Przewodnik do systemu zarządzania jakością – Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Zobacz wszystkie części przewodnika!

Jak opracować zarządzanie dokumentacją i zapisami?

Norma ISO 9001 wymaga od nas abyśmy ustalili procedurę nadzoru (zarządzania) dokumentacją i nadzoru (zarządzania) zapisami, tak abyśmy byli w stanie:

• w zakresie zarządzania dokumentami
  • jednoznacznie wskazać aktualne dokumenty i rozróżnić je od archiwalnych
  • wskazać kto i kiedy zatwierdził te dokumenty do stosowania
  • wskazać kto i kiedy wycofał dokument ze stosowania
• • w zakresie zarządzania zapisami
  • wskazać gdzie i jakie zapisy powstają
  • kto ma do nich dostęp i na jakich prawach
  • gdzie są przechowywane i jak długi
  • kto i po jakim czasie je niszczy

Abyśmy mieli pełną jasność, co do tego czym zarządzamy, muszę wam wyjaśnić, co to jest dokument wg ISO 9001 i co to jest zapis wg ISO 9001. Ograniczę Wam cierpienia wywoływanego cytowaniem definicji (na trzeźwo się nie da ;).
Dokument – to wszystkie pliki, dokumenty i tabliczki (również te metalowe na ogrodzeniu lub ścianie), które mówią nam jak pracować i jak się zachowywać.
Przykłady dokumentów: statut spółki, umowa spółki, regulamin spółki, regulamin pracy, dowolny regulamin, przewodniki, procedury, opisy procesów, mapy procesów, również te graficzne, umowy o pracę, umowy z dostawcami, umowy z klientami, inne umowy, normy, ustawy, rozporządzenia, tablice informacyjne, ostrzegawcze, i inne.
Zapis – to wszystkie pliki, zapiski papierowe wygenerowane przez nas podczas pracy.
Przykłady zapisów: notatki ze spotkań, e-maile, wpisy do systemów (ERP, CRM, inne), faktury, WZ-tki, MM-ki, protokoły kontroli, karty niezgodności, dzienniki pracy, dzienniki kontroli i inne.

Uzbrojeni w tą wiedzę oraz w informacje z rozdziału „Jak zarządzać dokumentacją” możemy przystąpić do tworzenia procedury zarządzania dokumentacją.
Przed pisaniem, lub co lepsze, rysowaniem procedury musimy sobie ustalić:

• Autora – kto może przygotować dokumenty dotyczące ładu pracy? (bez umów)
  • jeżeli jest nas mało – wszyscy pracownicy
  • jeżeli jest nas dużo to tylko kierownicy
• Jak przekaże do zatwierdzającego – e-mail?
• Zatwierdzający – kto te dokumenty zatwierdzi?
• Jak je zatwierdzi? – poprzez wgranie na Google Drive
• Kogo poinformuje i w jakiej formie
  • jeżeli jest nas mało, to wszystkich poprzez e-mail
  • jeżeli jest nas dużo, to asystenta e-mailem, a ten wszystkich, również poprzez e-mail
• Kto uzupełnia rejestr zapisów?
• Czy ustalamy sprawdzenie zapoznania się pracowników dokumentem? Jeżeli tak, to kto egzaminuje?
• Kto może zgłaszać zmiany? Wszyscy?
• Jak może zgłaszać zmiany? E-mail?

Gdy powyższe fakty mamy ustalone, możemy przystąpić do pisania (lub rysowania) co bardziej polecam, procedury zarządzania dokumentacją. Nie będę was zanudzał pisaniem tej procedury, pokaże Wam przykłady procedur jaką stosujemy u siebie i u naszych klientów. Link do procedury zarządzania dokumentacją z naszego sklepu.
Pozostaje nam jeszcze zarządzanie dokumentacją. Rozwiązujemy to bardzo prosto. W momencie gdy dokument jest zatwierdzany do stosowania, mamy uzupełnić wcześniej stworzony rejestr zapisów (jego wzór znajdziecie tutaj – Wykaz zapisów i dokumentów) o nowe pozycje lub zmodyfikować już istniejące wpisy. Oczywiście w rejestrze wypisujecie rodzaje zapisów jakie będą generowane w firmie.
Gotowe!

Gdy już macie procedurę, wystarczy że wprowadzi ją zarządzeniem Właściciel lub Prezes, a pozostałe dokumenty możecie już zatwierdzać zgodnie z ta procedurą. Postępowanie takie jest niezbędne, aby procedura zarządzania dokumentami i zatwierdzone zgodnie z nią inne dokumenty nabrały mocy prawnej i były wiążące (co pozwala je przywoływać jako dowody przed sądem pracy lub sądem cywilnym).

Autor: Mariusz Mazur