Przewodnik do systemu zarządzania jakością – Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Zobacz wszystkie części przewodnika!

Jak zarządzać dokumentacją ISO

Zarządzanie dokumentacją w ISO 9001 i nie tylko w tym systemie to prawdziwy koszmar. W większości firm, które widziałem, a widziałem sporo (audytuje i doradzam od 16 lat) zarządzanie dokumentacją najczęściej sprowadza się do wydania  1 wersji podpisanych przez zarządzającego dokumentów i systematycznej podmiany kartek i to najlepiej tak, aby nie zmieniać wersji.

Nasuwają się pytania: Czy to ma tak działać? Czy o to chodzi?

Nie, idea zawarta w ISO 9001 i innych normach systemowych mówi nam:

• stwórz jedną wersję wytycznych (procedur, instrukcji), które będą mówić Twoim ludziom jak pracować
• umieść je w takim miejscu, aby mieli do nich łatwy dostęp, ale nie mogli wprowadzać zmian w sposób nie zauważony
• daj im narzędzie, aby mogli w łatwy dla nich sposób mówić Ci co zmienić w tych wytycznych (dokumentacji ISO)
• gdy wprowadzasz zmianę, rób to w sposób uporządkowany i rób tak, aby zmiana pojawiła się u wszystkich w tym samy czasie
• informuj ich o zmianie!

Koniec. To tyle co mówi nam ISO 9001 o zarządzaniu dokumentacją. Prawda,  że proste? Pytanie tylko, jak to zrobić?

Najprostszym narzędziem do zarzadzania dokumentacją ISO i nie tylko, które zresztą stosujemy w Instytucie, to Google Drive.

Dysk sieciowy, który pozwala nam na:

• Zarządzanie dostępem
• Zarządzanie zmianami
• Informowanie o zmianach
• Śledzenie zmian
• I nadprogramowo – Wspólnie edytować dokumenty przy ich edytowaniu.

Innym narzędziem, które posiada te same funkcjonalności i jest równie łatwe w obsłudze jest One Drive Microsoftu, a obecnie integralne z pakietem Office 365.

Przedstawię Wam teraz, jak kok po kroku, za pomocą Google Drive zorganizować zarządzanie dokumentacją w firmie zgodnie z ISO 9001:

Krok 1 

Zakup usługę Google Apps. Wystarczy, że w wyszukiwarce Google wpiszesz Google Apps i strona pojawi się na pierwszym miejscu. Niedługo opublikuję filmik jak to zrobić.

Krok 2 

Wydaj zarządzenie o następującej treści:

Z dniem 25 kwietni 2016 roku zarządzam, że Regulamin Organizacyjny Instytutu Kształcenia Menadżerów Jakości znajduje się w usłudze Google Drive. Dostęp do regulaminu uzyskuje się po zalogowaniu do usługi. Administratorem usługi jest Pełnomocnik ds. Jakości.
Informacje o zmianie w regulaminie będą przesyłane do pracowników za pomocą poczty służbowej z adresu iso@ikmj.com.
Każdy z pracowników Instytutu ma obowiązek przestrzegania regulaminu organizacyjnego.
Regulamin Organizacyjny znajduje się w folderze Wytyczne i składa się z:

• Folderu Procedury ISO i Instrukcje ISO
• Folderu wzory formularzy ISO

Krok 3

Zakładam folder Wytyczne, a w nim podfoldery:

1. Procedury ISO i Instrukcje ISO – tu wgrywam procedury postepowania
2. wzory formularzy ISO – tu wgrywam formularze do stosowania

Krok 4

Folder Wytyczne udostępniam dla pracowników z prawem do wyświetlania.

Krok 5

Opisuje to w procedurze zarządzania dokumentacją ISO 9001.

Gotowe! Zarządzam dokumentacją zgodnie z ISO 9001!

Jeżeli będę chciał wprowadzić zmianę, to wprowadzę ją do pliku za pomocą opcji „zarządzaj zmianą”, a informację o zmianie z linkiem do pliku wyślę pocztą. Dzięki temu ja i moi współużytkownicy widzą kto, kiedy i jakie zmiany wprowadzić.

ISO 9001 w firmie może być proste i użyteczne!
Powodzenia i miłej zabawy 🙂

Autor: Mariusz Mazur