Przewodnik do systemu zarządzania jakością – Jak wdrożyć ISO 9001:2015?

Zobacz wszystkie części przewodnika!

Jak opracować zasady zapewnienia zasobów (technicznych, ludzkich, finansowych, czasu)?

Wdrażając system zarządzania jakością zgodny z ISO 9001 musimy ustalić nadzór (zarządzanie) zasobami. Co to są te zasoby, o co w tym chodzi i jak to zrobić?
Po pierwsze, zasoby to ludzi, rzeczy, pieniądze i czas potrzebny nam do realizacji naszych zadań, które prowadza nas do celów, które sobie wyznaczyliśmy.
Zasoby ludzkie!

Najważniejszy z zasobów to ludzi, bo bez ludzi nie zrobimy nic. W zakresie zapewnienia zasobów ludzkich musimy ustalić:

• Ile osób potrzebujemy? (wielkość zasobu)
• Co te osoby musza umieć, aby prawidłowo realizować zadania (kompetencje zasobu)

Rozpatrzmy to na przykładzie osób potrzebnych do realizacji procesu logistyki:

• Nasza firma realizuje sprzedaż na terenie całego kraju
• Towar będzie wożony naszym samochodem dostawczym o macie powyżej 3,5 tony (planowanie 1 trasy dla paru klientów, gdzie 1 konstrukcja wazy do 0,5 tony), do klientów zamawiających dostawcę z montażem
• Towar będzie też wożony przez firmy kurierskie, przy czym dalej są to pakunku dużo (1 konstrukcja do 0,5 tony)

Co za tym idzie potrzebujemy na magazynie:

• Co najmniej 2 osób z uprawnieniami do obsługi wózka widłowego (2 bo są urlopy, chorobowe, itp.)
• Co najmniej 2 osoby z uprawnieniami do prowadzenia samochodów ciężarowych (2 bo są urlopy, chorobowe, itp.)

Możemy zmniejszyć ilość osób do z 4 do 2 mając na uwadze przestoje przy urlopach i chorobowych. Oczywiście możemy to rozwiązać pracownikami z produkcji, gdzie wysyłamy co najmniej 1 z nich szkolenia dla operatorów wózków widłowych.
W taki sposób analizujemy proces po procesie, ustalając ile osób i o jakich umiejętnościach (i uprawnianiach) jest nam potrzebnych do jego realizacji.
Wszystkie informacje zapisujemy, dla pełnej przejrzystości. Możecie do tego celu skorzystać z gotowych rejestrów kadrowych dla określenia listy stanowisk oraz oczekiwanych kompetencji minimalnych.
Oczywistym jest że jeździmy na szkolenia, nie tyko szkolenia ISO 9001 lecz również inne. Do planowania szkoleń oraz oceny ich przydatności dla firmy służą przygotowane arkusze planu szkoleń oraz ankiet poszkoleniowych. Korzystając z nich wprowadzicie porządek w obszarze szkoleń.

Zasoby techniczne (infrastruktura)!
Tutaj zadanie jest podobne jak przy zasobach ludzkich. Musimy ustalić sobie jaki sprzęt potrzebujemy do realizacji poszczególnych procesów. Dobrze jest stworzyć sobie listę sprzętu, który posiadamy. Możemy to zrobić za pomocą arkusza nadzoru infrastruktury lub aplikacji do zarządzania infrastrukturą. Następnie, dla poszczególnych pozycji ustalamy terminy przeglądów. Wskazujemy kto ma nad ty czuwać i sprawa gotowa. Jeżeli mamy dużo sprzętu, dobrze jest go oznaczyć naklejkami lub tabliczkami z numerami inwentarzowymi (numer ze spisu). Teraz wystarczy pilnować terminów przeglądów i możemy spokojnie stwierdzić że infrastrukturę mamy nadzorowaną!
Aha, musicie pamiętać że budynki i budowle to również infrastruktura.

Zasoby finansowe!
Aby nadzorować zasoby musimy wprowadzić budżetowanie. Budżetować możemy klasycznie lub w ujęciu procesowymi. Polecam jednak wprowadzić analitykę budżetową w oparciu o ujęcie procesowe. To pozwoli wam zobaczyć w ujęciu kosztowy i przychodowym prace procesów, a przede wszystkim ich wydajność.

Czas!
Zarządzanie czasem to jedna z najłatwiejszych zadań pod względem technicznym, a najtrudniejszych pod względem mentalnym. Nie lubimy planować, wybiegać w przyszłość, a szczegółowe określanie ile czasu potrzeba na dane zadanie budzi w nas grozę. Często spotykam na swojej drodze kierowników, którzy wierzą, że ich ludzie potrafią robić zadania w tzw. międzyczasie. Jaki jest tego efekt. Pracownicy znajdują międzyczas w domu, kosztem swoich bliskich, ich czasu prywatnego lub snu. To znacznie obniża wydajność pracy.
Wysoki optymizm przy planowaniu jest nie wskazany, a używanie pojęcia „międzyczasie” powinno być karalne!
Już wiecie jak nie planować czasu, to teraz powiem wam jak to zrobić.

• Krak 1: Narzędzi do tego celu jest bardzo dużo, choćby kalendarz Google czy Microsoftu (dostępne za darmo). Każdy z pracowników zakłada sobie kalendarz i udostępnia go innym pracownikom.
• Krok 2: Przy planowaniu zadań każdy z pracowników wpisuje do kalendarza zadania jakie ma wykonać oraz planowany czas ich rozpoczęcia i zakończenia.

Pamiętaj! Jeżeli widzisz że Twój współpracownik ma zajęty czas, nie dodawaj mu zadań w tym czasie!
MIĘDZYCZAS NIE ISTNIEJE

Autor: Mariusz Mazur