Bardzo często Przedsiębiorcy chcący, aby ich firma posiadała certyfikat systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001 (ISO 9001:2015 ) zadają pytanie: kiedy jest najlepszy moment, aby wdrożyć system?
Omawiamy tu sytuację, gdy przedsiębiorca zamierza wdrożyć system zarządzania jakością w celu udoskonalenia sposobu funkcjonowania swojej organizacji. Przystosowanie firmy do certyfikacji może nastąpić w dowolnym momencie jej rozwoju.
Warunki optymalne do wdrożenia systemu zarządzania jakością ISO 9001 następują, gdy organizacja:
1. Jest uporządkowana pod względem organizacyjnym
Wdrożenie systemu zarządzania jakością w takim przypadku ogranicza się do opisania zachodzących procesów firmy, dostosowania ich do wymagań normy ISO 9001, zatwierdzenia dokumentacji do stosowania, ewentualnie uzupełniania generowanych przez firmę zapisów.
2. Zamierza dokonać zmian komunikacyjnych (wdrożyć nowe oprogramowanie lub zmienić sposób gromadzenia informacji)
Wdrożenie systemu zarządzania jakością rozpoczyna się od mapowania procesów zachodzących w organizacji. Jest to tez pierwsza czynność wykonywana przez firmy oferujące oprogramowanie dedykowane. W celu odpowiedniego zaprojektowania programu, identyfikują zachodzące w firmie ciągi przyczynowo-skutkowe (procesy). Szkoda wydawać pieniądze dwa razy na to samo, więc można ten moment wykorzystać do wdrożenia systemu zarządzania jakością ISO 9001. Jeżeli zdecydujemy się na wdrożenie wymagań normy ISO 9001 to oprócz mapowania procesów możemy pokusić się również o ich optymalizację. Pozwoli to na zmniejszenie kosztów procesów, a co za tym idzie kosztów firmy. Prace wdrożeniowe należy rozpocząć przed zakupem oprogramowania, a opracowane przy identyfikacji procesów algorytmy postępowania przekazać firmie informatycznej. Można pokusić się o skłonienie firmy doradczej do napisania procedur zgodnie z wymaganiami informatyków.
3. Zamierza dokonać zmian organizacyjnych (zmiana struktury firmy, zmiana lokalizacji)
Dokonanie zmian organizacyjnych powinno być poprzedzone ich dokładnym zaplanowaniem. Można wykorzystać do tego mapowanie procesów w organizacji, należy jedynie zmusić doradców do uwzględnienia naszych wymagań co do nowych lokalizacji, czy nowej struktury w procesie wdrażania. Niektórym firmom doradczym może nastręczać to trudności, gdyż najzwyczajniej nie radzą sobie z tym tematem. Dla doświadczonego doradcy jest to przysłowiowa bułka z masłem.
4. Zamierza wprowadzić zmiany produktowe (dodać nowe produkty lub usługi do oferty)
Można tu zastosować tok rozumowania z punktu trzeciego, z tą różnica, że nie planujemy procesów z uwzględnieniem nowych lokalizacji lub struktury, lecz planujemy procesy dla nowych produktów. Muszę przyznać szczerze, że jest to najprzyjemniejsze zajęcie jakie do tej pory wykonywałem.
5. Planuje restrukturyzację zatrudnienia (zwolnienia, przesunięcia pomiędzy stanowiskami)
Wdrażanie wymagań systemu zarządzania jakością ISO 9001 jest doskonałym pretekstem, za którym można ukryć przesunięcia pomiędzy stanowiskami czy też zwiększanie zakresu obowiązków. Można również wykorzystać prace wdrożeniowe do uzasadnienia zwolnień niektórych pracowników, lecz będzie to stawiać doradców w nieprzyjemnej sytuacji. Nie każda firma doradcza zgodzi się na takie warunki pracy.
Jedyną okolicznością, która nie sprzyja wdrożeniu systemu zarządzania jakością ISO 9001 są problemy finansowe firmy.
Proces wdrożeniowy jest działaniem, które wymaga od nas poniesienia kosztów, a efekty widać po pewnym czasie:
- porządek w dokumentach – efekt widoczny po 1 miesiącu od wdrożenia wymagań systemu zarządzania jakością ISO 9001
- uporządkowanie zadań pracowników – efekt widoczny po okresie od 1 do 3 miesięcy od wdrożenia wymagań systemu zarządzania jakością ISO 9001
- zwiększenie wydajności pracy – efekt widoczny po okresie od 2 do 6 miesięcy od wdrożenia wymagań systemu zarządzania jakością ISO 9001
- uzyskanie stałego poziomu jakości produktów lub usług – efekt widoczny po okresie od 1 do 12 miesięcy od wdrożenia wymagań systemu zarządzania jakością ISO 9001
Czas uzyskania efektów jest tym krótszy, im większe jest zaangażowanie właściciela lub prezesa organizacji, dyrektorów i kierowników oraz pracowników. Ważne, aby przykład zaangażowania szedł od góry.
autor: Mariusz Mazur