Ciąg dalszy serii pt. “Praktyczne zastosowanie metody 8D do realizacji działań korygujących i zapobiegawczych w Zintegrowanym Systemie Zarządzania według norm ISO 9001, ISO 14001 i ISO 50001”:
IV. Wieloetapowa metoda rozwiązywania problemów 8D (c. d.)
W metodzie 8D postępowanie jest etapowe. Każdy z nich oznaczony jest odpowiednio od 1D do 8D. W niektórych źródłach w literaturze przedmiotu podawany jest dodatkowo etap 0D. Nie jest on zawsze stosowany i nie jest obligatoryjny. Służy do oceny czy raport 8D jest możliwy do zastosowania w konkretnym przypadku i jest etapem przygotowawczym. 1D to wybór i powołanie zespołu, który będzie się zajmował poszukiwaniem rozwiązania oraz będzie odpowiedzialny za wdrożenie tych działań. Jest to najczęściej od 3 do nawet 10 osób pracujących w danej firmie (rozmiar grupy i jej skład zależy od charakteru problemu i podejmowanych działań), które posiadają odpowiednią wiedzę z obszaru procesu produkcyjnego lub samego wyrobu oraz znający zagadnienia związane z problemem i które będą odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów 8D. Etap 2D ma za zadanie jak najdokładniej opisać niezgodność korzystając z jak najdokładniejszych informacji od klienta oraz własnej wiedzy na dany temat. Właściwie opisany problem jest punktem wyjściowym do dalszych etapów analizy i właściwego zrozumienia istoty problemu dla zespołu, a także dla klienta. 3D są to działania tymczasowe, podjęte natychmiast aby zapobiec dalszemu produkowaniu braków i rozprzestrzenieniu się problemu. W tym miejscu bardzo ważne jest aby sprawdzić czy w podobnych wyrobach lub procesach występuje podobne zagrożenie. Jeśli tak, to należy wprowadzić odpowiednie działania natychmiastowe również w nich. Celem tego etapu jest ochrona przed skutkami problemu. Etap 4D ma za zadanie dokładnie i bez żadnych wątpliwości zidentyfikować faktyczne przyczyny błędu, ich źródło. Nie jest to zadanie łatwe, a kluczowe dla dalszych działań. Z tego powodu ważna jest właśnie praca zespołu, aby na problem spojrzeć z wielu stron. Bardzo często za przyczynę problemu określa się błąd pracownika. Jest to tylko błąd. Przyczyny leżą znacznie głębiej. Najczęściej źródło problemu leży głęboko w zarządzaniu organizacją. Jeżeli przyczynę błędu zidentyfikujemy poprawnie to jej usunięcie pozwala na faktyczne rozwiązanie problemu, a także często wielu innych. 5D i 6D to wybór, wdrożenie i weryfikacja odpowiednich działań korygujących. Ich celem jest eliminacja wcześniej stwierdzonej przyczyny pierwotnej. Wybrany wcześniej zespół ustala jakie działania należy wprowadzić w krótkim terminie, aby zapewnić, że proces i/lub wyrób są odpowiednio kontrolowane. Dodatkowo trzeba także zweryfikować czy podjęte działania korygujące przynoszą skutek. Należy opierać się na konkretnych danych z procesów. Nie wolno brać pod uwagę tylko samych opinii osób zainteresowanych. Zdefiniowanie i wprowadzenie działań zapobiegawczych 7D ma zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu w przyszłości. Są to często zmiany już w samym systemie zarządzania lub procesie w firmie polegające na ich doskonaleniu. Tutaj określamy działania, które mają zastąpić te określone w etapie 5D. Ostatni etap to weryfikacja działań zapobiegawczych i ich zakończenie oraz podsumowanie pracy zespołu czyli 8D. Ocenia się czy wprowadzone działania w 7D są skuteczne. Zaleca się aby ocenę dokonywać na podstawie porównania skali błędu (opisanego w 2D) z wynikami uzyskanymi po wprowadzeniu wszystkich działań korygujących i zapobiegawczych. Ocena musi być na mierzalnych wynikach. Oceny dokonuje lider grupy roboczej, a w przypadku reklamacji ostatecznie klient. Podczas oceny należy wyciągnąć wnioski z tego jak pracowała grupa, czego poszczególni członkowie grupy się nauczyli, co można poprawić w rozwiązywaniu problemów i jakie są wnioski na przyszłość.
Rozwiązanie problemu metodą 8D i jego poszczególne etapy, dokumentowane są na bieżąco na odpowiednim formularzu określanym jako raport 8D, który w wielu przypadkach ma formę rozbudowanej listy pytań. W trakcie każdego etapu uzupełniana jest dokumentacja przeprowadzanych działań, a także często dodatkowo dołączane są odpowiednie załączniki jak np. zdjęcia, analizy parametrów czy materiałowe.
W metodzie 8D postępowanie jest etapowe. Każdy z nich oznaczony jest odpowiednio od 1D do 8D. W niektórych źródłach w literaturze przedmiotu podawany jest dodatkowo etap 0D. Nie jest on zawsze stosowany i nie jest obligatoryjny. Służy do oceny czy raport 8D jest możliwy do zastosowania w konkretnym przypadku i jest etapem przygotowawczym. 1D to wybór i powołanie zespołu, który będzie się zajmował poszukiwaniem rozwiązania oraz będzie odpowiedzialny za wdrożenie tych działań. Jest to najczęściej od 3 do nawet 10 osób pracujących w danej firmie (rozmiar grupy i jej skład zależy od charakteru problemu i podejmowanych działań), które posiadają odpowiednią wiedzę z obszaru procesu produkcyjnego lub samego wyrobu oraz znający zagadnienia związane z problemem i które będą odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów 8D. Etap 2D ma za zadanie jak najdokładniej opisać niezgodność korzystając z jak najdokładniejszych informacji od klienta oraz własnej wiedzy na dany temat. Właściwie opisany problem jest punktem wyjściowym do dalszych etapów analizy i właściwego zrozumienia istoty problemu dla zespołu, a także dla klienta. 3D są to działania tymczasowe, podjęte natychmiast aby zapobiec dalszemu produkowaniu braków i rozprzestrzenieniu się problemu. W tym miejscu bardzo ważne jest aby sprawdzić czy w podobnych wyrobach lub procesach występuje podobne zagrożenie. Jeśli tak, to należy wprowadzić odpowiednie działania natychmiastowe również w nich. Celem tego etapu jest ochrona przed skutkami problemu. Etap 4D ma za zadanie dokładnie i bez żadnych wątpliwości zidentyfikować faktyczne przyczyny błędu, ich źródło. Nie jest to zadanie łatwe, a kluczowe dla dalszych działań. Z tego powodu ważna jest właśnie praca zespołu, aby na problem spojrzeć z wielu stron. Bardzo często za przyczynę problemu określa się błąd pracownika. Jest to tylko błąd. Przyczyny leżą znacznie głębiej. Najczęściej źródło problemu leży głęboko w zarządzaniu organizacją. Jeżeli przyczynę błędu zidentyfikujemy poprawnie to jej usunięcie pozwala na faktyczne rozwiązanie problemu, a także często wielu innych. 5D i 6D to wybór, wdrożenie i weryfikacja odpowiednich działań korygujących. Ich celem jest eliminacja wcześniej stwierdzonej przyczyny pierwotnej. Wybrany wcześniej zespół ustala jakie działania należy wprowadzić w krótkim terminie, aby zapewnić, że proces i/lub wyrób są odpowiednio kontrolowane. Dodatkowo trzeba także zweryfikować czy podjęte działania korygujące przynoszą skutek. Należy opierać się na konkretnych danych z procesów. Nie wolno brać pod uwagę tylko samych opinii osób zainteresowanych. Zdefiniowanie i wprowadzenie działań zapobiegawczych 7D ma zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu w przyszłości. Są to często zmiany już w samym systemie zarządzania lub procesie w firmie polegające na ich doskonaleniu. Tutaj określamy działania, które mają zastąpić te określone w etapie 5D. Ostatni etap to weryfikacja działań zapobiegawczych i ich zakończenie oraz podsumowanie pracy zespołu czyli 8D. Ocenia się czy wprowadzone działania w 7D są skuteczne. Zaleca się aby ocenę dokonywać na podstawie porównania skali błędu (opisanego w 2D) z wynikami uzyskanymi po wprowadzeniu wszystkich działań korygujących i zapobiegawczych. Ocena musi być na mierzalnych wynikach. Oceny dokonuje lider grupy roboczej, a w przypadku reklamacji ostatecznie klient. Podczas oceny należy wyciągnąć wnioski z tego jak pracowała grupa, czego poszczególni członkowie grupy się nauczyli, co można poprawić w rozwiązywaniu problemów i jakie są wnioski na przyszłość.
Rozwiązanie problemu metodą 8D i jego poszczególne etapy, dokumentowane są na bieżąco na odpowiednim formularzu określanym jako raport 8D, który w wielu przypadkach ma formę rozbudowanej listy pytań. W trakcie każdego etapu uzupełniana jest dokumentacja przeprowadzanych działań, a także często dodatkowo dołączane są odpowiednie załączniki jak np. zdjęcia, analizy parametrów czy materiałowe.
W metodzie 8D, w przeciwieństwie do innych schematów postępowania z problemami, uwzględnia się pracę zespołową, tak istotną dla powodzenia działań w poszczególnych etapach, wymagających znajomości nie tylko poszczególnych procesów czy wyrobu, ale i całego przedsiębiorstwa8. Problem rozwiązują wszyscy pracownicy, nie tylko kierownicy, managerowie, pracownicy działów jakości, związani z ochroną środowiska oraz efektywnym wykorzystaniem energii. Metodę tą może stosować każdy pracownik, bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, obszar problemu, zasięg, występowanie, wykształcenie, stanowisko. Jest to metoda oparta na analizie stanu faktycznego. Stąd wynika wymóg dotyczący posiadania przez pracowników odpowiednich umiejętności, jak również ich ukierunkowanie na ciągłe doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania i sposobu funkcjonowania całej firmy.
Metoda 8D doskonale pasuje do rozwiązywania wszystkich problemów, niezgodności, przeprowadzania działań korygujących i zapobiegawczych w Zintegrowanym Systemie Zarządzania według norm ISO 9001, ISO 14001 i ISO 50001 jak również, a nawet przede wszystkim, do nadzoru nad wszystkimi takimi działaniami.
Z jednej strony podnoszenie standardów, wdrażanie metodologii jest pozytywne, jednak należy pamiętać o pułapce, która sprowadza tą metodologię i analizę wyłącznie do stosowania i wypełniania raportu 8D bez głębszego przeprowadzenia dochodzenia do istoty niezgodności. Oczywiście nie można od początku być ekspertem. Wszystko przychodzi wraz z nabywaniem doświadczenia, praktyką i ciągłym rozwojem pracowników. Jak każdy proces, musi przejść na początku fazę burzliwą, by po czasie stopniowo się stabilizować, a następnie doskonalić.[8]
Źródło:
[8] http://www.centrum.jakosci.pl/metody-jakosci,metoda-8d.html
Dodatkowe źródła:
Norma PN-EN ISO 9001:2009; Systemy zarządzania jakością – Wymagania,
Norma PN-EN ISO 14001:2005; Systemu zarządzania środowiskowego – Wymagania i wytyczne stosowania,
Norma PN-EN ISO 50001:2012; Systemy zarządzania energią – Wymagania i zalecenia użytkowania,
Autor: Bartosz Gamza
Kolejne części opracowania znajdziesz w poniższych linkach: