Jak wdrożyć wewnętrzny system kontroli?

Jest to bardzo częste pytanie. Zacznijmy od tego kto musi posiadać WSK?

Wdrożony i certyfikowany system WSK musi posiadać przedsiębiorca, który zamierza dokonywać obrotu uzbrojeniem (bronią) z państwami znajdującymi się w Unii Europejskiej i poza Unią Europejską.
Jeżeli towar, którym chcesz handlować nie jest uzbrojeniem, nie ma takiego obowiązku.

Jeżeli jednak chcesz handlować bronią po uzyskaniu koncesji krajowej, musisz wdrożyć i certyfikować WSK przed jakąkolwiek transakcją.

Wdrożenie wewnętrznego systemu kontroli jest zadaniem stosunkowo prostym, lecz wymaga przyswojenia pewnej wiedzy.
Pierwszym krokiem jest zakupienie normy ISO 9001:2015 na stronie Polskiego Komitetu Normalizacji (nie wolno korzystać z innego źródła!). Dopiero wówczas możesz rozpocząć pracę nad WSK.

Krok drugi to opracowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością zgodnie z normą ISO 9001:2015. Dlaczego?
Zgodnie z artykułem 11 ustawy o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa, WSK składa się z dwóch elementów:

  • systemu zarządzania jakością ISO 9001:2015 (w ustawie jest mowa o tym że “Wewnętrzny system kontroli podlega certyfikacji zgodności z wymaganiami międzynarodowych norm ISO 9000”.  Jedyną normą z tej rodziny, na która się certyfikuje jest właśnie ISO 9001.
  • wymagań określonych w ust. 2 artykułu 11 ustawy: “W ramach wewnętrznego systemu kontroli należy określić w szczególności zadania organów przedsiębiorstwa, podstawowe zadania na stanowiskach pracy w zakresie kontroli i zarządzania obrotem, zasady doboru pracowników, archiwizacji danych, kontroli wewnętrznej, realizacji zamówień oraz szkolenia”.

Gdy już mamy opracowany system zarządzania jakością możemy przejść dalej.

Krok trzeci – opracowujemy zadania organów przedsiębiorstwa, podstawowe zadania na stanowiskach pracy w zakresie kontroli i zarządzania obrotem, zasady doboru pracowników, archiwizacji danych, kontroli wewnętrznej, realizacji zamówień oraz szkolenia. Najlepiej jest to zrobić w formie integralnej z dokumentacją systemu zarządzania jakością. Im mniej papierów tym lepiej!

Gdy już uporasz się z tymi zadaniami, Twój własny Wewnętrzny System Kontroli będzie gotowy! Brawo Ty!

Lecz to nie koniec drogi, bo do wniosku o wydanie zezwolenia indywidualnego musimy dołączyć certyfikat WSK. Zatem do pracy!

Opracowaną dokumentację WSK musisz zatwierdzić do stosowania i wdrożyć w swojej firmie. Nadzorować możesz ją w wersji elektronicznej (przydatnym narzędziem jest Google G Suite) lub papierowej. Pamiętaj, aby zapoznać z procedurami wszystkich swoich pracowników i ich odpowiednio przeszkolić.

Na etapie opracowania dokumentacji musisz wskazać osobę odpowiedzialną za nadzór nad obrotem uzbrojenia (tzw. pełnomocnik ds. obrotu uzbrojeniem).

Gdy już masz wdrożone procedury postępowania, pracujesz zgodnie z nimi, możesz po upływie trzech miesięcy od wdrożenia systemu WSK przystąpić do certyfikacji. Musisz zgłosić się do jednostki certyfikującej wymienionej w rozporządzeniu w sprawie wykazu jednostek certyfikujących upoważnionych do prowadzenia certyfikacji zgodności i kontroli zgodności funkcjonowania wewnętrznego systemu kontroli (na przykład do Centrum Certyfikacji Jakości Wojskowej Akademii Technicznej).

Jednostka certyfikująca sprawdzi czy opracowana dokumentacja systemu WSK oraz praca firmy jest zgodna z wymaganiami zawartymi w normie ISO 9001:2015 i artykule 11 ustawy.

Jeżeli stwierdzi zgodność, nada firmie certyfikat WSK. Mając certyfikat możesz wystąpić o wydanie wniosku o zezwolenie na obrót uzbrojeniem!

 

Autor: Mariusz Mazur (3173)

Kontakt

Imię i nazwisko (wymagane)

Telefon (wymagane)

Adres email (wymagane)

Treść wiadomości


Dane kontaktowe

Siedziba:

os. Strusia 1A, 31-807 Kraków



Dbamy o jakość!

Masz uwagi lub sugestie. Wypełnij krótką ANKIETĘ na temat naszej strony.

Szukaj we wszystkich serwisach IKMJ