurami auditowania. Auditor, powinien zatem:
- posiadać umiejętność planowania czasu,
- umiejętnie budować hierarchię ważności,
- być komunikatywny,
- wyciągać poprawne wnioski,
- umiejętnie zbierać informacje i dowody z auditu,
- weryfikować zgromadzone informacje,
- prowadzić zapisy,
- poprawnie przygotować raport z auditu,
- zachować poufność.
Aby dopełnić ten obraz należy dodać, że prócz wymienionych kompetencji każdy auditor powinien znać specyfikę branży, którą audituje oraz posiadać odpowiednią wiedzę z zakresu systemów zarządzania jakością. Elementy związane z tego rodzaju kompetencjami przedstawione są na rys. 1.
Podsumowując, auditor jest bardzo ważną częścią auditów to na nim spoczywa cała odpowiedzialność. Dzięki przeprowadzaniu auditów przedsiębiorstwo identyfikuje niezgodności, ocenia skuteczność utrzymywanego systemu zarządzania oraz definiuje obszary do doskonalenia. Co za tym idzie, właściwy dobór auditorów może stać się źródłem poprawy konkurencyjności przedsiębiorstwa. Między innymi z tych względów tak ważnym jest, aby na auditorów wybierać osoby posiadające odpowiednie predyspozycje.
Autor: Katarzyna Kaczmarczyk
Literatura:
- Gruca – Wójtowicz P., Determinanty skuteczności auditów wewnętrznych, „Zarządzanie Jakością”, 2010.
- Hamrol A., Zarządzanie jakością z przykładami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2008.
- Łuczak B., Kuklińska D., Audi/yty i audi/ytowanie, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań 2007.
- Norma PN-EN ISO 9000:2006 Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia.
- Norma PN-EN ISO 19011:2011 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania.