Wymagania w zakresie dokumentacji ISO 9001

Wymagania w zakresie dokumentacji systemu zarządzania jakością ISO 9001 są zawarte w punkcie 4.2 Normy ISO 9001 pt. „Wymagania dotyczące dokumentacji”.
Mamy tam nałożone:

1. Wymagania ogólne, punkt 4.2.1 ISO 9001, pt. Postanowienia ogólne”
2. Wymagania wobec księgi jakości, punkt 4.2.2 ISO 9001, pt. „Księga jakości”
3. Wymagania dotyczące nadzoru nad dokumentami, punkt 4.2.3 ISO 9001, pt. „Nadzór nad dokumentacją” – zaczyna brzmieć tajemniczo.
4. Wymagania dotyczące nadzoru na zapisami, (co to jest?), punkt 4.2.4 ISO 9001, pt. nadzór nad zapisami” – zupełna tajemnica.

Teraz krótko i w zrozumiałym języku wytłumaczę, o co tu chodzi.
Norma ISO 9001 wyróżnia dwa rodzaje „dokumentów”. Są dokumenty i zapisy. Jeżeli zerkniemy do normy terminologicznej, ISO 9000 System zarządzania jakością – podstawy i terminologia, to znajdziemy tam następujące definicje:

1. Dokument (pkt. 3.7.2 ISO 9000) – informacja i jej nośnik
2. Zapis (pkt. 3.7.6 ISO 9000) – dokument, na którym przedstawiono uzyskane wynik lub dowody przeprowadzonych działań

Większość osób, które pytam czy dana rzecz jest dokumentem, czy zapisem, nie są w stanie odpowiedzieć mi na to pytanie. Więcej mamy tu problem i to duży! Jak więc poznać, co jest zapisem, a co dokumentem, aby móc to nadzorować?
Odpowiedź jest prosta. Na własne potrzeby stosuję następujące rozróżnienie:

1. Dokument, to wszystko to (papier, pliki, płyty kamienne), co zawiera wytyczne jak pracować.
2. Zapis to wynik pracy, według tej wytycznej.

Prosto? Teraz powinieneś łatwo odpowiedzieć na pytanie, czy dana kartka papieru, czy plik jest dokumentem, czy zapisem. ISO 9001 zaczyna brzmieć po ludzku!

Pamiętajcie o jeszcze jednym, zapis może zostać dokumentem, a dokument – zapisem. Kiedy tak się dzieje?

1. Negocjujemy z kontrahentem umowę, tworząc jej draft. Tenże draft umowy jest zapisem. W momencie, gdy strony podpiszą umowę, będzie ona zwierała wytyczne, jak pracować i stanie się dokumentem
2. Szef przesłał maila ze wzorem rejestru (plik Excel). Mail i wzór w mailu jest dokumentem. W momencie, gdy zaczynamy używać rejestru, staje się on zapisem.

Na dzisiaj tyle.
Cdn.

Autor: Mariusz Mazur

Zobacz też:

Procesy w systemie zarządzania jakością ISO 9001 – cz. 1
Procesy w systemie zarządzania jakością ISO 9001 – cz. 2
Procesy w systemie zarządzania jakością ISO 9001 – cz. 3
Procesy w systemie zarządzania jakością ISO 9001 – cz. 4