Planowanie zasobów ludzkich jest integralną częścią współczesnego zarządzania procesami biznesowymi. Teoria planowania zasobów ludzkich istnieje od dawna, ale tendencja do jej skutecznej realizacji jest stosunkowo młoda. O zarządzaniu zasobami ludzkimi mówią wszystkie normy ISO, m.in. ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, itp.
Planowanie kadrowe – jedna z kluczowych śrubek do mechanizmu, który podkręca procesy biznesowe.
Czym jest planowanie w zarządzaniu zasobami ludzkimi?
Zarządzanie zasobami ludzkimi odpowiada za ważne elementy pracy w organizacji:
- Jaka liczba pracowników jest potrzebna teraz i w niedalekiej przyszłości. Jakie kwalifikacje muszą posiadać pracownicy i w jakie procesy i/lub projekty oni będą zaangażowane.
- Jakie stanowiska już są nie potrzebne dla funkcjonowania organizacji, jak przekwalifikować i dokąd oddelegować takich pracowników (jeśli nie chcemy tracić dobrych fachowców).
- Gdzie i jak lepiej wykorzystywać każdego pracownika, żeby osiągnąć lepszą efektywność procesów.
- Jak zorganizować wysokiej jakości przeszkolenie personelu, jakie środki będą do tego niezbędne.
5 kroków do skutecznego planowania w zarządzaniu zasobami ludzkimi
Dla prawidłowej i skutecznej realizacji działalności organizacji musi być dobrana “prawidłowa” ekipa. Podczas tworzenia takiego zespołu pomogą pewne zasady, które stosują w praktyce liderzy rynku.
1. Kompetencje organizacji równa się kompetencjom pracowników
Musicie wyraźnie rozumieć kontekst swojej organizacji, szczegóły prowadzenia działalności oraz cele rozwoju. Wasza ekipa musi odpowiadać waszym ambicjom. Musicie wyraźnie rozumieć cechy oraz możliwości każdego ze swoich współpracowników. Wprowadzenie systemu, który będzie zebraniem kwalifikacji wymaganych na stanowisku pracy i posiadanych przez każdego pracownika. Dobrze było by założyć karty oceny pracowników, żeby przeanalizować z jaką pracą każdy z nich radzi sobie lepiej. Ważne, aby pamiętać o dokonaniu okresowego monitoringu względem zestawu kompetencji, uprawnień każdego pracownika, a także procesu edukacyjnego i postępach, żeby przeanalizować efektywność w celu przedłużenia i/lub zmiany szkolenia/nauczania.
2. Uzupełnienie pustych miejsc
Warto podkreślić, że to tylko podstawa udanego planowania w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Na podstawie tego fundamentu każdy może wypracować swoją formułę sukcesu, której brakuje waszej organizacji.
W trakcie wdrożenia systemu, będą widoczne wszystkie brakujące szczeble w organizacji (zwłaszcza w jej strukturze organizacyjnej), które są niezbędne dla realizacji bieżących potrzeb oraz kierunku strategicznego, w tym pragnień. Warto uzupełnić wykryte braki/luki, m.in. po przez alokacje pracowników odpowiednio posiadanym kompetencjom i wiedzie, a także po przez przyjęcie nowych fachowców.
3. Pamiętajcie nie tylko o tym, co jest niezbędne, ale i o tym, co jest całkiem nie potrzebne.
Okresowo przeglądajcie istniejące w tym momencie stanowiska pracy. Całkiem możliwe, że z rozwojem organizacji, niektóre będą tracić aktualność. Jeśli takie stanowiska pojawiły się, zaproponujcie pracownikom przekwalifikowanie na nowe stanowiska.
4. Szkolenie i rozwinięcie pracowników.
Pamiętajcie regułę, że dobrego pracownika łatwiej wyszkolić, niż przyjąć na jego miejsce innego. Rozwijając swoją organizacje, nie zapominajcie o rozwoju swojego zespołu. Właśnie pracownicy podejmują albo obniżają jakość pracy całej organizacji. Warto wprowadzić regularne treningi, które będą korzystne i ciekawe.
Rekomendujemy przejrzeć listę naszych szkoleń i kursów.
Pamiętajcie, że efektywne nauczanie może być on-line.
5. Szanujcie/doceniajcie pracowników.
Jeśli chcecie pełnego zaangażowania pracowników, nie zapominajcie o nich. Przy możliwości, podwyższajcie “geniuszy” waszej organizacji, przydzielajcie ważniejsze zadania, rozszerzajcie obowiązki. Dając ludziom zrozumieć, że ich wysiłek jest dostrzegany, otrzymacie jakość pracy na 200%.
Warto podkreślić, że w/w kroki – to tylko podstawa udanego planowania w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Na podstawie tego fundamentu każdy może wypracować swoją formułę sukcesu, której brakuje waszej organizacji.
Pomóc z planowaniem zasobów ludzkich można znaleźć w normach międzynarodowych. Świetnym kierownictwem z planowania zasobów ludzkich (kadrów) jest norma ISO 30409: 2016. Dana norma zawiera kilka rozdziałów, które określają znaczenie planowania, strukturę i elementy kluczowe planowania oraz etapy wdrażania systemu zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji.
Autor: Maryna Kuczyńska (1989)