Jak poradzić sobie z przetwarzaniem informacji?
Jednym z większych problemów/wyzwań spotykających współczesne firmy i urzędy jest uporządkowany obieg informacji. Należy pamiętać że w firmach i urzędach krążą informacje w wielu formach i na wielu nośnikach. Jednostki te przetwarzają te informacje. Przy czym z przetwarzaniem tym często jest problem. Informacje te występują w formie:
- elektronicznej
- papierowej
- ustnej
na nośnikach:
- krzemowym lub pochodnym (informacje na nośnikach elektronicznych)
- papierowym lub pochodnym (informacje na nośnikach papierowych, polimerowych)
- biologicznym (informacje w naszych mózgach).
Aby było trochę trudniej w każdej z form informacji występują różne ich rodzaje, które są przetwarzane w różnych środowiskach. I tak:
w zakresie informacji elektronicznej mamy:
- pocztę elektroniczną
- pliki przechowywane na dysku komputera
- pliki przechowywane na dysku serwera
- informacje w CRM-ie
- informacje w komunikatorze
I dobrze jeżeli wszystkie te media występują u nas po jednym razie, bo bardzo często mamy, 2 – 3 programy pocztowe, 3-4 komunikatory, kilka lub kilkanaście dysków wewnętrznych i zewnętrznych. Mrowie!
W zakresie informacji papierowej mamy:
- pisma przychodzące
- pisma wychodzące
- noatki
- notesy
- broszury i inne
- dokumenty księgowe
- dokumenty kadrowe
I znowu robi się tego strasznie dużo!
W zakresie informacji ustnej mamy:
- na szczęście tylko nasze głowy!
Czy jest ratunek, czy są narzędzia, które pozwolą na ogarnięcie tego chaosu?
Okazuje się że tak!. Jakiś czas temu spotkaliśmy firmę Olprint, która ogarnia ten chaos za pomocą platformy ELOprofesjonal. Gdybym powiedział, że jest to narzędzie łatwe i proste, mocno bym skłamał. ELOprofesjonal jest narzędziem rozbudowanym i przyjaznym dla użytkownika, pozwala na faktyczne zarządzanie obiegiem informacji w firmie czy urzędzie. W następnych częściach przybliżę Wam działanie ELOprofesjonal.
Autor: Mariusz Mazur (1783)