Wpływ systemu zarządzania środowiskiem według normy PN-EN ISO 14001:2005 oraz systemu ekozarządzania i audytu (EMAS) na działalność w przedsiębiorstwie

Wprowadzenie

W obecnych czasach można zauważyć zwiększenie świadomości ludzi, dotycząca zagrożeń związanych z działalnością gospodarczą oraz rozwojem cywilizacyjnym. Spowodowało to koncentrację uwagi na problemy ochrony środowiska naturalnego człowieka[1]. Dlatego wielokrotnie są nagłośniane sprawy dotyczące ochrony i zagrożeń środowiska. Należy, zatem zdefiniować termin – środowisko- ogól elementów przyrodniczych, w tym także przekształconych w wyniku działalności człowieka, a w szczególności powierzchnię ziemi, kopaliny, wody, powietrze, krajobraz, klimat oraz pozostałe elementy różnorodności biologicznej, a także pozostałe oddziaływania pomiędzy tymi elementami[2]. Człowiek jest coraz bardziej świadomy zagrożeń płynących z degradacji środowiska, dąży do przyszłości, w której będzie można żyć w czystym i zdrowym otoczeniu[3].

Można stwierdzić, że obecnie na rynku funkcjonuje duża liczba przedsiębiorstw, których działania są negatywne dla środowiska oraz powodują nieodwracalne zmiany w swoim otoczeniu. Aby rozwiązać ten problem lub go uniknąć zostały podjęte działania mające na celu proekologiczne zarządzanie organizacją, które m.in. minimalizuje wpływ negatywnej działalności przedsiębiorstwa na środowisko. Dlatego, aby nie pogarszać stanu środowiska, przedsiębiorstwa podejmują liczne inicjatywy m.in.: Deklaracja Konferencji Narodów Zjednoczonych w sprawie środowiska człowieka, EMAS (Eco- Managemenet and Audit Scheme) lub System Zarządzania Środowiskowego według ISO 14000[4].

Sformalizowane Systemy Zarządzania Środowiskowego, funkcjonują na świecie już od kilkunastu lat. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna opublikowała międzynarodową normę ISO 14001 na początku lat dziewięćdziesiątych XX wieku, natomiast w 1993 roku Unia Europejska wydała Rozporządzenie Rady z dnia 29 czerwca 1993 r. nr 1836/93 dopuszczające dobrowolny udział organizacji z sektora przemysłowego w systemie eko-zarządzania i audytu Wspólnoty Europejskiej (tzw. rozporządzenie EMAS). Systemy te ułatwiają przedsiębiorstwom wykształcenie odpowiedniego stosunku do środowiska. Ze względu na duże obciążenie środowiska sformalizowane Systemy Zarządzania Środowiskowego są bardzo popularne i wzrasta ich liczba certyfikacji na świecie.

1. Zakres badań

a) Populacja badana:

Przedsiębiorstwa zarejestrowane w systemie Ekozarządzania i Audytu EMAS (48 jednostek aktualnie znajdujących się na liście zarejestrowanych na podstawie http://www.gdos.gov.pl/ na dzień 26.01.2014 r.)

b) Próba reprezentatywna:

Została określona przy założeniach: 95% poziomu ufności, 50% udziału populacji generalnej, a także 5% błędu szacowania. Wielkość próby reprezentatywnej przedsiębiorstw zarejestrowanych w systemie EMAS wyniosła 43 jednostki.

c) Cel i hipoteza

Celem badania jest:

• zbadanie stosunku przedsiębiorstw (prowadzących działalność na rynku polskim) do systemów zarządzania środowiskiem,
• zbadanie stosunku przedsiębiorstw (które mają wdrożony system zarządzania środowiskiem) do systemu eko-zarządzania i audytu (EMAS),
• określenie przyczyn wdrażania certyfikowania systemów zarządzania środowiskiem dla przedsiębiorstw
• określenie barier i korzyści płynących z udziału systemie eko-zarządzania i audytu (EMAS) i/lub wdrożenia ISO 14001:2005 w przedsiębiorstwach prowadzących działalność na rynku polskim.

Określenie stosunku przedsiębiorstw do certyfikowanego systemu zarządzania środowiskiem i sformalizowanego systemu eko-zarządzania i audytu (EMAS) oraz powody (przyczyny) i bariery wdrażania systemów.

d) Metoda pomiaru wyznaczonych cech

Wszystkie wyznaczone cechy będą badane za pomocą ankiety telefonicznej oraz w ankiety przesyłanej za pomocą poczty elektronicznej. Następnie będzie dokonana analiza statystyczna w celu opracowania wyników badań i zweryfikowania postawionej tezy.

e) Statystyka

Odpowiedzi na pytania udzieliło łącznie 18 organizacji spośród całej próby reprezentatywnej. Zwrotność ankiet wyniosła 41,8% przy założonym poziomie ufności równym 95%.

Wyniki badań 

Pytanie 1: Jaki zakres działalności prowadzi w przedsiębiorstwo? (branża)

Systemy wdrażane w organizacjach, można określić jako systemy uniwersalne. Dlatego, aby zweryfikować to zagadnienie badane jednostki zostały poproszone o określenie branży w jakiej funkcjonują. Wśród ankietowanych znalazło się najwięcej przedsiębiorstw z branży energetycznej (28%), jednak należy wspomnieć o innych występujących branżach: medyczna(6%), budowlana(6%), lotnicza i mechaniczna(6%), papiernicza(6%), gospodarka odpadami(11%), wodociągowa(6%), cementowa(6%), petrochemia, kruszywa sprzedaż(6%), opakowaniowa(6%), jednostka samorządu terytorialnego(6%), jak również odpowiedzi na zadane pytania udzielił producent elementów hydrauliki siłowej(6%). Charakterystyczną cechą ich działalności jest silne powiązanie produkcji ze środowiskiem przyrodniczym.

Pytanie 2: Liczba pracowników w przedsiębiorstwie

Na początku ankiety respondenci zostali poproszeniu o określenie liczby osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie posiadającym wdrożony system zarządzania środowiskowego oraz systemu EMAS.

 Pytanie 3: Jakie systemy zarządzania środowiskowego zostały wdrożone?

Z przeprowadzanych badań wynikało że wszystkie przedsiębiorstwa, które udzieliły odpowiedzi na pytania, miały wdrożony System Zarządzania Jakością według normy 14001 oraz system EMAS. Może być to spowodowane tym, że EMAS jest podobnym systemem do systemu zarządzania środowiskowego według normy ISO 14001. Dlatego w rzeczywistości organizacje, które mają wdrożony system zarządzania środowiskowego oparty na normie ISO 14001, spełniają podstawowe standardy wynikające z rozporządzenia.

Pytanie 4: Ile minęło czasu od wprowadzenia systemu wdrożenia normy?

Ankietowani zostali również zapytanie jak długo w jednostce funkcjonuje system zarządzania środowiskowego. Połowa respondentów odpowiedziała, iż od wdrożenia systemu minęło więcej niż 8 lat, a w prawie 40% jednostek systemy te funkcjonują od 2 – 6 lat.

Największa liczba jednostek rozpoczęła wdrażanie systemów tuż po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej. Mogło być to związane z nowymi wymaganiami jakie musiały spełnić polskie przedsiębiorstwa, aby eksportować swoje towary na rynku UE, chęć zwiększenia konkurencyjności na rynku europejskim i światowym lub zdobyciem europejskich dotacji na rozwój.

Pytanie 5: Jakie były powody wdrożenia SZŚ?

Ankietowani zostali również poproszeni o podanie powodów, dla których zostały wprowadzone systemy. Według respondentów głównym powodem wdrożenia był wzrost wartości firmy w ocenie inwestorów (20%). Kolejne odpowiedzi, które pojawiały się bardzo często to: wdrożenie ISO 14001 były pierwszym etapem do uczestnictwa w EMAS (19%), większa konkurencyjność na rynkach (18%) oraz uzyskanie zgodności z przepisami (16%).

Pytanie 6: Czy prowadzone działania proekologiczne obejmują całość działalności czy wybrane elementy? (EMAS)

W przypadku systemów zarządzania środowiskowego jest możliwe objęcie tymi systemami tylko niektórych, logicznie uzasadnionych, części przedsiębiorstwa. Wyłączenia najczęściej dotyczą procesów i etapów związanych z działalnością jednostki, w których na obecnym stanie wiedzy i technologii, nie jest możliwe ograniczenie negatywnego oddziaływania na środowisko, nie można podjąć działań rozwojowych i prac badawczych ze względu na niemożliwość zastąpienia surowców, procesów lub technik rozwiązaniami proekologicznymi lub ze względu na małą szkodliwość.

Należy jednak zauważyć, że w większości badanych jednostek zdecydowano się objąć systemem całość działalności.

Pytanie 7: Jak funkcjonuje przedsiębiorstwo po wdrożeniu normy?

Jednym z ważniejszych celów badań było zdobycie informacji o funkcjonowaniu przedsiębiorstw po wprowadzeniu przez jednostkę systemu zarządzania środowiskowego oraz systemu EMAS. Zostało, więc zawarte w ankiecie pytanie, o prosperowaniu przedsiębiorstwa po wdrożeniu systemów. Zdecydowana większość ankietowanych, aż 67%, stwierdziła, że przedsiębiorstwo funkcjonuje lepiej niż przed wdrożeniem systemów. Znalazły się jednak organizacje, które nie widzą różnicy w poprawie funkcjonowania, prosperowania organizacji (22%).

Należy wspomnieć, że ocena funkcjonowania systemu jest bardzo trudna ze względu na subiektywność osądu, jak również kryteria samej oceny. Kierownictwo ma problem z uzyskaniem odpowiednich informacji, ponieważ porównanie z innymi organizacjami nie jest łatwe do wykonania.

Pytanie 8: Czy przedsiębiorstwo korzystało z pomocy z zewnątrz podczas wprowadzania SZŚ? Jeśli tak to jakiej?

Następnym zagadnieniem, badanym w ankiecie był sposób w jaki jednostki wdrożyły system. Przedsiębiorstwa podczas wdrażania systemów mogą skorzystać z pomocy różnych jednostek tj.: jednostek certyfikujących, centrów rozwoju przedsiębiorstw lub władz administracyjnych, dzięki, którym ten proces może być łatwiejszy.

Z pomocy z zewnątrz przy wprowadzania systemy zarządzania środowiskowego wg normy ISO 14001 lub EMAS zdecydowała się znaczna większość przedsiębiorstw – aż 81%. Jednostki korzystały z pomocy wykwalifikowanych auditorów jednostek certyfikacyjnych. Żadne z przedsiębiorstw nie korzystało z usług innych form zewnętrznej pomocy, natomiast 19% ankietowanych wdrożyło system samodzielnie.
Takimi rozwiązaniami jednostki mogły się kierować z różnych względów np. brakiem personelu posiadającego wiedzę z zakresu wdrażania systemów lub zasad działania systemów zarządzania środowiskowego, powołaniem się na większe doświadczenie i na praktykę w wprowadzaniu systemów do różnych przedsiębiorstw. Jednak jednostki, które samodzielnie wdrożyły system ISO 14001 oraz EMAS mogły obawiać się ingerencji obcych osób i jednostek w sprawy wewnętrzne przedsiębiorstwa.

Pytanie 9: Jakie korzyści zewnętrzne odniosło przedsiębiorstwo dzięki posiadaniu SZŚ?

Kolejne istotne pytanie, dotyczyło korzyści poniesionych przez przedsiębiorstwo po wprowadzeniu systemu zarządzania środowiskowego według normy ISO 14001 oraz systemu EMAS. Na podstawie udzielonych odpowiedzi można stwierdzić, że istnieje wiele korzyści, które przekonują firmy do wprowadzenia systemów:

Najwięcej przedsiębiorstw uważa, że dzięki wdrożeniu SZŚ osiągnęły lepsze stosunki z lokalną ludnością(18%). Respondenci uważają również, że wdrożone systemy powodują lepszą ocenę firmy przed administrację państwową (11%), ułatwienie dostępu do dotacji i publicznych źródeł finansowych(12%), lepszy wizerunek firmy oraz pro-ekologiczny wizerunek (po 14%) a także zwiększenie atrakcyjności firmy (16%). Można stwierdzić, że wyżej wymienione korzyści są korzyściami ekonomicznymi jednak należy pamiętać, że wdrażanie tych systemów powoduje poprawę stanu środowiska, czyli między innymi zredukowanie emisji substancji zanieczyszczających środowisko, zmniejszenie obciążenia środowiska poprzez ograniczenie emisji zanieczyszczeń, w tym przede wszystkim emisji do powietrza.

Pytanie 10: Jakie korzyści wewnętrzne odniosło przedsiębiorstwo dzięki posiadaniu SZŚ?

Ważnym aspektem są też korzyści, które odnotowano wewnątrz przedsiębiorstwa po wdrożeniu systemu zarządzania środowiskowego według normy ISO 14001 oraz systemu EMAS. Korzyści te kształtowały się w następujący sposób (ankietowani mogli wskazywać więcej niż jedną odpowiedź):

Na podstawie przedstawionego wykresu można zauważyć, iż korzyści wewnętrzne wskazywane przez poszczególne przedsiębiorstwa są bardzo podobne. Do najważniejszych można zaliczyć ułatwienie sposobu komunikacji z pracownikami i partnerami biznesowymi oraz uzyskanie zgodności z przepisami (po 21%). Możliwe jest to m.in. dzięki stworzeniu mapy procesów, która w łatwo dostępny sposób umożliwia odnalezienie procesu i osób odpowiedzialnych za konkretne działanie, poprzez ustalenie jednolitych formularzy wewnątrz jednostki oraz przejrzystą  i łatwą w obsłudze komunikacje za pomocą intranetu, która zapewnia dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów.

Inną najczęściej odnotowywaną korzyścią była pomoc w zbieraniu i ocenie aktualnych danych, co pozwala jednostkom na utworzyć dokumentację dostosowaną do jej potrzeb, a dzięki temu usprawnienie działania całej jednostki.

Kolejnymi korzyściami wskazywanymi przez respondentów były:

• graniczenie kosztów (20%) np. przez zmniejszenie wydatków na energię lub zasoby, dzięki zastosowaniu surowców z recyklingu czy użycie alternatywnych sposobów pozyskiwania energii, oraz
• utworzenie dokumentacji dostosowanej do potrzeb przedsiębiorstwa.

Pytanie 11: Jakie były bariery z wdrożeniem systemu i nomy?

Kolejnym pytaniem, które było zadane ankietowanym to problemy związane z wprowadzeniem systemu zarządzania środowiskowego według normy ISO 14001 oraz systemu EMAS. Odpowiedzi na to pytanie oscylują w zakresie podobnych wyników:

• czas realizacji – 22%,
• tymczasowe utrudnienia w funkcjonowaniu firmy – 19%,
• opracowanie właściwych procedur – 19%,
• koszty związane z wdrożeniem – 17%,
• opór pracowników przed zmianą – 14%

Pojawiły się również odpowiedzi mniej popularne. Niestety tylko 6% respondentów nie zauważyło problemów podczas wdrożenia. Można stwierdzić, że właśnie te firmy były najlepiej przygotowane do wdrażania procesu.

Występujące problemy mogą być spowodowane w dużym stopniu niewystarczającymi przygotowaniem i zaangażowaniem pracowników(14%), kosztami związanymi z wdrożeniem (17%). Tyle samo respondentów stwierdziło, że opracowanie właściwych procedur oraz tymczasowe utrudnienia w funkcjonowaniu firmy stanowią bariery w wdrażaniu systemu w przedsiębiorstwie. Jednak najwięcej problemów podczas wdrożenia sprawił czas realizacji działania(22%). Aby uniknąć tych problemów, ważnym czynnikiem jest nie tylko informowanie, określenie zadań i odpowiedzialności, ale również przekonanie pracowników do utożsamiania się z celami i korzyściami systemu.

Pytanie 12: W jakim celu są przeprowadzane audity wewnętrzne?

Każdy system zarządzania wymaga potwierdzania jego zgodności z wymaganiami. W tym celu przeprowadzane są audity wewnętrzne. Do powodów przeprowadzania takich auditów wskazywanych przez ankietowane jednostki można zaliczyć:

Dla ankietowanych najważniejszym celem okazało się potwierdzenie zgodności systemu z planowanymi ustaleniami zawiązanymi z zarządzaniem środowiskowym zgodnie z wytycznymi normy ISO 14001 oraz czy ich system jest właściwie wdrożony i utrzymywany (63%). Natomiast dla 37% badanych jednostek najistotniejsze było dostarczanie kierownictwu informacji o wynikach auditów. Taki rozkład odpowiedzi wskazuje, iż przedsiębiorstwa skupiają się przede wszystkim na poprawie efektywności działania swojego przedsiębiorstwa przy jednoczesnym zmniejszaniu presji na środowisko i otoczenie.

Pytanie 13: Jak często są przeprowadzane audity wewnętrzne?

Na efektywność auditów i działań doskonalących wpływa również częstotliwość przeprowadzania auditów ponieważ umożliwiają one wyodrębnienie tych miejsc najbardziej problemowych z punktu widzenia działania systemów oraz tych elementów działania jednostki, które najbardziej narażają środowisko i otoczenie na negatywne skutki – im szybciej taki element zostanie wykryty tym szybciej zostanie skorygowany i zostaną podjęte działania zapobiegawcze powstawaniu owym niezgodnościom w przyszłości.

W prawie 90% jednostek audity wewnętrzne są przeprowadzane raz na rok. Auditorami wewnętrznymi często są osoby pracujące na różnych stanowiskach w jednostkach, dla których bycie auditorem jest zajęciem dodatkowym. Dlatego, aby nie zakłócać działalności organizacji, aż w 90% ankietowanych jednostek audity przeprowadzane są raz w roku – dotyczy to głównie dużych i bardzo dużych przedsiębiorstw w których przeprowadzenie auditów całego personelu jest bardzo czasochłonne.

W przypadku 11% przedsiębiorstw audity przeprowadzane są częściej niż raz na rok. Jest to korzystniejsze z punktu widzenia doskonalenia i rozwoju procesów jednak, jak zostało wcześniej wspomniane, wyższa częstotliwość auditów możliwa będzie tylko w mniejszych przedsiębiorstwach.

Pytanie 14: Czy przedsiębiorstwo stosuje narzędzia związane z SZŚ? Jeśli tak jakie?

Aby działanie systemów zarządzania środowiskowego było efektowne niezbędne jest zastosowanie różnych narzędzi.

Najczęściej stosowanym narzędziem jest ocena działalności środowiskowej. Służy ono do określania postępów w ograniczaniu negatywnego oddziaływania przedsiębiorstwa na otoczenie i środowisko naturalne – zatem pozwala wskazać czy podjęte działania mają odzwierciedlenie w rzeczywistości.

23% ankietowanych przedsiębiorstw decyduje się aby w swojej ofercie umieszczać produkty przyjazne środowisku, dzięki czemu zaspokajają potrzeby klientów, dla których istotne są aspekty środowiskowe.

Ankietowani korzystają także z narzędzi takich jak:

• czystsza produkcja (17%)
• ekologiczne projektowanie produktów (11%),
• Eko-mapping (3%)

Tylko w 3% przedsiębiorstwach nie jest wykorzystywane żadne z narzędzi.

Pytanie 15: W jaki sposób przedsiębiorstwo angażuje pracowników w SZŚ?

Kolejnym pytaniem zadanym w ankiecie były sposoby angażowania pracowników w tworzenie i usprawnianie systemów zarządzania środowiskowego. Odpowiedzi kształtowały się w sposób przedstawiony na wykresie.

Najpopularniejszą metoda aktywizacji pracowników (ma zastosowanie aż w 77% przedsiębiorstw) jest praca zespołowa. Posiada ona wiele zalet takich jak: niska materiałochłonność, różnorodność opinii i pomysłów, możliwość szerokiego spojrzenia na omawiane zagadnienie. Inną często wykorzystywaną metodą jest książka wniosków usprawnień, w której pracownic na bieżąco mogą wpisywać zarówno drobne usprawnienia związane z pracą, którą wykonują, ale także nowe rozwiązania systemowe.

Pytanie 16: Czy istnieją w przedsiębiorstwie metody zapobiegania sytuacjom awaryjnym i na czym polegają?
Bardzo istotną kwestią w każdej organizacji jest zapewnienie bezpieczeństwa zarówno pracownikom jak i jej otoczeniu. Dlatego też ankietowani zostali poproszeni o określenie metod zapobiegania sytuacjom awaryjnym w ich przedsiębiorstwie.

Do najpopularniejszych metod zapobiegania sytuacjom awaryjnym zaliczono:

• identyfikację potencjalnych zagrożeń sytuacji awaryjnych (24%),
• ciągłe monitorowanie parametrów (miejsc) potencjalnych zagrożeń (24%).

Badane przedsiębiorstwa dbają również, aby redukować możliwość wystąpienia sytuacji awaryjnych. W 16% jednostek sposób postępowania w takich sytuacjach jest opisany w procedurach, a w zaledwie 14% jednostek przeprowadzane są okresowe ćwiczenia praktyczne oraz testy. Małe zainteresowanie organizacją okresowych ćwiczeń prawdopodobnie jest spowodowane koniecznością przerwania pracy pracowników, maszyn itp., a przez to narażenie przedsiębiorstwa na straty finansowe.

Podsumowanie

Badanie zostało przeprowadzone, aby uzyskać informację o funkcjonowaniu systemu zarządzania środowiskiem opartego o normę PN-EN ISO 14001:2005 oraz systemu Ekozarządzania i Audytu EMAS w wybranych przedsiębiorstwach. Oceniając funkcjonowanie jednostek po wdrożeniu systemów zdecydowana większość ankietowanych uważa, że usprawnił on działanie i organizację w przedsiębiorstwie. Korzyści, które przedsiębiorstwo może osiągnąć, a także udowodnienie, że firma jest odpowiedzialna społecznie sprawiają, że wiele organizacji decyduje się nie tylko wdrożyć wymagania systemów, ale nieustannie szukać nowych lepszych rozwiązań.

Ochrona środowiska jest bardzo dynamicznie rozwijającą się dziedziną. Tworzenie wizerunku firmy odpowiedzialnej za stan środowiska naturalnego stało się istotnym elementem marketingu. Orientacja środowiskowa stanowi silną stronę i atut w budowaniu przewagi konkurencyjnej. Przedsiębiorstwo musi sobie jednak zdawać sprawę z tego, iż uwarunkowaniu środowiskowe są tak samo ważne, jak pozostałe elementy składowe otoczenia przedsiębiorstwa, a także są czynnikiem powodującym prorozwojowe przedsięwzięcia. Obecnie klienci kierują się nie tylko jakością wyrobów, ale również ich aspektem ekologicznym. Można zatem stwierdzić, iż przedsiębiorstwa, które wdrażają system zarządzania środowiskowego oraz system EMAS, nie tylko przyczyniają się do zmniejszenia negatywnych oddziaływań na środowisko, ale również osiągają znaczące korzyści, które przyczyniają się do rozwoju przedsiębiorstwa

Literatura:
[1] Mirosław Barcewicz, Ewa Konarzewska-Gubała(red), 2006,  Zarządzanie przez jakość, koncepcje, metody, studia przypadków, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, s. 363
[2] http://slownik.ekologia.pl/115_Leksykon_ekologii_i_ochrony_srodowiska/181_1_S_0_srodowisko.html (1.11.2013)
[3] Jadwiga Nycz-Wróbel, Świadomość ekologiczna społeczeństwa i wynikające z niej zagrożenia środowiska naturalnego (na przykładzie opinii mieszkańców województwa podkarpackiego), “Zeszyty Naukowe Politechniki Rzeszowskiej Nr 286, Ekonomia i Nauki Humanistyczne” z. 19 (3/2012)
[4] Sikora T. (red), Wybrane koncepcje i systemy zarządzania jakością, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2010

Autorzy:

Małgorzata Dąbrowa, Monika Czaja

Koło Naukowe Zarządzania Jakością UE w Krakowie