Jak zarządzać zgodnością?
System Zarządzania Zgodnością w oparciu o ISO 37301

Zarządzanie zgodnością albo compliance management jest bardzo aktualnym tematem. Szybko zmieniające się czynniki zewnętrzne, zwłaszcza wymagania prawne i regulacyjne wymagają od organizacji trzymać rękę na pulsie i ciągle monitorować zmiany. Normy międzynarodowe odpowiadając na potrzeby organizacji tworzą pomocne rozwiązania.

Norma ISO 37301 określa wymagania i zawiera wytyczne dotyczące planowania, ustanawiania, wdrażania, oceny, utrzymywania i doskonalenia efektywnego systemu zarządzania zgodnością w organizacji.

Główny cel normy międzynarodowej ISO 37301:2021 – pomoc organizacjom w rozwijaniu i rozpowszechnianiu pozytywnej kultury zgodności, biorąc pod uwagę, że skuteczne i rzetelne zarządzanie ryzykiem związanym ze zgodnością powinno być postrzegane jako możliwość do dążenia i czerpania szeregu korzyści takich jak:

• poprawa możliwości biznesowych i zrównoważonego rozwoju;
• ochrona i wzmacnianie reputacji i wiarygodności organizacji;
• uwzględnienie oczekiwań zainteresowanych stron;
• wykazanie zaangażowania organizacji w skuteczne i wydajne zarządzanie ryzykiem braku zgodności;
• zwiększenie zaufania stron trzecich do zdolności organizacji do osiągnięcia trwałego sukcesu;
• zminimalizowanie ryzyka wystąpienia wykroczeń z towarzyszącymi kosztami i szkody dla reputacji.

Zrealizować w/w możliwości można wdrażając wymagania normy ISO 37301, a także realizując wytyczne dotyczące systemów zarządzania zgodnością i dobre praktyki.

Zarówno wymagania, jak i wytyczne zawarte w normie międzynarodowej mają być dostosowane do konkretnej organizacji, wdrożenie też będzie się różnić w zależności od wielkości i poziomu dojrzałości systemu zarządzania zgodnością organizacji oraz od kontekstu, charakteru i złożoności działań i celów organizacji.

Od czego zacząć i jak zrealizować?

W pierwszej kolejności należy przeprowadzić audyt zerowy

Następnie określić role, odpowiedzialności i uprawnienia

Kolejnym krokiem będzie szkolenie kierownictwa i kadry

I dalej już przechodzimy do określenia granic systemu zarzadzania zgodnością, kontekstu organizacji (czynniki wewnętrzne i zewnętrzne; stron zainteresowanych, ich potrzeb i oczekiwań względem organizacji);

Zdefiniowanie podejścia do szacowania ryzyka braku zgodności;

Określenie, analiza, ocena ryzyk oraz określenie strategii postępowania z ryzykiem;

Opracowanie i wdrożenie planu postępowania z ryzykiem;

Opracowanie dokumentacji systemu zarządzania zgodnością;

Wdrożenie dokumentacji, w tym szkolenie pracowników;

Monitorowanie i przegląd systemu zarządzania zgodnością (pomiary skuteczności systemu, audyty wewnętrzne, przeglądy zarządzania);

Realizacja działań korygujących i doskonalących pozwała nam zapewnić funkcjonujący system, który możemy poddać niezależnej ocenie, którą wykonują jednostki certyfikującej.

Nie wiesz jak to zrobić w praktyce albo masz wątpliwości?

Zwróć się do specjalistów IKMJ!

Pomożemy przejść przez wszystkie lub wybrane kroki związane z wdrożeniem systemu zarządzania zgodnością w twojej organizacji i przejść przez proces certyfikacji.

Masz wdrożony system zarządzania oparty o inne normy międzynarodowe (ISO9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001 itp.)? Normę ISO 37301 możemy odpowiednio wykorzystać do ulepszania wymagań związanych ze zgodnością w innych systemach zarządzania oraz do wspomagania organizacji w doskonaleniu ogólnego zarządzania wszystkimi jej zobowiązaniami dotyczącymi zgodności.

Autor: Maryna Kuczyńska (5853)

Masz pytania związane z Systemem  Zarządzania? Koniecznie dołącz do grupy na Facebooku ISO Poland. Twoje pytania na pewno nie zostaną bez odpowiedzi.