IKMJ » Jak opracować zarządzanie dokumentacją i zapisami? IKMJJak opracować zarządzanie dokumentacją i zapisami? | Jak opracować zarządzanie dokumentacją i zapisami? – IKMJ Jak opracować zarządzanie dokumentacją i zapisami? – IKMJ
przewodnik ISO 9001:2015

Jak opracować zarządzanie dokumentacją i zapisami?

Przewodnik do systemu zarządzania jakością – Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Zobacz wszystkie części przewodnika!

 

Norma ISO 9001 wymaga od nas abyśmy ustalili procedurę nadzoru (zarządzania) dokumentacją i nadzoru (zarządzania) zapisami, tak abyśmy byli w stanie:

  • w zakresie zarządzania dokumentami
    • jednoznacznie wskazać aktualne dokumenty i rozróżnić je od archiwalnych
    • wskazać kto i kiedy zatwierdził te dokumenty do stosowania
    • wskazać kto i kiedy wycofał dokument ze stosowania
    • w zakresie zarządzania zapisami
    • wskazać gdzie i jakie zapisy powstają
    • kto ma do nich dostęp i na jakich prawach
    • gdzie są przechowywane i jak długi
    • kto i po jakim czasie je niszczy

Abyśmy mieli pełną jasność, co do tego czym zarządzamy, muszę wam wyjaśnić, co to jest dokument wg ISO 9001 i co to jest zapis wg ISO 9001. Ograniczę Wam cierpienia wywoływanego cytowaniem definicji (na trzeźwo się nie da ;).
Dokument – to wszystkie pliki, dokumenty i tabliczki (również te metalowe na ogrodzeniu lub ścianie), które mówią nam jak pracować i jak się zachowywać.
Przykłady dokumentów: statut spółki, umowa spółki, regulamin spółki, regulamin pracy, dowolny regulamin, przewodniki, procedury, opisy procesów, mapy procesów, również te graficzne, umowy o pracę, umowy z dostawcami, umowy z klientami, inne umowy, normy, ustawy, rozporządzenia, tablice informacyjne, ostrzegawcze, i inne.
Zapis – to wszystkie pliki, zapiski papierowe wygenerowane przez nas podczas pracy.
Przykłady zapisów: notatki ze spotkań, e-maile, wpisy do systemów (ERP, CRM, inne), faktury, WZ-tki, MM-ki, protokoły kontroli, karty niezgodności, dzienniki pracy, dzienniki kontroli i inne.

Zobacz podobne  Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Uzbrojeni w tą wiedzę oraz w informacje z rozdziału „Jak zarządzać dokumentacją” możemy przystąpić do tworzenia procedury zarządzania dokumentacją.
Przed pisaniem, lub co lepsze, rysowaniem procedury musimy sobie ustalić:

  • Autora – kto może przygotować dokumenty dotyczące ładu pracy? (bez umów)
    • jeżeli jest nas mało – wszyscy pracownicy
    • jeżeli jest nas dużo to tylko kierownicy
  • Jak przekaże do zatwierdzającego – e-mail?
  • Zatwierdzający – kto te dokumenty zatwierdzi?
  • Jak je zatwierdzi? – poprzez wgranie na Google Drive
  • Kogo poinformuje i w jakiej formie
    • jeżeli jest nas mało, to wszystkich poprzez e-mail
    • jeżeli jest nas dużo, to asystenta e-mailem, a ten wszystkich, również poprzez e-mail
  • Kto uzupełnia rejestr zapisów?
  • Czy ustalamy sprawdzenie zapoznania się pracowników dokumentem? Jeżeli tak, to kto egzaminuje?
  • Kto może zgłaszać zmiany? Wszyscy?
  • Jak może zgłaszać zmiany? E-mail?
Zobacz podobne  Zaczynamy odliczanie! Jesteś gotowy na zmiany?

Gdy powyższe fakty mamy ustalone, możemy przystąpić do pisania (lub rysowania) co bardziej polecam, procedury zarządzania dokumentacją. Nie będę was zanudzała pisaniem tej procedury, pokaże Wam przykłady procedur jaką stosujemy u siebie i u naszych klientów. Link do procedury zarządzania dokumentacją z naszego laboratorium.
Pozostaje nam jeszcze zarządzanie dokumentacją. Rozwiązujemy to bardzo prosto. W momencie gdy dokument jest zatwierdzany do stosowania, mamy uzupełnić wcześniej stworzony rejestr zapisów (jego wzór znajdziecie tutaj – F4.1.1 Wykaz zapisów i dokumentów PDF) o nowe pozycje lub zmodyfikować już istniejące wpisy. Oczywiście w rejestrze wypisujecie rodzaje zapisów jakie będą generowane w firmie.
Gotowe!

 

Gdy już macie procedurę. Wystarczy, że wprowadzi ją zarządzeniem Właściciel lub Prezes, a pozostałe dokumenty możecie już zatwierdzać zgodnie z ta procedurą. Postępowanie takie jest niezbędne, aby procedura zarządzania dokumentami i zatwierdzone zgodnie z nią inne dokumenty nabrały mocy prawnej i były wiążące (co pozwala je przywoływać jako dowody przed sądem pracy lub sądem cywilnym).

Zobacz podobne  Zaczynamy odliczanie! Jesteś gotowy na zmiany?

 

Autor: Mariusz Mazur

 

 

Kontakt

Imię i nazwisko (wymagane)

Telefon (wymagane)

Adres email (wymagane)

Treść wiadomości

Dane kontaktowe

Siedziba:

os. Strusia 1A, 31-807 Kraków