System zarządzania środowiskowego to część ogólnego systemu zarządzania, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i środki potrzebne do opracowywania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki środowiskowej. Systemy zarządzania środowiskowego można podzielić na:
- Nieformalne – oparte na własnej lub zewnętrznej koncepcji, bez możliwości sprawdzenia przez podmioty zewnętrzne (np. Eco-mapping lub system gospodarki odpadami),
- Formalne – oparte na ogólnie przyjętych wymaganiach np. ISO 14001 lub EMAS, certyfikowane na zgodność z tymi wymaganiami przez organy zewnętrzne.
Formalne SZŚ oparte są na modelu Deminga będącego również podstawą innych norm dotyczących systemów zarządzania (np. ISO 9000, PN/OHSAS 18001). Elementy składające się na system zarządzania środowiskowego ISO 14001 tworzą cykl ciągłego doskonalenia, czyli powtarzalnych i systematycznych działań na rzecz środowiska. Innymi zasadami formalnmi systemów zarządzania środowiskowego są: zapobieganie zanieczyszczeniom oraz zgodność z wymaganiami prawnymi. Zapobieganie zanieczyszczeniom w ramach ISO 14001 i EMAS polega na stosowaniu procesów, praktyk, materiałów lub wyrobów, które umożliwiają eliminację, ograniczenie bądź nadzorowanie zanieczyszczeń. Może to obejmować recykling, oczyszczanie, zmiany w procesach, mechanizmy nadzoru, efektywne wykorzystanie zasobów oraz zastępowanie materiałów. Wykazanie że organizacja zidentyfikowała wymagania prawne odnoszące się do jej działań, wyrobów lub usług oraz postępuje zgodnie z nimi jest konieczne podczas ubiegania się o certyfikację systemu zgodnego z ISO 14001 lub wpisanie do rejestru EMAS.
ISO 14001 jest normą międzynarodową, a więc obowiązuje na terenie całego świata. Jej stosowanie jest dobrowolną decyzją organizacji. Świadectwem stosowania normy ISO 14001 jest uzyskanie certyfikatu wydanego przez niezależną jednostkę certyfikującą na podstawie pozytywnego przejścia audytu certyfikującego. Norma ISO 14001 jest jedyną, która może być podstawą do certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego. Pozostałe normy z serii środowiskowych, a jest ich ponad 20, należy traktować jako wytyczne.
EMAS jest systemem wprowadzonym na mocy rozporządzenia Unii Europejskiej i obowiązuje tylko na terenie UE. Organizacja chcąc przystąpić do systemu EMAS musi spełnić więcej wymagań niż w przypadku certyfikacji na zgodność z ISO 14001, choć wprowadzenie ISO 14001 jest jednym z tych wymagań (załącznik A rozporządzenia). W załączniku B określone są dodatkowe wymagania obejmujące: zgodność z prawem, efekty działalności, komunikację zewnętrzną i zaangażowanie pracowników. Do ubiegania się o rejestrację w EMAS niezbędne są również przegląd wstępny organizacji i deklaracja środowiskowa. Potwierdzeniem przestrzegania zasad określonych w EMAS jest wpisanie do rejestru EMAS, którego dokonuje organ administracji. Ubieganie się o wpis do rejestru EMAS podobnie jak przystąpienie do certyfikacji systemu zgodnego z ISO 14001 jest dobrowolne.