Wymagania w zakresie dokumentacji ISO 9001

Certyfikat ISO 9001 bez tajemnic!
Wymagania w zakresie dokumentacji systemu zarządzania jakością ISO 9001 są zawarte w punkcie 4.2 Normy ISO 9001 pt. „Wymagania dotyczące dokumentacji”.
Mamy tam nałożone:

  1. Wymagania ogólne, punkt 4.2.1 ISO 9001, pt. Postanowienia ogólne”
  2. Wymagania wobec księgi jakości, punkt 4.2.2 ISO 9001, pt. „Księga jakości”
  3. Wymagania dotyczące nadzoru nad dokumentami, punkt 4.2.3 ISO 9001, pt. „Nadzór nad dokumentacją” – zaczyna brzmieć tajemniczo.
  4. Wymagania dotyczące nadzoru na zapisami, (co to jest?), punkt 4.2.4 ISO 9001, pt. nadzór nad zapisami” – zupełna tajemnica.

Teraz krótko i w zrozumiałym języku wytłumaczę, o co tu chodzi.
Norma ISO 9001 wyróżnia dwa rodzaje „dokumentów”. Są dokumenty i zapisy. Jeżeli zerkniemy do normy terminologicznej, ISO 9000 System zarządzania jakością – podstawy i terminologia, to znajdziemy tam następujące definicje:

  1. Dokument (pkt. 3.7.2 ISO 9000) – informacja i jej nośnik
  2. Zapis (pkt. 3.7.6 ISO 9000) – dokument, na którym przedstawiono uzyskane wynik lub dowody przeprowadzonych działań
Zobacz podobne  Ile kosztuje certyfikat ISO - co wpływa na cenę ISO - koszt ISO

Większość osób, które pytam czy dana rzecz jest dokumentem, czy zapisem, nie są w stanie odpowiedzieć mi na to pytanie. Więcej mamy tu problem i to duży! Jak więc poznać, co jest zapisem, a co dokumentem, aby móc to nadzorować?
Odpowiedź jest prosta. Na własne potrzeby stosuję następujące rozróżnienie:

  1. Dokument, to wszystko to (papier, pliki, płyty kamienne), co zawiera wytyczne jak pracować.
  2. Zapis to wynik pracy, według tej wytycznej.

Prosto? Teraz powinieneś łatwo odpowiedzieć na pytanie, czy dana kartka papieru, czy plik jest dokumentem, czy zapisem. ISO 9001 zaczyna brzmieć po ludzku!

Pamiętajcie o jeszcze jednym, zapis może zostać dokumentem, a dokument – zapisem. Kiedy tak się dzieje?

  1. Negocjujemy z kontrahentem umowę, tworząc jej draft. Tenże draft umowy jest zapisem. W momencie, gdy strony podpiszą umowę, będzie ona zwierała wytyczne, jak pracować i stanie się dokumentem
  2. Szef przesłał maila ze wzorem rejestru (plik Excel). Mail i wzór w mailu jest dokumentem. W momencie, gdy zaczynamy używać rejestru, staje się on zapisem.
Zobacz podobne  Analiza kosztów i korzyści z wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością i uzyskania Certyfikatu ISO 9001

Na dzisiaj tyle.
Cdn.

Autor: Mariusz Mazur

Zobacz też:

Procesy w systemie zarządzania jakością ISO 9001 – cz. 1
Procesy w systemie zarządzania jakością ISO 9001 – cz. 2
Procesy w systemie zarządzania jakością ISO 9001 – cz. 3
Procesy w systemie zarządzania jakością ISO 9001 – cz. 4

Zobacz podobne

Scroll to Top